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个人系统拼图收集:1.微观视角的时间管理 - 少数派
2024-06-27 · via 少数派

简要版(How)

用时间戳+实时记录的方式,增加对时间的感知能力。

配合提前按优先级排列的任务清单使用,一边勾选任务一边实时记录。

任务清单分为主线、支线和重复任务。其中主线任务是每日的核心产出,优先保证主线任务的前提下,再挑战支线任务。重复任务是每日的常规事项。

相对于柳比歇夫时间管理法、番茄钟等方法,这种方法上手难度较低,可以在各种媒介上使用(纸质笔记、电子笔记...)

间歇式日记+任务清单

详细版

大纲:

  1. 时间管理的why、what;
  2. 微观视角的时间管理
    • 间歇式日记
    • 任务清单
    • 优势
  3. 时间管理方案的落地实操
  4. 增进觉察力的方法
  5. 推荐资料
  6. 后记,目标管理(宏观视角的时间管理)

1.时间管理的why、what

时间管理方法很多:日历、待办清单、柳比歇夫时间管理法(时间日志)、如果-那么计划、ddl、番茄钟。。。

让人眼花缭乱的同时,好像有一个天然的门槛,像是为特定的高效能人群准备的利器。

那么,对于一个意志力和专注力有限的普通人,时间管理意味着什么?

如何选择适合自己的时间管理方法?

有没有更简洁更容易上手的时间管理方案,可以让我们摆脱焦虑,活在当下?

首先让我们暂时忘记效率、生产力这样的字眼,看看时间管理的本质是什么。

  1. 一方面,时间是单向流动的,连续且不可逆;
  2. 另一方面,人类对时间的感知是有很大差异的;人类无法感受到时间的流逝,我们把世界的变化率称为“时间”。

我们无法控制时间,但是可以调整自己对时间的感知。

理解了这一点,就会发现所有的方法是外在的。

时间管理的内核是让人对自己当下的行为和它的结果有所觉察,就可以根据自己的观察,做出针对性的调整。

当我们关注时间管理的时候,潜台词是:希望自己能够利用好这段时间。通过行动,可以获得自己期待的结果。

对时间的感知,有微观和宏观两个视角。

1.微观视角:是把注意力集中在当下发生的事件上;

2.宏观视角:是一段时间的整体感知。往回看是复盘、往后看是计划。

当一个人拥有对当下的觉察、同时具备对时间的宏观把握,也就拥有了对时间的感知能力。(宏观视角先挖个坑后面细聊,这篇文章主要聊聊微观视角。)

2.微观视角的时间管理

a.间歇式日记

这里介绍一种叫间歇式笔记的时间管理方法,来自Tony Stubblebine的文章《Replace Your To-Do List With Interstitial Journaling To Increase Productivity》。

https://betterhumans.pub/replace-your-to-do-list-with-interstitial-journaling-to-increase-productivity-4e43109d15ef

这是一种极简的书写方案,操作很简单,在一天中项目切换时,记录当前的时间、刚刚做了什么(可以加上自己的感受),再记录即将要做什么。

——模板:当前事件、想法、感受、下一步行动。

(重点是,除了事件本身,还可以对自己的感受和想法进行记录。)

经过一段时间的实践,我把自己记录的内容分成了以下几类。

1.收集想法

把一闪而逝的想法,用最便捷的方式记录下来,避免事后冥思苦想。

这些想法,往往是跟我们的生活、工作、学习息息相关的,值得被记录和进一步完善。

2.记录事件

在工作、运动等场景中,很多时候我们需要实时地做一些记录,方便后续复盘分析。

持续记录也会增进自己对特定事件的感知能力(觉察力)。

3.学习笔记

将学习到的内容分点记录,方便后续整理到个人知识体系中。

4.收集资源

针对各个项目,遇到合适的资源,可以用笔记软件很方便地存储和加上标签,在需要的时候可以很轻松地找到。

间歇式日记记录示范

补充两个实操的案例:

【【薑餅資】如何讓生活更有意義?間歇式日記✍️】 https://www.bilibili.com/video/BV1U8411L7Ey/?share_source=copy_web&vd_source=68e711f24ccb2e851e4f723b5c95beee

【【漫游生产力】ch1 每日笔记:写下来丨从头开始,每天都是崭新的一天】 https://www.bilibili.com/video/BV1YM4y1Y7Rm/?share_source=copy_web&vd_source=68e711f24ccb2e851e4f723b5c95beee

b.任务清单

然后介绍第二个模块,任务清单。(灵感来源是钟澄教授的工作流分享)

把每日的任务按照清单的形式列好,主要分为三个部分,主线任务、支线任务和重复性任务(Routine)。

1.主线任务是优先级最高的任务,一天里最重要的产出。

2.支线任务是完成主线任务后,有余力的话,可以补充的事项。

3.重复性任务是一些常规的任务,例如运动、阅读等。

把主线任务、支线任务和重复性任务,排好优先级以后。对照着这个任务清单,开始边行动边用间歇式日记的方式记录。一路打勾就好了。

任务清单示范

如何整理出每日的任务?介绍一个从《打开心智》这本书里学到的技巧,三张清单。

1.行动清单:可以立刻执行的行动,对任何一项工作,都分解成可以执行的最小、最直接的步骤。需要行动的时候,可以立刻去做,不需要浪费时间去想。

2.问题清单:需要在脑子里构思、筹划,而不是通过行动去解决的任务。想清楚了需要转化为行动的,再拆分好转移到行动清单。

3.甜点清单:可以利用碎片时间做的,简单的、无需动脑、没有时间限制的工作。例如整理文档、归档资料等。

把你的任务分类成行动、问题和甜点清单,然后按照优先级排序,就获得了每日任务。

当然,任务还可以继续往下剖析,是来自个人的长期目标和短期项目,这一块等到下一篇文章介绍的宏观层面的时间管理再详细介绍。

间歇式日记+任务清单,就构成了一个极简的当日的时间管理、任务管理的方案。

c.优势

接下来讲讲这个方案的优势。

间歇式日记

1.相对于传统的日记(一天结束后再回想记录),实时记录可以捕捉到更多的想法和细节。

2.可以让人保持对当下的感知和对时间流逝的觉察,可以清晰地观察到自己如何利用时间。专注过程。

3.这些感受和想法被写下时,可以清空大脑的内存。记录想法和感受,是你用行动告诉大脑,这个信息我已经记录下来了,不会遗漏掉。

可以让人在切换工作时保持头脑的清醒,全神贯注地开始下一个任务。

4.行动时的想法和感受,实际上传递了有关自己工作状态的信号。它是可以被利用起来优化自己的行动模式的。——生活中的摩擦,就是优化行动的提示。

任务清单

相对于番茄钟这种传统的时间记录方法,任务清单有什么优势呢?

它是事件驱动,目标导向、任务导向的。

  • 没有很细致的时间规划,每天只需要先把清单中必须要做的事情做掉;
  • 然后剩下的没有明确deadline、但又重要的事情,就能推进多少是多少。状态好的时候就做多一点,状态差就少做一点。

我自己实践了番茄钟这样的时间管理方法后,发现这样拥有固定时间区隔、细致的时间管理方案并不适合我。

因为人的精力和状态不符合严格的时间节点。

  • 这种过度强调时间规划,太按部就班的节奏,会让我过于紧张,反而缺乏松弛状态下的爆发力。
  • 毕竟人自身有生物钟,人的精力和状态不符合严格的时间节点。

任务清单保留了一些弹性空间,允许状态起伏,目的是让人更专注于任务本身。

然后把间歇式日记和任务清单按先后顺序组合在一起,有一个隐藏的好处,实时记录时间日志的时候,刚好能看到优先级最高的任务。

3.时间管理方案的落地实操

这个方案的另一个优点是,只需要一个简单的模板就可以实现。使用者可以自行选择合适的工具。

只需先确定当日的任务,再实时记录。

个人使用的是收费笔记软件Remnote,除了可以给日记设置模板、还可以对记录的内容打上相应的标签,方便后续整理。

同样可以实现上述功能的笔记软件有Logseq(免费)、Obsidian(免费)、Roam Research(收费)、思源笔记、幕布。。。

实际上掌握了核心理念,用手写笔记也是可以实现这个方案的。(《子弹笔记》这本书里有很多手写笔记实操的案例。)

小技巧

关于打时间戳,在Logseq、Remnote和Roam Research里,输入/time,就可以加上一个当前时间的标签。

时间戳快捷键

如果没有上述软件,用Typeit4me、Typinator、PhraseExpress、TextExpander之类的键盘快捷键/文字扩展软件,也可以实现打时间戳的功能。(微信输入法也可以用来设置模板和打时间戳)

关于实时记录的代价

因为记录是可以抓重点,颗粒度是人为定义的。在一定的练习之后,实际记录的阻力很小,只需要在切换任务、或者有想法的时候简要记录即可。

具体实操可以参考《子弹笔记》里的快速记录法、子弹短句。

  • 抓重点记录,用短小客观的句子捕捉有价值的信息。寻找简洁和清晰之间的平衡。

抓重点简要记录的好处,一是减少记录时的摩擦;同时也减少了回顾时的工作量,一眼把握重要的信息。

4.增加觉察力的方法

本文提到的觉察力,是指对当前的发生的事件的感知能力。

简单来说是可以对自己和他人的行为、还有事情的走向有清晰的观察,就可以更积极地对它做出干预。调整自己的状态、和管理他人的行为,保护自己的边界。

除了每日记录、定期计划和复盘、保持学习、还有正念练习(冥想)也是可以增加觉察力的方式。

本质上是锻炼自己的注意力。

下一篇文章也会介绍关于定期复盘和计划的相关内容。

5.推荐资料

有一个时间管理的小程序,叫岁月时间管理法,开发者关于时间管理的思考蛮有意思的。

如果懒得自建模板,可以尝试一下这个小程序。

Ali Abdaal有一些关于时间管理的分享,可以作为理念和技巧上的补充。

推荐几本书:《吃掉那只青蛙》、《时间贫困》、《子弹笔记》。

6.后记,目标管理(宏观视角的时间管理)

本文所述的时间管理方案的局限性是,更适用于有大量时间在电脑前工作的人。如果不常用电脑,可以尝试另一款手机端的app,voicenotes,是一款有AI加持的语音记录软件。

详细介绍可以参考这几篇文章:

https://note.mowen.cn/note/detail?noteUuid=EkechyoUoJrupwMzLYmb6

https://mp.weixin.qq.com/s/2Cw00zdci_0PyCu55mobag

https://mp.weixin.qq.com/s/J_pzg34fHYoK3bvapyddNg

https://mp.weixin.qq.com/s/JhxqpGJdvu0CttHlT4FOKA

欢迎大家跟我讨论本节内容。然后第二节的内容是关于宏观视角的时间管理的,会尽量讲清楚我对目标管理(计划和复盘)的理解。也会提供自用的计划和复盘的方法和模板。