得益于各种便利的软件，我们已经可以随时随地记录自己产生的想法、念头，需要做的事情。有 OmniFocus、Todoist 这样的任务管理软件，外加各种语音助手、快捷指令的加持。养成记录的习惯以后，我们就像多了一个外脑，所有的闪念都不错过，「忘记某事」不再是问题，反而是任务清单很快就变得庞大起来。

这篇文章我想讨论任务管理过程中很容易发生的一个问题：任务堆积。

在日历上管理日程的时候，因为日程的排他性，我们几乎不可能在同一时间分配两件事。而且在日历上，很清楚地能看到自己还有哪些空档，你也不会给一天安排超过 24 小时的日程。

但是任务管理和日程管理不是一回事，相对日程，大部分任务的执行并没有严格的时间限定。个人任务管理软件的「收件箱」和电子邮件的「收件箱」是高度相似的，可以把前者理解为自己给自己发的邮件。这些「邮件」里可能包含了日程、任务、资料或者其它形式的内容，他们都需要经过整理，放置到合适的位置去。

想做、要做的总是比能做的要多，这是做任务管理过程中经常要面对的现实。主观上我们希望自己做得更多、更好，获得更大的进步，往往导致我们往清单里输入越来越多的任务；客观上，时间、精力都是有限的，大量流入任务管理软件的任务，如果没有得到妥善的分配、处理，就容易造成任务清单的超载。

我们使用任务管理软件的目标，是让它成为我们始终可以信赖的助手。一方面，它不能遗漏任何事情；另一方面，它也不应该给我们太大的压力。在任务清单超载的时候，无论是管理，回顾，还是从中搜索信息都变得越来越困难。这个本该让我们有条不紊的任务管理系统，反而额外增加了我们的压力。

分析任务清单的流量

乍一想，「往清单里添加了过多的任务」似乎是罪魁祸首，其实并不是。我们都知道，事无巨细的记录一切事项、想法，一是为了备忘，二是为了专注在当前的任务上。所以不断往任务管理的收件箱里丢东西，正是我们应该做的。事实上，加得多不是问题，问题是处理得不够多，任务流入与流出量之间存在的差值，就是堆积的任务数量。

你有计算过自己每天会记录多少任务在清单里吗？有多少得到处理，又有多少最终堆积在清单里了呢？对自己的行为有个基本的了解，才能给后续分配任务的时候提供依据。想要了解实际情况，最好看看任务管理软件记录的情况。

注：如果你还没有开始做任务管理，或者使用的软件没有提供相关的查询入口，可以先跳过，继续阅读下一节。

添加的任务数量

我们要统计的是整个任务管理软件的吞吐量，首先要知道的就是每天添加任务的数量。在 Todoist 的「查看活动日志」功能里，筛选「添加任务」一项，就能以时间倒序看到最近添加任务的记录。

比较可惜的是，没有能够直接看到总数的地方，只能一个个数。我计算过去一周工作日添加的任务数量是 148，平均一天添加约 30 个。

完成的任务数量

计算完成任务的数量也可以用相同的方法，不过 Todoist 在「您的效率」列表提供了最近一个月的数据走势，能直接看到总数。如果你早就开始使用 Todoist 做任务管理，那么在年度报告页面有个基于全年使用情况的报告可以查看，可以看出每月完成任务数量的变化趋势。

我们每天能够完成的任务数量是有限的，而且会逐渐趋于某个平均值。以我自己为例，工作日平均每天完成的任务数是 13。这个数量在过去一年时间里在缓慢增加，但增幅非常小，总体十分稳定。你也可以看看自己的每天完成的任务数量，如果波动太大，也许你做任务的节奏还不太好。

对比添加与完成的任务数

如果以周为单位，把添加任务的数量和完成任务的数量做个面积图做对比，立刻就能看出前面说的差值究竟有多大。为了方便计算，直接取了上文两个均值。

可以看出，因为累计添加的任务远多于累计完成的，仅仅一周的时间，两者的差值已经高达 85 了。前面说过，我们必须要保证事无巨细的记录，所以输入清单的数量是不可以减少的。看来只能每天做更多的任务了？

这里必须先强调一下：我们不能寄希望于每天能做更多的事情，应该接受自己当前的能力所在。在安排每日的任务清单时，切忌一味地增加任务安排，要结合自己的历史表现，合理安排任务数量。

即便某一天你安排了很多任务，并且也达成了，但是这种状态是很难持续的，我们的表现最终会回归到平均水平的附近。在无法达成和任务系统的约定时，容易导致后续的安排也要跟着调整，而且没有达成的时候我们潜意识里慢慢就会对清单失去信任、失去信心。

堆积的任务数量

先别着急，我们再来看看实际上堆积了多少任务，是不是也像计算的那么惊人？堆积的任务也就是尚未处理的任务，它的检查、整理、索引都要耗费精力和时间，所以这部分任务同样不宜过多，会影响到我们整体计划的效率，甚至还会让我们产生焦虑感。

统计特定时间段内未处理的任务需要一点点「过滤器」的知识。Todoist 的过滤器只能筛选出未处理的任务，正是我们需要的，我们要做的额外工作就是筛选特定时间段。

为了对照上文 2018 年的情况，我筛选了 2018 年全年的数据。使用 created after: 2018/01/01 & created before: 2018/12/31 作为过滤指令。created 指的是任务创建的日期，用 after 和 before 表示时间范围，所以这条指令筛选的是「创建时间在 2018 年，而且尚未处理的任务」。

经过这样的过滤，我们会得到一个符合条件的任务清单。这个清单的任务数量，代表我们创建过，但是最终没有处理的任务列表。Todoist 在过滤器列表不会显示计数，不过我们可以将其添加到收藏，在 Dashboard 区域展示的过滤就会显示计数了。

可以看到，2018 年我堆积了 438 条任务没有处理，相比起每周 85 条，这个数值似乎也不算太大。因为，在维护任务管理清单的过程中，处理任务，不一定非要「完成」，也包括将记录的任务再分配或者转移到合适的记录环境，体现在任务清单的操作上，就是从清单里删除。

实际上，大部分记录下来的内容，最终都必须从清单里删去。这不代表我们大量的记录没有意义，恰恰相反，他们已经发挥了应有的价值。

我曾经堆积了超过 2000 条任务在清单里，以我处理任务的速度（13 个/天），需要超过半年的时间才能做完，想到每天还源源不断有任务被添加进来，顿时想要放弃任务管理清单。

放弃不是我的性格，我一头扎进这个庞大的清单里，开始抽丝剥茧，试图找到问题的成因。