阅读前请注意：
本文不涉及工具的技巧使用，而是试图通过对问题的分析，带领读者透过现象看到本质；
本文对任务的表达方式为： task 代表任务描述， @30min 代表这项任务预估完成时间在 30 分钟左右， @mac/iphone 等，代表执行这项任务所需要的工具；
在使用 GTD 的方式进行任务管理的时候，我们的系统中可能会出现越来越多的过期任务提醒。GTD 不是应当帮助我们「搞定」任务，做到心如止水吗？怎么会背道而驰，让我「压力山大」呢？GTD 的疗效是不是有点夸大？如何破？
这应该是 GTDers 在做任务管理的时候普遍都会遇到的问题。不紧张，通过一些分析，我们可以很快解决这个问题。
为了确保我们要谈到的，是真正意义上的任务而非信息，进入正文前，我需要做一个预设：
读者是把 GTD 系统作为任务管理系统，而不是参考资料管理系统（本人是用omnifocus 搭建个人任务管理系统，用印象笔记搭建个人参考资料管理系统，泾渭分明。有些人用印象笔记实现了 GTD 任务管理，不过我认为任务管理和参考资料管理之间有巨大差异，即使在功能上实现了，也不代表这是一个好决策。专业工具做专业事）；
或者读者也在通过 GTD 工具收集灵感、想法等，但是没有对其添加时间属性，因而不存在任务过期问题。
进入正题。任务过期，大致有以下几种原因：
导致在需要行动的时候无法根据既有任务描述迅速行动，反而还要当场构思行动方案、目标等，加大面临任务时的决策成本，从而导致该任务极容易被跳过，最终过期。
例如，我有打算想要整理我的百度网盘资料。我们来看下面的两种任务描述：
按照第一种描述，极有可能的结果就是，我在整理网盘的时候，本来打算是整理照片，结果整理整理就变为整理里面的文档去了，或者变为调整我的网盘架构去了。
按照第二种描述，就变得非常清晰容易执行：首先我需要找到一段 30 分钟的连续时间，一旦这样的时间空档出现，我也在 mac 面前，我就开始执行这样的任务，而且任务的目标非常清楚，只整理春节照片，确保不会跑题。
通过这个案例，我们可以得出一个很简单但是超级有用的原则：在撰写任务描述的时候，请一定按照目标管理中的 smart 原则；
不要小看这个撰写任务的过程，因为这实际上是在意识中强化我们的目标意识与模拟行动方案。
Tip 1：以 smart 原则撰写任务描述。
这将导致无法应对每天都有的突发事件，从而造成既定安排无法完成。
很多人开始实行 GTD 后，能很快感受到其带来的好处。因而，期待通过 GTD 尽可能多的「搞定」任务，把能想到的可能任务都插入日程表，恨不得一天能做完所有的事情。
如果你看到自己日历中的日程表挤得水泄不通的时候，需要引起警觉了。张弛有度，才是王道。
Tip 2：建立张弛有度的日程表。
如果没有为任务分配明确的预计时间，这种情况是极有可能出现的。
如果没有为任务分配明确的预计时间，这种情况是极有可能出现的。即便为任务分配了预计时间，也可能发现完成任务的实际时间往往超过预估时间。因为人的注意力、精力、体力等的变化都不是线性的，这会带来任务执行中的不确定性。而且通常我们预估的任务完成时间都是建立在理想无干扰情况下的。
例如，我预计用半小时完成一份项目计划书的修订，而我现在确实也有半个小时。这就一定能保证我可以按时完成任务吗？很不幸的是，今天感冒了，头痛的厉害，集中精力有困难，再给我半小时恐怕才能完成。
Tip 3：为需要完成的任务多分配一些「额外时间」。
通过管理「下一步行动」，推动项目不断前进，达成既定目标，这是 GTD 中的精髓。
如果完成一项任务需要通过多个行动步骤，而 GTD 系统中没有与此相关的下一步行动，这个任务通常很难完成，最终沦为过期任务。
例如：我要给准备出生的孩子起名字。
我可以添加一项任务，叫「给孩子起名字」。但是这种不系统的方式带来的结局可能就是：自己想了几个名字，感觉不理想，却不知道改怎么突破了，导致这个任务悬而未决，也最终沦为过期任务。
但是如果意识到起名字这事实际上是一个项目，需要通过一系列连续动作才能完成，那就好办了。这些连续动作可能包括（每个人起名字的方式可能不一样，导致的动作分解也不一样）：
……
显然，在这里需要做的下一步行动是先从论语中挑选出 50 个好的单字；这比简单的「为孩子起名字」这个任务更加清晰、容易执行与评估了。自然也不容易成为过期任务。
Tip 4：准确识别何为项目，从中力畜准确的「下一步行动」。
这将导致一些不大不小但是也应当要做的事情没有做完。
例如，有一项任务
今天可能因为连轴转，导致没有功夫思考和关注这件事情。事情其实挺容易，可是不做的后果很严重：我的这个环节是公司整个培训项目的「下一步行动」，如果因为我的这步没有执行到位，将严重影响接下来的所有安排。
如果我们对「下一步行动」都赋予了相应的预估完成时间与「完成工具」标签，那么这个问题就比较好办了。
一旦处于空闲状态，第一件事情就是评估当前自己有多少时间可以使用（这点很重要，越是高级管理人员，属于自己的时间越少，不过在任务与任务的切换过程中，总是有那么一些空档），然后查找自己的 GTD 系统，调出与这个时间空档、完成工具匹配的任务，然后就是 just do it !
Tip 5：通过标签为任务赋予执行所需的核心要素，如所需时间、所需工具、场合等。
通常来讲， 能熟练使用 GTD 的人，其任务系统中是不可能存在一些自己做不到的任务。因为那些做不到的任务总是会通过不断被分解，最终成为可以被当前的自己「搞定」的下一步行动。
既然如此，那为什么还是有事情做不到，导致过期呢？这不是技术与能力问题，是意愿问题。
所谓执行力，其实很重要的一点就是行动的意愿。意愿大于能力！意愿与个人的中长期愿景、认同感等密切相关，不在此做过多阐述。
Tip 6：关注过期任务所属的项目、对应的角色下的目标、愿景是否足够清晰有吸引力。
解决这 6 点，你将真正开始感受到 GTD 带来的腾挪闪躲皆灵巧自如、心如止水的感觉，任务过期带来的红点点压力也会自然而然的消失。不过也当允许自己的系统中偶尔出现过期任务，只要能及时做相应处理就好。因为有时候，完成任务所需的环境、条件发生了变化，导致之前的任务变得不可执行或者需要往后推迟。这种情况往往是不可控的，不必吹毛求疵。例如，预计今天晚上跑步，结果天公不作美，晚上暴雨如注。这种情况直接推迟或划掉就可以了。
做 GTD 需要时间与实践，但是在开始实施前，最好确保自己已经完整读过大卫·艾伦的《搞定》一书。相信我，比起读一篇介绍 GTD 的文章，老老实实读原著你将受益无穷。在实施 GTD 一段时间后，再老老实实的读至少一遍原著，你将真正明白作者在讲什么。
此内容由惯性聚合(RSS阅读器)自动聚合整理，仅供阅读参考。 原文来自 — 版权归原作者所有。