「本文参与少数派 2019 年度征文 + 效率有心得」

开篇

2019年是紧张的一年，繁忙的一年，成长的一年。想起第一次在少数派投长文，也是在2019年的农历新年时，不变的是字还是一个一个的打，变的是心态有些许不同。以前写文章就当做是写总结，写论文，把自己能想到的全部罗列出来，再按照一定的顺序摆放在文章里，当时想来对读者是有益的；现在不一样了，更多的是类似日记的文字，冠以一些对效率的思考，比如：突然就想任性的在这插一句不一定有用的话，如果你是一个手机成瘾者，却想戒掉，不妨试着把手机放在不是你惯用手的一边口袋，说不定会有一些用处。

这一年里做了很多关于效率的思考，以及工作流的调整。最主要的就是不顾一切投入到了苹果流，先后卖了两台Win本（自然是一台办公，一台游戏），买了一台MacBook，就金钱价值来说，基本算是等价交换，其实前面文章讲到我是已经放弃了macOS了的，打脸，今年还是换了平台。实际使用下来，除了一些特殊软件没有对应版本或替代之外，还是非常顺手方便的，不单是的macOS系统的功劳，而是MacBook整体设计带来的方便，细节这里就不再赘述。在购买了icloud之后，云端的同步更是不可同日而语，原来所有文件一直放在onedrive里，电脑端没有任何问题，单是移动端使用体验欠佳，拥抱macOS生态之后，icloud除了贵，基本没有什么致命缺点（更换云平台最直接的原因是LP把iPhone X丢了，而且没有云备份，真想骂败家子）。

对待办事项和日历事项的区分！

在换工作平台的节点，也碰上一件离奇的事，以前一直是使用Microsoft ToDo作为一天工作安排和处理待办事项的，毕竟全平台支持的比较好，对GTD和我的一天设置的逻辑也比较适合我这种浅强迫症患者，每天重新安排和加入待办事项，可以实现类似Wunderlist的插入文件，实时提醒，添加截止日等功能，完全符合我的工作节奏。但在我使用macOS，将微软账号连接到了系统待办事项上之后，突然间ToDo里面的所有事项都丢失了，就跟重置了似的，而且会自动同步到所有客户端，询问客服也还是退出账户、重新登录等官方解决办法，好在里面没有重要的资料，如果是日记类或者数据库类的应用出现这种问题，绝对要砸电脑，找索赔。紧接着自然是更换GTD平台，毕竟一天的事项安排要靠GTD协助，之后学习了Things，把各种任务、项目和长远计划放在里面，还花了大量的时间整理列表、项目、区域、标题、标签等等内容，毕竟据说Things是完全按照GTD的流程来设计的，希望这样才能工具最大效率化。

折腾一番后，扪心自问，我每天到底是不是按照GTD走的，其实是没有，不管是懒的原因，还是实在太忙，实行一段时间之后，发现根本没有按照GTD所有的流程（收集、处理、组织、回顾、执行）走，比如没有每天早上整理，晚上根本就没有总结，一天的安排基本上是按日历的事项走的，前几天没有完成的任务还躺在那里，没有动过。感觉完全浪费了Things这么美的外观设计和动作交互，剩下的主要内容就是一些平时需要注意的习惯，比如：节欲、临睡洗脚、吃血糖指数低的食物能够保持稳定的自制力、做任何事情的时候，都要有进有出，不要一直沉浸在里面，但也不要不管不顾、双赢思维、做一些冒险主义，多尝试一些新的事情等等。还有就是一些自己想要看的书和电影，想要买的东西，甚至还有一些未来可以用的小知识（装修类、教育类、理财类等等）。

其实无意识中一直注意到一件事情，我会严格按照事件的时间属性来将其归类为待办事项（reminders）或者是日历事项（events），比如占据一段时间的事情会放在日历里，只需要到某个时间办的事情，而不确定时间长短的放在Things里面。相信很多人Things只是用来存一些自己想看的书或者电影之类的，甚至可以在上面给自己的这些内容打一个分或者书签，表明已经看过或者高分。这其实更像一个笔记工具应该具有的功能，比如在少数派很火的notion。

GTD之不适

不知在哪道听途说，Getting Things Done（GTD）是来自于超市买菜大妈清单的灵感，以防忘记柴米油盐之类的东西，并不适合事情过多过细和事情过少过闲的人，过多过细的工作没有那么多时间记录整理，事情过少过闲根本就不需要记录。不知道你是否有这样的感受，在刚开始使用GTD类软件的时候，尤其享受那一下完成任务打钩的动作，甚至是app的提示音，特别在意最终完成很多任务的月总结、年总结累计。但其实长期使用GTD也会带来一些不适，或者说它并不适合所有人：

1. 容易把时间分块。因为大部分人遵从GTD，都会把生活或者工作分解为任务，甚至再把任务向下细分，方便直接着手任务。那潜意识里，大家会按照任务来分配时间，完成一个任务之后，安排一个休息时间，然后再进行下一个任务，这是自然而然的，负面的影响也就显而易见了，我们不再注重工作的中心和连续，而是注重任务的完成，比如上午从8:30工作到12:00。当你在11:00完成一个任务之后，休息一会就会不自觉延续要下班结束了，毕竟再开始一个新任务这个决定也是需要消耗能量的，尤其是有难度的任务，从保持精力这个观点来看，番茄时钟确实要更好一些，但番茄死板的划分时间其实也是其显性的缺点，毕竟并不是每项工作都是严格按照固定的时间完成的，看过一个视频，挺值得学习的，把学习其他或者干其他有价值的事情当做换脑。 

2. 记忆力丢失。在GTD或者清单发明之前，大部分人不会把所有的事情记录下来，也许这种事情只发生在记忆力有问题的人身上。甚至很多宣传GTD的广告语就是你记不住事情，请使用xx app吧。如果常常依赖于笔记或者GTD来记忆重要或者不重要的事情，会造成记忆力的退化，我会感觉记忆力大不如前，相信这不是个例。曾经一个院士要求下面的人开会或者活动不要带笔记本之类的记录工具，只能用脑子记，甚至是一个精确的数字，记不住就是你的失误、责任，反而能够起到练习大脑记忆的作用，当然这只是针对某一个不太复杂的事项，日常学习科研的时候把重要知识点，数据，现象（尤其重要），原因，重点写在里面当然是非常必要的。

3. 浪费时间。GTD非常重视任务收集、整理和回顾，这样不仅会需要动脑两到三遍的重新回顾整个事项的流程，同时需要花时间在动手整理和标记上，如果有这个时间，倒是可以在任务的实施上多花一些时间。 

4. 分解任务不够人性化。目前的GTD工具，基本是基于List的排版或排序，这样需要你对任务划分为同等级的小任务或者小事项。这样不仅不能体现出任务的重要程度，也不能体现出任务的相互关系。你问我体现这些干什么？主要是有些事项或者工程耗时很长，一开始花时间划分任务，已经有一个心里了解，过了一段时间再回来看，会忘记一些任务的相互关系或者重要次序，还需要重新回忆。相对来说，脑图才是更好的分解任务的工具。 

5. 初衷有待思考。GTD一个很大的初衷是你在执行一个任务的时候，不让新任务的突入打扰你，利用简短的时间记录，等有时间了再来整理新任务，但是我们平时生活工作中，经常突然就接到新的任务的机会其实并不多，甚至有些时候你需要放下手上的事情，先去做新任务。

6. 与时间结合的不好。大部分的GTD弹性事项只是提供一个简单的提醒，不能很好的与日历，或者说一天的硬性安排结合好，Things在今天的最上方按照时间顺序添加了日历事项，但并不能让我们对一天的安排有个直观的了解，比如在某一时段是不是闲。有的时候一些任务确定了具体占据时间长短，我想把Things中的一个任务加入到日历中，还需要再打开日历添加，添加了之后还需要在Things中删除这个任务。你想说滴答清单？在后面有提到。

7. 检索不易。通常在多个app中分别设置待办事项和日历事项，日后去查找的时候就会遇到很多问题，需要从多个信息源中检索，非常容易漏检。这里啰嗦一下极简主义，它当然不是越少越好，当然也不是什么都没有就是极简。但是日常生活中，在太多的app里面记录，就有点不极简了，这样肯定会消耗日常精力，首先你需要时间去分别整理，然后当你需要某个事项的具体时间和内容时，需要回忆当时把这件事情记在什么地方了？尤其是多平台下，要想在一个搜索框里搜索到所有app内容还是有难度的，尤其是Windows端。近段时间的事情倒不是问题，还可以有些印象，但是时间较早的事情，比如一年前什么时候取的公积金，3年前什么时候办理的sim卡，这些就需要对这些事情有很明确的记录，才可以从相应的app中找到。当然这个问题是我直接遇到的，并不一定会涉及到所有人。其实它跟文件的查找问题还有些性质上的不同。只要我们实时要求自己认真做好文件题目的完全标注和标签定义，再次寻找还是非常方便的。

8. 拖延症还在？其实本来想写一篇关于信息麻木的文章，因为很多人在使用习惯养成或者GTD app后，也就坚持了几天时间，之后会自动漠视这些app的通知，即使有空闲时间也不想去点开通知处理，解决办法我也想了几个，比如一段时间之后更换新的app，提高新鲜感；寻找习惯好友，共同进步；给自己一个甜甜的奖励，让这个痛苦的习惯变甜；首先养成不在手机上留未处理通知的习惯等等。后来觉得也没什么写的，大家基本都清楚。

大家想使用GTD的一个比较多的初衷是改变自己拖延的习惯，但实际使用下来，效果应该不是很好，因此重新思考这个问题，想必大家可能会说GTD其实不能解决拖延症，反而有时候会增加拖延，因为毕竟你需要打开一个app，这也需要能量。其实前段时间在少数派2019年度新知看到的一个评论，赞很多，说明大家非常赞同，大概意思就是要突破自我，掌握自己到底是什么样的人，到底内心想要的是什么，没有那么多时间让你去浪费，需要的就是你能够开始做自己想做的事。虽然那个人可能还没能完全认识自我，列出来的事情并不一定是他真正想要做的，但这个思路是正确的，所以比列出来、分解任务、想象难题更值得的是动手马上去做。其实在少数派2019年度新知也看到的一个评论挺好的，54321原则，数5个数就开始干活，不管脑子里在想什么，适用一段时间之后，发现对我的治愈效果很好。这里吐槽一下少数派的搜索功能，建议能不能加入对评论的检索，而且有的时候检索文章中相关文字也找不到文章。

9. 通用性不好。各种app之间，平台之间的更换实在是个大工程。如果想更换一个app，甚至要提前一年准备。在我更换GTD软件时，遇到的最大问题就是不兼容，很多app之间不能转移任务，甚至遇到了从Microsoft ToDo转移到系统自带待办事项丢失所有任务的bug，无处呻吟。

10. 大材小用。重新思考使我的GTD软件充分发挥其性能的事项中都是哪类事项，然后我发现，一类是取快递、提交材料、买东西等需要到时提醒的事项；另一类是我想看的书，想看的电影，想旅游的地点信息等，这两个占比还不小，但这些好像都不是GTD应该要处理的事项？打脸，完全就大材小用了这么多app。

以我现在的诉求，在不错过重要的事项的同时，可以按照一天的工作时间安排工作和生活，最好能在一个系统可兼容的app内完全实现。这里先后尝试了Calendars 5和Fantastical 2两款日历app，可以在安排日历事项的同时插入待办事项，同时可以连接icloud，实时同步到系统日历和待办事项中，这样既做到了方便检索，也实现了简化，只是在使用过程中一定要注意通知的重复，按需取消通知。由于Mac端缺失的原因，放弃了Calendars 5，选择了Fantastical 2，你以为完美了么？并没有，我的抱怨还在延续。

自我救赎的方案

Fantastical 2并不尽如人意，目前比如对中文的支持不好，尤其是其强项-智能识别；待办事项在日历中的显示方式与日历事项类似，只是在此event前加一个框，不容易分辨；待办事项的时间不能确定为天，只能是确定的时间点。不管是待办事项还是日历事项，在一个时间点开始做的和可以任意安排时间来做的。日历本身一定是偏向于第一种的，待办事项可以是第一种，也可以是第二种。无时间限定，或者说在一段时间（一天或几天）完成的任务，大可以放在日历的最上端，类似Things把日历的内容展示在待办事项上端一样。有时间提醒的就与日历事项按照时间点杂合在一起，并且能够让待办事项和日历事项区分开来，而不是随意安排一定的长度，而且这个长度还没有任何的意义，就像上图中的待办事项。最好能够像wunderlist一样，能够插入任意的文件和相关信息，甚至可以做成一个知识库，完成的任务，也可以以一种笔记的形式展示出来，这样就可以在以后需要的时候，通过查找或者浏览目录找到相关的内容。在此基础上增加对IM的支持和联动，这样就完美了。名字我都想好了，就叫做“一”，正如王阳明所言“知行合一”，把所学所要做将要做的事情全部放在一个东西里面，这就是我们自己，就是一。

Fantastical 3 已经上架了，这次更新非常的划时代。可惜订阅制不是我的style，还不是因为穷。

滴答清单确实思考过很多，包括任务和日程的合理安排等等，基本上是能够满足我上面的所有需求的。但是价格确实让人望而却步，虽然我是支持知识付费的，但是不像别人还行成不了一个订阅单，仅有的一些订阅，只要不是必要的，就不会花钱买，毕竟以前想看的很多电视和视频不都是付费的，毕竟原来想看的买过的书都还没看完，随大流去看一些流行电视剧，去订阅一些会员，给我的感觉总是在付费自己的金钱和时间给别人。

相信很多人不是GTD的死忠，甚至已经开始跳转到其他的处理日常事务的方式，比如日记app、桌面便签、本子梳理、脑图app、甚至决定脑记。对于还没有接触过GTD的人，其实不需要花很多时间学习GTD，只需要了解这个思路，甚至只需要掌握其中的一个功能就可以了。

尾巴

最后加一段最近的思考，相信很多人把play hard，work hard当做自己的座右铭，希望自己能够在工作的时候更好的集中精力，在玩的时候能够更好的享受快乐。这其实换个医学专业点的名词就是精神分裂（schizophrenia)。我们很大一部分人都需要精神分裂，需要我在不同环境下能够享受当时的感受，在不同场合下扮演不同的角色，其实我们从小的教育应该凸显这样的印象。不能因为别人给我的设定是一个内向的人，不管在什么场合下，我都是个不怎么说话，永远沉浸在自己世界的人，以为自己是在以上帝视角审视所有人，审视大环境，实际上已经错过了享受当下的快乐时机，已经被别人默认为内向或者成熟内敛。其实我觉得适当的精神分裂也是成熟的一种表现，放开自己内心的束缚，适当的表达自己的真实感受，比如觉得那个美女非常好看，就一定要在心里赞美，也可以付出行动，直接说出来，当然这是在没有任何污秽想法的前提下，这样才是知行合一。