桌面以外，另一个文件堆积的重灾区就是下载文件夹。很多日常操作都默认把文件放到下载文件夹，导致其中容易堆积各类文件，最常见的就是这些：
而在下载文件夹偷偷囤积文件的同时，你可能根本没意识到自己存了那么多文件。所以，我们整理的第一步就是提高下载文件夹存在感，避免它成为文件的「藏匿地」。
第二步则是养成用完归档的习惯，尽量不让文件堆在下载文件夹中。这一步在快速归档工具的辅助下可以更轻松地完成，文章后半部分也会推荐几个方案。
下载文件积少成多，非常占用空间。不妨在下载文件夹里按一下 ⌘Command-I 查看其中文件的总体积，很可能有几个 GB 甚至几十 GB。
为什么乱糟糟的桌面文件夹隔着几张办公桌都能望见，而更乱的下载文件夹却相对没那么受重视？一个重要原因是，默认情况下下载文件夹「出境率」较低，不主动打开检查的话很少看到它，于是其中堆积的文件也就不像桌面那么容易引起注意。
所以，首要的操作是提升下载文件夹的存在感，通过把它设为默认 Finder 窗口、更换文件显示方式，让整理工作无法回避。
提升存在感的第一个技巧是把下载文件夹设为默认 Finder 页面。默认的 Finder 窗口是 Recents（最近文件）而不是下载文件夹，这导致有些刚开始用 macOS 的人居然不知道下载文件夹的存在，第一次打开它时才发现里面攒了数量惊人的文件。要避免这种「眼不见为净」的状况，很简单，在 Finder 中按下 ⌘Command-, 打开偏好设置，在常规设置（General）中把「New Finder windows shows」设为下载文件夹（Downloads）。
这样一来下载文件夹就成了 Finder 的「主页」，一打开 Finder 或新建一个窗口就能看到下载文件夹。
即便暂时没有整理的思路，但能够让杂乱的下载文件夹暴露在眼前、唤起清理意识，这就已经迈出了整理的第一步。
第二个技巧分 3 个小步骤，用于更清楚地展示下载文件：
3 个设置配合起来，下载文件夹就变成了一个书架，所有下载的文件都按种类摆成一栏接着一栏，无处遁形。
这套文件视图把文件按种类分开放在各自所属的「搁板」上，还有利于之后分类展开归档工作（后文即将介绍）。经过两个简单的设置，下载文件夹就会成为除了桌面以外最常出现在我们视野中的文件夹；并且其中的文件都分栏呈现，无处隐藏。
第一次整理下载文件夹时建议使用这一套文件显示方式，至于已经有自己整理体系的读者则不用照搬，后续章节也会分析各种视图的区别和使用场景。
初步的整理已经让下载文件夹中的文件悉数呈现在我们眼前，现在不妨检查一下它们，看看有没有这些「过期文件」存在：
上面列表中的文件，一般用过之后就很少再次打开，没有必要保留在下载文件夹中。不光是上述文件，理想状态下，下载和接收的所有文件都应该得到及时处理，让下载文件夹和桌面一样尽可能保持只有少量文件乃至 Inbox Zero（清空）的状态。Inbox Zero 的概念来自邮件管理，旨在减少干扰，让人专注当下之事。文件管理异曲同工，越是无关文件少的桌面，越能让人集中注意力。
为了让下载文件夹达到 Inbox Zero 或者接近 Inbox Zero 效果，我们需要养成给下载文件及时处理、用完归档的习惯。
显然，不是所有文件都需要归档，上一节我们提到过软件安装包通常用完就可以删除，没有太大必要留下来。通常来说，这几类文件用完之后可以归档收纳：
上面几类文件最常见，不过归档必要的文件并非只有它们。比如，有些开源软件的安装包在网上很难找到，那这些文件就有归档收藏的价值。具体情况还是因人而异。第一步调整 Finder 显示方式时，我们就按文件种类将下载文件分类显示，这就是为了方便现在分类处理、归档。
决定了要归档哪些文件，接下来就是它们应该归档到哪里的问题。其实在决定哪些文件应该归档时，我们已经隐隐地给文件分了类——一开始就可以根据这些类别创建文件夹，把用完的文件收纳起来。上面提到的图片、视频、文档是按文件种类划分的，归档文件夹同样可以用类似的标准创建。
把文件分类归档的做法，已经涉及到了教程第二部分文件层级体系的内容。层级体系并不是什么高深的概念，它就是按照一定标准划分出来的文件夹，能够让每个需要归档的文件都有地方可去。后续介绍过几种常见层级体系后，归档就会变成不再费脑的日常习惯。
Finder 在保存文件有自动记忆的设计，会记住上一次的保存位置。这个设计本意是减少手动选择保存位置的操作，但因为下载文件夹经常被用于保存文件，自动记忆机制也容易造成无关文件误入下载文件夹。
比如我用 Sketch 画图前如果刚刚从网上下载过素材文件，那么 Sketch 文档也很可能会沿用视频的保存位置自动跑进下载文件夹。
Finder 保存设置自动记忆带来的麻烦，暂时只能依靠一个第三方工具来解决：Default Folder X。
Default Folder X
Default Folder X 是一个文件存储菜单扩展工具，这篇文章里，我们只关心它的核心功能：为特定应用和类型的文件设置默认保存位置。
Default Folder X 的强项如同它名字所述，就是绑定默认文件夹，而且有两层条件设置：
像上图这样设置好应用、文件类型和对应文件夹后，再保存文件就不会总往下载文件夹里乱塞。
归档文件时，传统的操作是开启多个 Finder 窗口来回拖拽，这种原始操作会让我们整理文件时的信心大减。下面介绍几种跨文件夹移动文件的工具和技巧，方便大家把下载文件快速收纳到常用文件夹中。
还没有接触过自动化工具的读者可以先使用第三方工具 QuickMoveFile，会用自动化工具的可以根据喜好选择 Automator 或 Keyboard Maestro 版动作。
QuickMoveFile
Finder 插件 QuickMoveFile 提供了现成的跨文件夹移动功能，把移动文件到指定文件夹的功能添加到了右键菜单中。选中单个或多个文件，点击右键菜单中「Move To…」下的目的地文件夹（下图中是 归档文件夹），就完成了批量归档。
QuickMoveFile 的归档文件夹位置可以自由添加，数量不限。在 QuickMoveFile 菜单栏选项中打开偏好设置（Preference），前往「Folder」选项，点左下角的加号加好归档文件夹就完成了设置。由于 QuickMoveFile 是以插件形式工作的，第一次启动时还需要在系统设置的拓展（Extensions）设置中手动勾选以正常开启。
QuickMoveFile 在 Mac App Store 售价 12 元，不想折腾的读者可以直接买下一步到位。如果不想掏钱或者不喜欢多装软件，可以下载后两节的自动化动作。
这个 Automator 动作用来把选中的文件直接移到目标文件夹，效果和 QuickMoveFile 的移动功能完全一致。选中文件，右键点一下这个动作，文件（以及文件夹）就可以批量归档。
动图只是一个简单演示，具体想放到哪个文件夹，你完全可以自己定义：用 Automator 打开这个动作（安装后它在 ~/Library/Services/ 文件夹中），可以看到青色部分的示例路径。直接把你的目的地文件夹拖进去，代替原有路径，就完成了自定义。
有需要的话，还能多做几个归档的 Automator 动作，把常用文件夹都加进右键菜单。教程第二章会介绍一套文件层级系统，其中有音乐资料库、视频资料库等相当占体积的文件夹，它们都可以考虑放到右键菜单中，以便加速归档操作，减轻下载文件夹负担。
Keyboard Maestro 版动作的用途和 Automator 版一样，区别在于采用拖拽操作代替右键菜单。部分读者可能已经在右键菜单塞满了各种选项，这种情况下可以使用这套 Keyboard Maestro 动作，避免再占用右键菜单的位置。
安装这套动作后，你的电脑桌面上会出现一个长期悬浮的「Global Palette」菜单，直接把需要归档的图片拖到 Palette 上，就能把它们移动到目标文件夹。
我们的目的是整理文件，所以这个 Palette 不能在 Finder 以外的应用里跑出来。首先的设置就是让归档动作仅在 Finder 中生效。在 Keyboard Maestro 编辑界面创建一个动作组（Group），将下图紫色部分所示的作用范围（Available in these applications）设置为「Finder」；
接着再设置触发条件。这个动作需要两个触发条件，分别是：
最后来设置动作的具体操作，赋予它归档文件的功能。整个动作呈套娃结构，剥开来看拨云见日：
移动文件部分，主要就是选中目标文件，并把它们移到归档文件夹，填写详情如下，可按需自定义：
PATH、选「The Finder’s Selection」。%Variable%Path%，即每个要归档的文件的路径。~/Documentations，你可以改成其他位置。买过 Power+ 1.0 的读者可以在《用 Keyboard Maestro 拖拽整理文件》里读到相关内容，没买的也不用特意破费，本节的侧重点是文件归档、整理的思路，和之前的文章并不重复（之前的侧重面是自动化工具的原理）。
桌面和下载文件夹可以说是性价比最高的两个文件夹，一旦把它们整理好，Mac 的整洁程度就能直线上升。
不过，仅仅做好这两处，还只是收拾好了看得见的「书桌表面」，下一章开始，我们就要「拉开抽屉」、「打开书柜」，进入更深层的文件夹，着手搭建有条理的层级体系，从内部开始更加系统地管理文件。
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