喜欢看少数派的朋友，一定对少数派安利的各类效率工具十分喜爱。尤其是对不少工作流方法的介绍，谁不希望可以过上一个充满效率的一天。但大概不少刚刚进入职场的新人，或者刚刚步入校园的同学，对此就有很大的困惑：我是普通的Windows笔记本，用的是最普通的安卓手机，难道必须换成苹果系列才能获得一样的效率提升吗？

我一直也很困惑，我们究竟要在工具上投入多少，才能获得我们理想中的工作效率？如果只是单纯的买买买，那还好，可问题是，每一个工具不仅有金钱成本，更有学习成本。例如，我自己曾经给自己列过一个清单，每年花费在各种互联网服务上究竟有多少钱？哪些是必要的，哪些是可以砍掉的。

一个血的教训就是，「买书如山倒，读书如抽丝」。

回归到刚刚的问题，如果是在Windows和安卓上的效率APP，首先必须是全平台同步的APP。因为只有这样，才能让你的数据互通。基于此，我打造的了一个适合我自己的GTD体系。

Exchange服务好

进入云时代，对我最大的困惑就是，我为什么要这么多账号？就不能只有少数几个账号吗？而且我每次登陆我使用频率极其少的网站时，最怕的就是记不得自己的密码究竟是什么。碰巧在安卓上1PassWord并不是那么好用，以至于我现在都不知道我究竟应该用一个怎样的方式去记忆我的密码。

基于此，我并不打算将自己的包括日程和待办事项的内容集成在一个我没法记得密码的地方。于是我选择了一个奇葩的组合，奇妙清单+工作邮箱（Exchange服务）而问题的核心在于，你拥有一个支持Exchange协议的邮箱，例如QQ邮箱、网易邮箱以及Outlook邮箱。 

Exchange服务带来的好处不仅仅是邮件可以实时推送，更重要的是，它可以更新你在服务器上的日历，换句话说，你只要合理的使用这一功能，就能够快速利用日历，对你的事宜进行规划整理。现在以QQ邮箱为例，如何使用开启你的Exchange服务协议:

进入邮箱设置——账户Tab——开启Exchange服务

选择什么邮箱+日历好？

对于选择软件，过去我一直在寻找第三方软件，因为潜意识的默认，第三方做的就是比较好。但似乎现在大厂们，就是不怎么想给第三方APP留存活空间，如今无论是苹果还是微软，在邮件和日历上下足了自己的功夫，就我本人日常使用而言，是完成够用的情况。

「Windows Mail」一个够轻够稳的邮箱软件

其实我一直是Outlook粉，对Outlook情有独钟。尽管功能丰富，但Outlook给我们的最大印象就是，太过臃肿，启动速度太慢。如果是Outlook常驻后台，给我的感觉真的更像是一种折磨，毕竟它占用的资源实在是有点多。

相比而言，原生自带的「Windows Mail」就轻量的多，而且和你的Windows账户自动绑定，你直接就能够使用Outlook邮箱。

它自带支持各种协议邮箱：

同时，它支持通知栏弹窗功能，你不用在担心你会错过你的邮件了。

「Windows 日历」 一个一直在更新的日历系统

但其实，我平日最爱用的就是自带的日历系统，永远都在我想要找到的地方出现：

当然，我肯定不会在这里建立我的日程规划，但是如果你突然想快速建立一个日程规划的时候，这个轻量的插件绝对是你的首选。进入真正的Windows 日历页面，你可以根据你的需要，建立相关事宜。同时勾选你所要显示的的日历：

这份日历表中，大家看见最多就是我的会议邀请了，的确，最近开会开的比较多，一些特别详尽的规划，由于涉及公司隐私，就没有放进去了。这边必须说一下，我个人最爱就是日程共享的功能。例如，你用微信告诉你的同事XX时间段要去开会。真的不是所有同事都能够记得要把微信的内容添加到他们的行程中，到点不来真的太常见了。但如果你用一个日程邀请的方式，在会议开始前，你的同事就能够收到相关的会议提醒，让你的同事不用再麻烦去记忆他们受邀的会议：

• 在邀请人员中，输入你同事的邮箱，届时他们就可以收到会议邀请了。

「日历规划」有几点想说

首先，如果你进行「日历规划」，有几点不能不提前说：

• 一次只设定一周的日程规划：我习惯周一的时候，将本周要做的事情重点通过日历记录下来，因为我提前知道我究竟要做什么，所以我能够掌握自己的节奏。

• 给不确定留足时间：其实你会有两个时间表，一个表是有关工作的，另一个是有关生活的。两个时间表存在重叠的可能，同时在工作中，你经常遇见的是一些不确定的因素，超过你的预估范围。因此不是很建议，你将你的时间表提前排满。

• 这并非清单，不需要将清单日程化：刚开始，我也进入了一个误区，我将我的清单，变成了日历表上的一个个任务。但实际上，并不是所有的任务都必须像日程表那样设定时间。同时，日程表没有勾选项，它更像是一种你知道提前要到来的活动，你届时必须做的事情，而不用特别在意它是否完成。

为什么我选择奇妙清单做To-do？

其实关于清单任务，我猜一千个人会有一千个的喜好。我曾经在见过有人用笔记系统就构建了自己的清单list，尤其是现在「印象笔记微清单」加入了微信小程序，你可供选择的就更多了。回归刚刚开始的话题，我并不是不愿意选择比奇妙清单更强大的，而且更多考虑跨平台。同时，还有衡量的决定标准：免费账户权限。

正如我开始所说，我并非不愿意在各类工具类应用上花钱，而且我即便是花了钱，收到的效果并不好。例如，我就是印象笔记的付费用户，但我每个月真的花不了那个流量。而我的各大视频网站会员也是同样的，很多时候，我难以抽出时间去认真看看。Kindle上的书也买了一堆，可是我连四大名著都没读完。

因此，我更情愿在各个免费权限账户中流转。我认真比对了各家的免费账户权限，发现在清单类应用中，只有奇妙清单给的权限最多。同时，我被它的一个厉害的功能所吸引：

这是奇妙清单的一个日历提要功能，你将它添加到你的Exchange服务器上，就能在日历中显示，你已经设定好的清单到期日程。换句话说就是，实现了清单——日程的转换。

「奇妙清单」在实际生活中怎么用？其实我刚刚接触清单的时候，也是非常困惑。因为我不知道该如何去定位这样一个工具，它究竟是属于我的那一块生产部分？长期以来，我都是习惯用印象笔记&OneNote，但如果尝试用过这两个工具做清单的同学，一定会十分迷茫。这根本就不好用啊！

所以，我觉得大部分同学，可能都不得不经历我这样一个阶段，将所有任务乱七八糟的先塞进你的收件箱中。

此时，你就会遇到下一个难题，我怎么分类，我分类真的有用吗？我为什么非要去分类？

我之所以开始有这些困惑，来源于，这些任务，我瞬间就能完成啊。我不需要分门别类，非要弄出一个清单list去标注自己这些任务是属于这块的，而不是那块的。

最好的分类，永远在实践过程中慢慢总结。

我的确尝试去选择看别人写的相关教程，总结了几个标准的清单栏目供自己套用。其余的都是在慢慢摸索中，自己建立的。有些时候，可能自己都忘了，于是就随手乱丢进了收件箱。其实，奇妙清单的一个好处在于，如果你给你的优先级任务标注了完成日期，它就会自动出现在一个分区中：今日任务

所以，我一般都是在这里查看每天不得不完成的任务。

这样的做法，是因为我将奇妙清单定义成自己私人工作的空间，和私人想法的集散地，而不是一个协同工作的好APP。协同工作，我推荐使用的是Trello，原因也简单，免费的权限较多。

安卓手机上，我要怎么用？

由于我使用的安卓手机是一台小米手机5，所以在这里就拿小米手机的MIUI相关功能作为举例。其他安卓手机大同小异，如果邮件系统着实不好用，那就下个Outlook吧，有微软爸爸的加持，夫复何求？

其实不得不说，小米手机的邮件系统确实有做的不错的地方，例如，它自带谷歌邮箱优化、QQ邮箱优化（能够抓住你的授权码），以及邮件内容的优化排版。

*优化登陆界面

当然，归根结底，这就是个邮件客户端而已，但是如果你仔细设置为Exchange服务类型的话，恐怕你是没有办法即时同步你的服务器日历的。

在小米日历中，一个让我非常省心的一点在于，它同样也是可以直接进行人员邀请的。

小米日历中，目前只有日程才能够选择同步到我们的日历服务器中，其他的例如生日、纪念日、倒数日只能同步到小米自己的服务器中。

写在最后

就拿我本人而言，我也很希望能够拥有足够的精力去规划我自己的生活，让它呈一个可控的方向去发展。但其实，我们很多时候往往出现了一些不可控的因素。例如，老板临时丢一个任务给你，你就不得不将它调整为最先优先级。

更多时候，我们应该保持一种良好的工作态度给自己。订的工作规划，人生规划，一定要身体力行的去完成，而不是仅仅的停留在制定一个规划。例如，我每年完不成的规划就是，我永远读不完我每年定的那么多书籍。

走马光花，自然轻松简单，敷衍一遍，只会自欺欺人。

日程规划更多的是提醒你这个事情你要做，但并不意味着，你完成了，这个任务就完成的特别完美。如果，你真的因为事情太忙，而没有办法去每时每刻的制定你的规划，那你一定要学会复盘。将你在这个项目中，所经历的相关事宜，一项一项复述出来，供你未来做一个良性的参考。

工具永远只是工具，它们的本质都是为你节约时间，绝不是将你的时间花在思考自己如何进行分门别类的问题上，而让你将简单任务复杂化。