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文章代表作者个人观点，少数派仅对标题和排版略作修改。

原文链接：Is there a perfect productivity system?

原文作者：Anne-Laure Le Cunff

每年都会有数十种新的「生产力系统」出现，而它们无一例外地都保证能让我们工作的方式更好、更有效率。同样地，每天也都有不同的人们去试用这些新系统，希望可以更加有效地管理他们的工作，不至于被逼疯。随便问问哪位知识工作者，你就会发现他们都用过至少一套最流行的解决方案，不论效果是好是坏。那么问题就来了：完美的生产力系统真的存在吗？

先上结论：没有哪个生产力系统可以让所有人满意。对于一个年轻能干、同时还在攻读学位的开发者和一位带三个孩子的运营总监来说，合适的系统显然是不一样的。居家办公的人和通勤上班的人需要不一样的系统，当然，早鸟儿和夜猫子同样也会有不同的工作安排。

每个人都应该根据自己的目标，个性和工作安排来有意地设计一个属于自己的系统，而不是浪费时间在现成的方案中盲目寻找。但即便这样，这也不是说我们需要「造轮子」，从零开始发明我们自己的系统——我们可以从现有的系统中挑选，并且在其基础上进行自定义，在生产力巨人的肩膀上更进一步。

最流行的几种生产力系统

想要列出所有的生产力系统几乎是天方夜谭，但你也许可以从这些流行的方案中汲取灵感，来设计自己的系统。这些系统各不相同，有的旨在提供一个生产力「工具大全」，而有的更类似于一个简单的小工具，供人随时取用。你可以在阅读时记录下与你最有共鸣的那些方法。

GTD（Getting Things Done）

由大卫·艾伦（David Allen）创建，GTD 是目前世界上最流行的生产力系统之一。它的核心就在于把你脑海中的想法、任务和待办事项都具体化，把它们变成一个个易于管理的任务。GTD 在处理任务时会经历几个阶段：捕捉（capture），即把脑海中的想法转化为任务，有点像是给大脑做转存（dump）；明晰（clarify），就是把任务转化为更小的，易于管理的步骤（steps）；整理（organise），就是将你的任务分类管理，区分优先级的步骤；反思（reflect），指你应该定时优化你的任务；最后是着手（engage），这就是你实际着手去做的那一步了。想要了解关于 GTD 的内容的话， 你可以看看大卫·艾伦的 TED 演讲。

ZTD（Zen To Done）

如果你试过 GTD 系统，但却发现这个方法难以坚持的话，也许你可以试试由莱奥·巴布塔（Leo Babauta）创建的 Zen to Done 系统。ZTD 讲究每次专注于一种习惯，同时注重结构和简洁性。此种方法基于你自己的习惯清单，你可以按照自己的喜好来依次采用这些习惯：包括收集、处理、计划、处理、组织、回顾和简化。莱奥·巴布塔还设计了另外一个更加简单的版本，叫做极简版 ZTD（Minimal ZTD）。

番茄钟工作法

对于那些很容易分神的人来说，番茄钟工作法可谓是再好不过了：这个方法用计时器来将工作时间划分成为较短的几段时间，以此来保证专注度。一般来说，每一个工作时段为 25 分钟长，然后是一个 5 分钟长的休息时间；当然你也不必拘泥于这个时长。大多数人都选择在他们的笔记本电脑上安装一个计时器来使用这种技巧以提高生产力。

时间封锁

若是手忙脚乱地同时处理几个任务，又没有留出足够的时间处理大项目的话，就很容易造成时间的浪费。「时间封锁」就是指在工作中给特定的目标分配大块的时间，同时进行充分的休息来恢复精力，以此来让全天的工作井井有条的一种方法。这种方法甚至不需要安装什么应用，只需在日历中划出专用的时间即可。专时专用是一种可以和其他生产力系统共存的简单工具。

艾森豪威尔矩阵

有时候，我们的任务清单上的任务太多，我们甚至不知道要从哪一项开始。艾森豪威尔矩阵这个简单的生产力工具可以让你根据任务的属性（重要且紧急、重要而不紧急、紧急而不重要、既不重要也不紧急）来划分任务的优先级。你可以按照这些优先级来决定是现在就做、安排到以后去做、委托给别人做、或者干脆不做。

莫斯科（MOSCOW）方法

莫斯科方法是另一种可以让你给你的任务划分优先级的方法。该方法将你的所有任务分类为必须做（Must）、应该做（Should）、可以做（Could）、以及不去做（Won't）四类——莫斯科（Moscow）这个名字也是来自这四个类别的首字母。「必须做」的任务是无论如何也要在今天解决掉的任务；「应该做」的任务同样也很重要，但如果需要的话可以拖到明天；「可以做」的任务不算紧急，可以留到自己精力充沛，把一天的事务都处理完之后再做；至于「不去做」的任务，从清单上划掉就好了。

看板方法

另一个能让你在管理项目时不至于晕头转向的方法叫做「看板」。画出分别为「要做」「在做」「完成」这三栏，并将你的任务放在其中。看板可以让你在三个方面更为高效：

• 把你的待办清单放在「要做」这一栏中，这样就能区分出接下来要做的事务的优先级；
• 确保「在做」一栏中不会超过三个任务，以此来控制你正在做的事情的数量；
• 通过回顾「完成」这一栏中的历史任务来提高做事的效率。

不要中断

又叫做「无零日」（Non Zero Days），指的是只要今天完成了任务，就在日历的对应日期上画一个叉。「不要中断」是由杰瑞·塞恩菲尔德（Jerry Seinfeld）推广开来的，他每天都会写一个笑话——无论他当天是否有灵感——并在日历里做一个标记。如果有哪天他不太想做，他就会看看那一长串的标记，来激励自己。单凭「不要中断」这个方法很难形成一个完美的生产力系统；这个方法对于养成新习惯来说大有裨益，但它没办法帮你确定事件的重要性，或者帮你管理你的时间。但这也没关系，毕竟你可以把它当作一个更大的生产力系统的一部分嘛。

世界上的生产力系统有很多，但以上这些最广为人知。只要你掌握了几种生产力系统的工作原理，你就可以将它们提取出来，来适配你工作的方式。

设计最佳的生产力系统

在开始设计之前，先来做一个小小的检查吧。浏览一下你的任务清单，问问自己：

• 这些任务是否需要多人合作完成？是否需要与团队合作完成任务将影响到你在建立生产力系统时有多少自由度。
• 这些任务是短期的还是长期的？一些生产力方法对短期的、需要快速集中完成的任务最有效，而另一些方法则更适合于建立长期的习惯和实现远大的目标。
• 这些任务是否由不同部分组成？工作往往是探索和实践的结合，在探索中我们培养自己的创造力，提出创新的想法，在实践中我们培养自己的生产力，并有效地执行这些想法。这两种工作模式都要求任务有不同层级的结构关系。

这个练习会帮助你根据自己的情况考虑各种生产力工具和方法，而不是死板地照搬一个现成的系统。理想状态下，一个完美的生产力系统应该有以下特点：

1. 它能让你一直用下去。工作中的不顺畅越多，想要继续坚持使用这个生产力系统就越难。一天过去之后，对于使用这个系统的体会如何？如果你觉得有些劳神的话，多半是因为这套系统不适合你。这种不顺畅有可能来自于系统本身：比如说完成一个简单的任务不必分十步来处理。或者它来自于你使用的工具：要是用一个简单的本子就能完成这项任务，那又何必用什么软件呢？一个可持续的生产力系统应该让你感到舒适；它应当帮助你完成任务，而不是给你带来更多负担。
2. 它适用于短期目标和长期目标。如果把你的生产力系统比作一个工具箱，那么这个工具箱里面应该有针对不同时间线的不同工具。番茄钟适合保持专注，在短期内完成大量目标，但它不会帮助你决定下一步做什么，或者如何安排你的时间。艾森豪威尔矩阵和莫斯科方法可以帮助你确定任务清单的优先级，但对于解决短期的拖延问题则无能为力。在你的工具箱里常备几种工具，以便无论是处理短期目标还是长期目标都能得心应手。
3. 它适用于结构化和非结构化的工作。伟大的工作要在创造力和生产力之间取得平衡。虽然项目管理和团队协作往往要求某种形式或结构，但你需要为新的灵感和想法保留足够的弹性。例如，时间封锁在这里就很有效，可以防止这段时间受到干扰。
4. 它考虑到你的心理健康。为了可持续发展，支持你完成你的长期目标，并帮助保持你的创造力，一个生产力系统应该包括管理你心理健康的工具。每个人都需要放松，做点工作以外的活动，比如说为写日记，锻炼身体留出时间……很多方法都可以给任何生产力系统中加入一点心理健康关怀。确保你不要把自己累垮了，每个人都需要放松、充电来保证最佳的工作状态。
5. 它提供自我反省的空间。最后的一点是，我们在遵循生产力原则时，一定要记得反问自己它们是否有效。一个好的生产力系统应该包含自我反思的环节，我们可以反思我们过去的工作，并调整流程以便不断改进。这些反思可以是多种多样的：可以查看过去一周的日历和任务清单，回顾一下你做的笔记，或者简单地回想一下你取得的成绩和面临的挑战。

通过这些准则，你就可以将几种方法结合在一起来设计专属于你的生产力系统了。比如说你可以采用莫斯科方法来确定任务的优先级、用时间封锁来安排你的日程、用番茄钟来保证专注、每周再做一个回顾，比如说用加减法写日记来进行自我反思。你可以用看板来管理设计项目的进度，再结合不要中断来增强你的创造力。或者，你也可以只用一个更有条理的方法，比如说 GTD，再与日志结合来反思自己所做的进展和遇到的障碍。

你可能在想：生产力应用程序用起来会有帮助吗？当然，合适的应用程序可以提高我们的效率，但在设计我们自己的生产力系统时，这一步应该放在最后。有的时候，用几张便利贴就足够了。如果不行的话，我们才需要用专门的应用程序，比如说记笔记，建立一个知识库，或者在屏幕上新建一个计时器。我们应该选择适合系统的工具，而不是根据工具来调整系统。

无论你为自己设计的系统最后是什么样子，要知道这是随时可以更改的。当然，最好是可以坚持用一段时间，看看它对你是否有效。如果说几周过后你发现这个系统不适合继续，或者不适合你的目标，你总是可以稍稍做出调整，来让它变得更有效。这也就是为什么「自我反省是生产力的关键」了。