作为一名产品经理，日常要处理的信息既繁多又复杂，时不时会出现信息处理不过来，或者找不到信息的情况。在过去一年中，我对自己的信息处理流进行了细致的分析，整理自己的所有信息处理工具，并重新梳理得出了自己的一套流程。本文主要阐述自己对以下问题的看法以及解决方案：

• 为什么要 All in All？
• 日常遇见的信息那么多，我们如何收集整理？
• 如何选择自己最顺手的工具？
• 工具是否真的可以提高我们的效率？

All in One 可能是一种错误

Notion毫无疑问是一个很强大的笔记工具，「All in One」的口号也被熟知。但我在做一些信息处理的过程中却没有发现它的 All in One 并没有那么好用：

1. 记录我日常的想法，但发现记录后复盘困难，想法零碎不成组织。后来 Flomo 的出现很好的解决了我的痛点；
2. 记录读书清单，一开始我会将书籍的封面，作者的信息在Notion中做编排，并放置对应的书籍源文件。虽然看上去确实非常美观，但却很不实用。因为读书清单的目的并不是列下清单，重点在于驱动阅读。后来我将把读书清单搬到了微信读书，搜索书名直接加入书架，点开即可阅读，过程丝滑无缝；
3. 剪藏了不少自己喜欢的文章，期望搭建自己的知识库。但在后期检索跟浏览很麻烦：因网络原因 Notion 的搜索速度偏慢、 Notion 的目录是嵌进文章而不是固定在右边，导致对于很长的文章没有办法快速定位到某些段落。

以上的场景经历多了以后，我开始发现：All in One 带来的代价便是不实用。我以前很希望信息尽量整合在一个笔记工具里，但这很可能会导致信息的紊乱。因为各类信息的结构各不相同，根据来源、长度、紧急程度等维度可以做很多细分，并且他们的记录/使用场景也不一致，导致对工具的需求点也不一致，以我自己平时的信息系统为例：

1. 记录短文/金句：一般不超200字，需求点是记录迅速，查询快捷
2. 阅读长文：上千字到几万字不等，需求点是剪藏方便、查询快捷、浏览高效
3. 待办事项：跟时间强相关，需求点是提醒准确，多端同步
4. 读书清单：与阅读密切相关，需求点是读书进度，书籍分类，读书笔记
5. 文章写作：希望能沉浸式写作，需求点是本地存储、多端同步

当我梳理完自己对信息的需求后，我发现一个很有趣的事情：这些信息各自都有对应的工具可以使用。比如记录短文的需求可以用Flomo；阅读长文可以用 Reeder + 语雀来实现等。

当我不再执迷于「All in One」，而是践行「All in All」一段时间后我发现我对信息的把控能力更强了，因为现在信息都能很多的存储在合适的位置，被妥善收纳起来。要用的时候也非常方便，甚至有更好的使用体验（如微信读书在书架上点击即可开始阅读）。

我对信息工具的选择

一个看似能存放很多信息的工具，其使用门槛及学习成本也会变高，而一个好用的信息处理工具，并不一定需要处理所有的信息，但其背后应该有优秀的产品理念。这些理念来自开发者对信息管理的思考及践行：比如 Roam Research 以及 Flomo 是对尼克拉斯 · 卢曼的卡片盒记事法 Zettelkasten 的工具诠释，这两款笔记工具具备很强的创造性，但同时也具备局限性。你很难拿 Flomo 来撰写长文，但用来记录信息卡片确是再合适不过。

利用工具的创造性，同时明确他们的局限性，将信息好好分门别类进行收纳。在此我详细说下我是如何践行的：

• Flomo：碎片化信息记录&信息卡片收集。我会将一些上网看到的精彩段落、平时灵光一闪的想法、使用 Excel 做图表时用到的函数公式，都记录进 Flomo。这些信息一般不超出 200 字，使用频率高，涵盖领域广。Flomo 的标签功能提高了记录记录跟搜索效率，同时记录过的信息还可以设置每天推送到微信公众号来温故而知新

• Notion：我非常喜欢 Notion 的 database，这功能很适合存放成串信息，比如说产品经理的需求一般会有多个字段：提出人、需求描述、优先级、发布时间、需求分类等，这些信息存放在Notion中比起Excel等工具会更加直观及美观。同时利用Notion的不同视图，可以对信息做进一步的可视化。比如在Timeline 视图下编写自己的月度计划，拖拽及拉伸的交互简直得心应手。

• Metion：写作利器。我基本只使用 Metion 来写作文章，第一是因为它具备沉浸式的写作体验；第二是因为我习惯在 iPad 上配合妙控键盘进行写作，在这个基础上 Metion 的写作体验是我觉得最好的。

• 语雀：云端知识库。我时常会把自己看到的优秀文章剪藏进语雀（只留下链接的话担心下次就 404 了）。语雀作为一款 Web 端的云端知识库，在 Mac 以及iPad 上浏览查询都非常舒适。对于 10W 字以上的文档支持也非常好，浏览时不会卡顿

• 滴答清单：存放会议纪要。在一系列笔记工具中加入滴答清单似乎有些违和，但滴答清单确实很好解决了我办公时笔记+待办的需求：在某场会议记录下会议纪要，同时将其中的待办摘出列入待办清单，这确实非常顺手。

以上提及了 5 种笔记工具，看起来挺多的。但因为我事先思考好存放的信息内容，在使用中并不会觉得割裂，反而在后续做信息输出时能很方便快捷地找到自己所需要的信息，从而提高信息处理效率。

使用工具的过程也是优化方法论的过程

使用笔记工具几年下来，我的个人感受是大家都很喜欢 Flomo、Notion，与之对比的反面是印象笔记风评越来越差。作为一个使用过不少笔记工具的产品人，我的理解是，笔记类产品背后往往是具备一个信息处理的核心理念，Flomo 的产品思想是卡片式笔记，而 Notion 则是 Database，这些理念铸造了这些工具，而工具又帮助我们强化这些理念，从而提升我们对信息管理的能力，并沉淀为自己的方法论。反观印象笔记，功能越加越多，但产品理念却不再纯粹，从信息记录产品演变成了一个把用户当流量，天天思考如何变现的产品。
一个好的效率工具，会跟用户一起成长，帮助用户养成工作流的同时，自身在对应功能上的专业程度也会越来越高。就像 Flomo，我在用的过程中，慢慢掌握了卡片式笔记的精髓，同时能感受到 Flomo 对这份理念的持续探索，不管迭代多少功能，都是让卡片式笔记以更为现代的交互焕发活力。

并不一定需要信息工具

说不定你不需要信息工具。是的，说不定你真的不需要。我有一个当老师的好朋友，他需要将一些微信群的家长消息设为自己的待办，我猜测他会用滴答清单或 todolist 来做，但都错了。 答案是微信的待办功能，是的，长按消息。你可以设置这条消息在什么时候提醒你（在他跟我说之前我完全不知道微信还有这个功能）。

信息工具存在的目的是为了解决信息处理的需求，如果你也想找一款工具来处理信息，不妨看看以下流程：

1. 先描述自身记笔记的需求，并且要尽可能的详细。举个例子，不要说「我想要记笔记」，而是说「我需要在收到微信消息后的几个小时内，及时用足够醒目的提醒信息来帮助我去处理这条消息相关的事务」。
2. 思考自身需求是否达到使用工具的必要程度。比如说A同学看到一个笔记工具就想用，但实际上使用的笔记工具比记下来的笔记还要多。信息的处理能力 = 工具效率 X 自身效率。如果自身效率上不去，那么再多的工具也解决不了问题，甚至有可能带来工具焦虑。
3. 选择合适的工具来达成需求。这是最后一步，也是最简单的一步。一般只要前两步思考到位了，来到这一步就是水到渠成的。

加强自己处理信息的能力

信息处理最重要的一环，永远是我们的大脑，第二才是工具。我们如何处理信息，如何存储信息，这一整套的方法论其实最终是由大脑决定的。一篇值得读的文章，最终的处理结果不应该是「扔进某个工具变成稍后读」，而是能够激发我自身的思考，甚至让我进一步想要输出属于自己的观点。

把控信息来源，减少信息焦虑

从21年开始我把很多App的通知功能陆续关闭，减少了自己的互联网信息来源，把更多时间投入到阅读以及部分自己掌控的信息源上。现在太多信息流都是大数据推送，其背后的意义最终都是为了促成用户活跃与转化，这也导致信息茧房的出现。

在很多App你可以刷几个小时的视频不重样，但这几个小时也可以选择在书店找到自己接下来一个月想看的几本书。通过减少被推送多巴胺的可能性，更专注于主动获取自己想要的信息，这是我对抗信息焦虑最重要的方式。同时我也尝试减少阅读时的干扰信息，比如说将微信文章转为RSS订阅。

微信文章转为RSS订阅

同样是一篇微信文章，在手机上阅读后想要存下该文章，并做些批注以及自身的思考，不依赖第三方工具的情况下会显得复杂且低效。在此吐槽下微信的阅读体验真的是灾难（有广告+公众号推荐+视频号推荐），公众号种类繁多导致信息多样，查找有效信息难度高的同时还容易走神。
我的方案是统一把微信文章搬到电脑上进行处理，使用工具为WeRSS+Reeder。WeRSS 会收集你所需要的公众号订阅内容并转化为一个链接，通过 Reeder 进行订阅，就可以很方便的在电脑上浏览。我在整理的过程中发现，实际上自己最终确定订阅的公众号不超过 30，而我订阅的公众号是 367 个（可能这就是小而美吧）。

感谢你看到这里，这篇文章的本意并不是要批判 All in One 的理念，更多是想强调适合自己的才是最好的。明确自身对信息的需求，减少工具焦虑。可能有人就是适用All in One，也可能有人像我一样喜欢 All in All。工具的选择说到底是对自身方法论的塑造，哪个工具趁手用哪个，不要停止塑造就好。