本文作者是Ultraman，他目前正在读清华大学的研究生。本篇文章中，他分享了自己使用OmniFocus所经历的坑。 ——李长太

我大约是在2017年的4月份开始使用OmniFocus这个号称最强的时间管理软件，在刚开始入门的阶段没少犯过一些相当严重的错误。这些错误往往还都不是操作方面的错误，能看说明书就可以解决的那种；而是使用的思路和逻辑有问题，导致这个软件只发挥出百分之五的功效，甚至还给自己带来了不少困扰。以下我将会介绍我自己曾经遇到过的错误，并且给出针对性的解决方法。

1.项目分类错误

我最初使用GTD软件的思路很简单，就是把自己每天要做的、每周要做的、每年要做的事情都设置一个提醒。于是我的项目分类也变成了类似下面这样：

每日计划：比如刷牙洗脸；

每周计划：比如洗衣服

每年计划：比如准备考研

乍看上去这样的分类非常完美，按照时间跨度这个标准，可以把不同类型的任务区分开来。

但是过了一个月左右，下面的任务让我纠结半天也不知道到底应该放到哪个分类里面：准备考研是跨度半年的事情，那么在10月底考研报名该放到哪里？为了准备考研，我需要头一周内购买足够的复习资料，这个算是每周计划还是每年计划？我计划每天做一套数学题，这个算是每日计划还是年度计划？这个时候我意识到自己的分类出现了大问题，诸如上面的任务无法用年月日这样简单粗暴的方式分类，因为人本身对时间这种抽象概念没法理解清楚。

这可怎么办呢？我的解决方法是按照自己关注范围来分类。比如说准备考研的时候，我主要关注3个方面，也就是学习、生活和娱乐，那么就建立这3个文件夹。学习里面可以再按照自己的关注范围继续分类，比如分成考研数学、政治、英语、专业课一共4个项目。这样就实现了“相互重复，没有遗漏”的分类标准，因为数学和英语是肯定不会重复的！

有人会问：那么“考研报名”这样的事件到底应该放到哪个项目里面呢？答案很简单，把这些不好确定的事情统一放到一个名字叫“考研杂事”的项目里面，这样就可以不用纠结于这个问题了。

2.没有及时清空收件箱的习惯；

在刚入门的阶段，很多人都会觉得每天都清空收件箱是不是有些烦了？而且有很多事情确实不知道到底该放到哪一个项目最合适。尤其是一些“今天晚上洗衣服”之类的杂七杂八的事情，大多数人第一眼都不知道应该怎么分类，索性就不分类算了，继续留在自己的收件箱里。

结果呢？长此以往自己的收件箱就被各种各样的杂事挤满了，就像很多人的桌面那样，堆满了杂七杂八的文件，导致自己办公的时候难以找到自己需要的东西。文件的积压还会导致自己越来越不想去整理，直到乱得不能再乱的时候才去大扫除，又费力气又费神。怎么办呢？我的方法是在自己的每个文件夹底下都建立一个“杂事”项目，比如说学习-杂事，生活-杂事，娱乐-杂事等等，用来表示区分。比如说之前提到的“今天晚上洗衣服”这样的事情，就放到生活-杂事里面。听上去非常简单，简单到自己都觉得没必要了，不是吗？

事实上，这些“杂事”项目还真的就如同办公室垃圾桶一样，是必不可少的标配！大家在收拾文件的时候，总是对放到垃圾桶里的文件感到轻松，因为这代表以后自己用不着管它们了。即使它们非常凌乱，也就让它们在垃圾桶这个有限空间里凌乱好了。我们把琐事丢到“杂事”里面，就如同把各种零散文件丢到垃圾桶里。只不过，app里面的待办事项是不会丢失的，如同放到电脑回收站里面的数据，只要想找回还是找得回来的。要是杂事里面堆满了太多乱七八糟的事情怎么办？直接用app自带的搜索功能就可以了。如果一件事情真的那么重要，我相信大家一定还是会记得关键词的。

3.推迟还是截止？

由于中文版翻译的不好，新手在遇到“推迟日期”这个选项的时候总觉得有些摸不着头脑——是不是这件事情本来应该在今天下班之前完成，我没能完成所以就要推迟？

实际上，这个推迟是相对于当下的推迟，意思就是如果这件事情我此时此刻没时间去做，那么就推迟到其他什么时候去完成。被推迟的事件在到时间之前是被隐藏起来的，省得一直出现在我们视线里面引起我们焦虑。那么什么时候应该用推迟，什么时候应该用截止呢？如果这件事情是外部强制的，比如说在考研报名截止之前进行网络报名，那么就需要使用截止；如果是自己给自己一个承诺，比如说在考研开考之前做完某某练习册（没做完也不会从根本上影响考试），那么建议用推迟。由于设置了截止日期的事件，我们是可以通过预测视图直接看到的，因此截止日期必须谨慎使用，每天最好不要超过3件；如果超过了这个数字，先想一想哪些事情是那种仅仅是自己给自己立的ddl，这种事情尽量转换成推迟+旗标。实践证明，一般还在校园里的学生，一周也就最多3个ddl；上班族一般一周也就10个左右。

经过上面的筛选，一旦一个事项被设置了截止日期，那就是我们优先集中火力搞定的对象了。想一想如果自己忙着复习考研，却在开考前两天发现自己忘记了报名没有准考证，就只能怪自己没有分清轻重缓急了。

4.总结

总之，由于每个人的使用习惯不同，每个人也会踩到各种稀奇古怪的坑。这个时候如果无法从现有的说明书或者网课找到答案的话，就不妨去“在行”约一次相关的行家吧！