桌面以外，另一个文件堆积的重灾区就是下载文件夹。很多日常操作都默认把文件放到下载文件夹，导致其中容易堆积各类文件，最常见的就是这些：

• 浏览器保存的文件，比如应用安装包、压缩包、随手右键保存的网页图片等等。
• 下载工具下载的文件，常见如视频、漫画、电子书等娱乐资料。
• AirDrop 投过来的文件，比如手机截屏、照片等等。
• ……

而在下载文件夹偷偷囤积文件的同时，你可能根本没意识到自己存了那么多文件。所以，我们整理的第一步就是提高下载文件夹存在感，避免它成为文件的「藏匿地」。

第二步则是养成用完归档的习惯，尽量不让文件堆在下载文件夹中。这一步在快速归档工具的辅助下可以更轻松地完成，文章后半部分也会推荐几个方案。

第一步：提升下载文件夹的「存在感」

下载文件积少成多，非常占用空间。不妨在下载文件夹里按一下 ⌘Command-I 查看其中文件的总体积，很可能有几个 GB 甚至几十 GB。

为什么乱糟糟的桌面文件夹隔着几张办公桌都能望见，而更乱的下载文件夹却相对没那么受重视？一个重要原因是，默认情况下下载文件夹「出境率」较低，不主动打开检查的话很少看到它，于是其中堆积的文件也就不像桌面那么容易引起注意。

所以，首要的操作是提升下载文件夹的存在感，通过把它设为默认 Finder 窗口、更换文件显示方式，让整理工作无法回避。

让下载文件夹成为 Finder 默认窗口

提升存在感的第一个技巧是把下载文件夹设为默认 Finder 页面。默认的 Finder 窗口是 Recents（最近文件）而不是下载文件夹，这导致有些刚开始用 macOS 的人居然不知道下载文件夹的存在，第一次打开它时才发现里面攒了数量惊人的文件。要避免这种「眼不见为净」的状况，很简单，在 Finder 中按下 ⌘Command-, 打开偏好设置，在常规设置（General）中把「New Finder windows shows」设为下载文件夹（Downloads）。

这样一来下载文件夹就成了 Finder 的「主页」，一打开 Finder 或新建一个窗口就能看到下载文件夹。

即便暂时没有整理的思路，但能够让杂乱的下载文件夹暴露在眼前、唤起清理意识，这就已经迈出了整理的第一步。

让下载文件无处遁形

第二个技巧分 3 个小步骤，用于更清楚地展示下载文件：

1. 开启图标视图：右键文件夹，点击菜单中的「View-as icon」选项，即可让文件都显示为大图标（和桌面的显示效果类似）。
2. 按文件种类排序：点击右键菜单中的「Sort by-Kind」选项，这样设置后，可以得到一个按种类排序的显示效果。
3. 让文件分组显示：点击右键菜单中的「Use Groups」。

3 个设置配合起来，下载文件夹就变成了一个书架，所有下载的文件都按种类摆成一栏接着一栏，无处遁形。

这套文件视图把文件按种类分开放在各自所属的「搁板」上，还有利于之后分类展开归档工作（后文即将介绍）。经过两个简单的设置，下载文件夹就会成为除了桌面以外最常出现在我们视野中的文件夹；并且其中的文件都分栏呈现，无处隐藏。

第一次整理下载文件夹时建议使用这一套文件显示方式，至于已经有自己整理体系的读者则不用照搬，后续章节也会分析各种视图的区别和使用场景。

第二步：快速归档，达成 Inbox Zero

初步的整理已经让下载文件夹中的文件悉数呈现在我们眼前，现在不妨检查一下它们，看看有没有这些「过期文件」存在：

• 早就用过的 DMG 格式软件安装包
• 文件已经取出的压缩包
• 已经看完的电影
• ……

上面列表中的文件，一般用过之后就很少再次打开，没有必要保留在下载文件夹中。不光是上述文件，理想状态下，下载和接收的所有文件都应该得到及时处理，让下载文件夹和桌面一样尽可能保持只有少量文件乃至 Inbox Zero（清空）的状态。Inbox Zero 的概念来自邮件管理，旨在减少干扰，让人专注当下之事。文件管理异曲同工，越是无关文件少的桌面，越能让人集中注意力。

为了让下载文件夹达到 Inbox Zero 或者接近 Inbox Zero 效果，我们需要养成给下载文件及时处理、用完归档的习惯。

哪些文件值得归档

显然，不是所有文件都需要归档，上一节我们提到过软件安装包通常用完就可以删除，没有太大必要留下来。通常来说，这几类文件用完之后可以归档收纳：

• 图片：收藏的美图、用过的设计素材，归档起来方便以后回头欣赏或再用到图片后期中。
• 视频：看过的电影和电视剧、剪视频用过的素材，等等。由于视频文件一般很占空间，如果电影、剧集能够在流媒体上随时找到，也可以不归档。
• 文档：文档一般比较重要，例如联系名单、工作记录、合同文件……它们即便过期也有留档存证的意义。
• ……

上面几类文件最常见，不过归档必要的文件并非只有它们。比如，有些开源软件的安装包在网上很难找到，那这些文件就有归档收藏的价值。具体情况还是因人而异。第一步调整 Finder 显示方式时，我们就按文件种类将下载文件分类显示，这就是为了方便现在分类处理、归档。

决定了要归档哪些文件，接下来就是它们应该归档到哪里的问题。其实在决定哪些文件应该归档时，我们已经隐隐地给文件分了类——一开始就可以根据这些类别创建文件夹，把用完的文件收纳起来。上面提到的图片、视频、文档是按文件种类划分的，归档文件夹同样可以用类似的标准创建。

把文件分类归档的做法，已经涉及到了教程第二部分文件层级体系的内容。层级体系并不是什么高深的概念，它就是按照一定标准划分出来的文件夹，能够让每个需要归档的文件都有地方可去。后续介绍过几种常见层级体系后，归档就会变成不再费脑的日常习惯。

避免无关文件误入下载文件夹：Default Folder X

Finder 在保存文件有自动记忆的设计，会记住上一次的保存位置。这个设计本意是减少手动选择保存位置的操作，但因为下载文件夹经常被用于保存文件，自动记忆机制也容易造成无关文件误入下载文件夹。

比如我用 Sketch 画图前如果刚刚从网上下载过素材文件，那么 Sketch 文档也很可能会沿用视频的保存位置自动跑进下载文件夹。

Finder 保存设置自动记忆带来的麻烦，暂时只能依靠一个第三方工具来解决：Default Folder X。

Default Folder X

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Default Folder X 是一个文件存储菜单扩展工具，这篇文章里，我们只关心它的核心功能：为特定应用和类型的文件设置默认保存位置。

Default Folder X 的强项如同它名字所述，就是绑定默认文件夹，而且有两层条件设置：

1. 根据应用：不同应用产生的文件，默认存到指定文件夹。比如 Sketch 产生的设计图就归位到 iCloud 里的 Sketch 文件夹。
2. 根据文件类型：有些应用会产生多种不同格式的文件，Default Folder X 支持根据文件格式再细分。同样是 Sketch，这回直接导出的是 PNG 图片，就可以丢到桌面上待下一步处理，而不必和源文件混在一起。

像上图这样设置好应用、文件类型和对应文件夹后，再保存文件就不会总往下载文件夹里乱塞。

快速归档的几个工具

归档文件时，传统的操作是开启多个 Finder 窗口来回拖拽，这种原始操作会让我们整理文件时的信心大减。下面介绍几种跨文件夹移动文件的工具和技巧，方便大家把下载文件快速收纳到常用文件夹中。

还没有接触过自动化工具的读者可以先使用第三方工具 QuickMoveFile，会用自动化工具的可以根据喜好选择 Automator 或 Keyboard Maestro 版动作。

入门归档工具：QuickMoveFile

QuickMoveFile

🔗 下载链接

Finder 插件 QuickMoveFile 提供了现成的跨文件夹移动功能，把移动文件到指定文件夹的功能添加到了右键菜单中。选中单个或多个文件，点击右键菜单中「Move To…」下的目的地文件夹（下图中是 归档文件夹），就完成了批量归档。

QuickMoveFile 的归档文件夹位置可以自由添加，数量不限。在 QuickMoveFile 菜单栏选项中打开偏好设置（Preference），前往「Folder」选项，点左下角的加号加好归档文件夹就完成了设置。由于 QuickMoveFile 是以插件形式工作的，第一次启动时还需要在系统设置的拓展（Extensions）设置中手动勾选以正常开启。

QuickMoveFile 在 Mac App Store 售价 12 元，不想折腾的读者可以直接买下一步到位。如果不想掏钱或者不喜欢多装软件，可以下载后两节的自动化动作。

Automator 版归档动作

这个 Automator 动作用来把选中的文件直接移到目标文件夹，效果和 QuickMoveFile 的移动功能完全一致。选中文件，右键点一下这个动作，文件（以及文件夹）就可以批量归档。

> 动作下载 🔗

动图只是一个简单演示，具体想放到哪个文件夹，你完全可以自己定义：用 Automator 打开这个动作（安装后它在 ~/Library/Services/ 文件夹中），可以看到青色部分的示例路径。直接把你的目的地文件夹拖进去，代替原有路径，就完成了自定义。

有需要的话，还能多做几个归档的 Automator 动作，把常用文件夹都加进右键菜单。教程第二章会介绍一套文件层级系统，其中有音乐资料库、视频资料库等相当占体积的文件夹，它们都可以考虑放到右键菜单中，以便加速归档操作，减轻下载文件夹负担。

Keyboard Maestro 版归档动作

Keyboard Maestro 版动作的用途和 Automator 版一样，区别在于采用拖拽操作代替右键菜单。部分读者可能已经在右键菜单塞满了各种选项，这种情况下可以使用这套 Keyboard Maestro 动作，避免再占用右键菜单的位置。

安装这套动作后，你的电脑桌面上会出现一个长期悬浮的「Global Palette」菜单，直接把需要归档的图片拖到 Palette 上，就能把它们移动到目标文件夹。

> 动作下载 🔗

我们的目的是整理文件，所以这个 Palette 不能在 Finder 以外的应用里跑出来。首先的设置就是让归档动作仅在 Finder 中生效。在 Keyboard Maestro 编辑界面创建一个动作组（Group），将下图紫色部分所示的作用范围（Available in these applications）设置为「Finder」；

接着再设置触发条件。这个动作需要两个触发条件，分别是：

1. 拖拽文件（A file is dragged on to the macro）：接下来能够处理被拖到这个 Macro 上的文件。
2. 点击浮窗（The global macro palette entry is clicked）：将在 Finder 内一直显示一个小号浮窗，当光标移到它上面，浮窗就会展开成一个 Palette，显示出我们要用的 Macro。

最后来设置动作的具体操作，赋予它归档文件的功能。整个动作呈套娃结构，剥开来看拨云见日：

1. 黄色部分 For Each Item in a Collection Execute Actions：这个动作表示循环，如果你一次性拖了多个文件到 Macro 上，这组嵌套动作就能对每一个文件执行一次移动操作。
2. 红色部分 Move or Rename File：这里才是真正执行移动文件操作的部分。

移动文件部分，主要就是选中目标文件，并把它们移到归档文件夹，填写详情如下，可按需自定义：

1. For each：指拖到 Palette 上的文件的路径，可以是单个文件，也可以是多个文件。这里填 PATH、选「The Finder’s Selection」。
2. Move：填 %Variable%Path%，即每个要归档的文件的路径。
3. to：移动的目的地文件夹，图示为 ~/Documentations，你可以改成其他位置。

买过 Power+ 1.0 的读者可以在《用 Keyboard Maestro 拖拽整理文件》里读到相关内容，没买的也不用特意破费，本节的侧重点是文件归档、整理的思路，和之前的文章并不重复（之前的侧重面是自动化工具的原理）。

小结

桌面和下载文件夹可以说是性价比最高的两个文件夹，一旦把它们整理好，Mac 的整洁程度就能直线上升。

不过，仅仅做好这两处，还只是收拾好了看得见的「书桌表面」，下一章开始，我们就要「拉开抽屉」、「打开书柜」，进入更深层的文件夹，着手搭建有条理的层级体系，从内部开始更加系统地管理文件。