提到文档应用，Office 系列注定是绕不过去的话题。得益于其全面的功能，Office 不仅是 Windows 用户的装机必备，也出现在很多 Mac 用户的应用列表中。不过，与功能全面相对应的，Office 的工具栏（也称「功能区」）也相对复杂。对于普通用户来说，工具栏上的一些按钮或许难以用到，但它们却在工具栏上占用着空间。这不仅让工具栏变得拥挤，也不方便我们在使用时找到所需要的功能。本文将会介绍三个技巧，帮你简化 Office 工具栏，让它使用起来更加得心应手。
快速访问工具栏，可能是存在感相对较低、很多人未曾使用的一块区域。它提供了功能区之外的又一个选择。位于窗口最顶端的左侧的快速访问工具栏，相比工具区更为简洁灵活。你也可以根据需要，调整快速访问工具栏中的功能。
在「偏好设置-功能区和工具栏-快速访问工具栏」中，你可以自行选择将哪些功能添加到快速访问工具栏。只需要选中需要的功能，点击「>」，即可将它添加到快速访问工具栏中。
Office 会默认为你显示「常用命令」中的功能。如果你希望完全替代功能区，可以点击「常用命令」，将它切换为「开始」、「插入」、「设计」等功能区的选项卡，然后将需要的功能添加进去。当然，如果你希望将快速访问工具栏作为功能区的补充，也可以在「不在功能区中的命令」这一部分中选择功能。这一做法对 Windows 和 macOS 平台的 Office 均适用。
此外，如果你是 Office 365 的订阅用户，你还可以对功能区进行自定义，取消显示一些使用频率较低的功能，让你的工具栏更加简洁。
打开「偏好设置-功能区和工具栏-功能区」，类似对快速访问工具栏的调整，你可以选择将哪些功能添加到功能区。对于使用频率较低的功能，你可以在右侧选择后，点击「>」即可将它从功能区中移除。不过，根据 官网 的说明，这项调整只适用于 Office 365 的订阅用户，而 Office 2016 则没有这项功能。
除了上述的两个方法，如果你使用 Mac ，还可以借助 Keyboard Maestro 制作更为个性化的工具栏，完全替代 Office 的功能区。作为 macOS 上一款强大的自动化工具，Keyboard Maestro 可以为 Office 创建一个悬浮工具窗 ( Palette )，让我们在其中添加动作，从而覆盖所需要的功能区的功能。如果你还不了解 Keyboard Maestro，可以查看少数派之前的文章：
本文以 Microsoft Word 为例。打开 Keyboard Maestro Editor 后，我们先为将要创建的动作新建一个组。点击「Groups」页面下方的「+」，新建一个组并命名为「Word」。
由于这是一系列专为 Word 设计的功能，我们不希望这个悬浮窗在其他应用的页面中出现。点击右侧界面的「Available in all applications」，将其更改为「Available in these applications」。在保证 Word 在运行中的情况下，点击下一行出现的「+」，将 Word 添加进去。
经过这样的设置后，只有当前运行的是 Word 时，悬浮窗才会出现。不过，如果你仔细考虑，我们只有在打开着文档的情况下，才会需要工具栏，而经过刚刚的设置后，只要 Word 是当前运行的应用 ，不管还有没有打开着的 Word 窗口，悬浮窗都会存在。比如，当你关闭了所有 Word 的文稿后，虽然 Word 的窗口已经关闭，但是系统顶端的状态栏会告诉你，现在正在前台运行的依然是 Word，那么悬浮窗就依然会存在。
为了解决这一问题，我们点击下一行的「Available in all windows」，更改为「Available when a focused windows exists」。这样，只有当 Word 存在正在工作的窗口时，悬浮窗才会出现。
完成上述步骤后，我还希望悬浮窗的显示能够更进一步。与其让它始终出现在视线里，不如为悬浮窗设置快捷键，让它只有在需要的时候出现。
为了实现这一效果，我们将下一行的「Always activated」更改为「Show a palette for one action when」，然后勾选出现的第一行，并为这一悬浮窗设置快捷键。这样，只有当你在 Word 运行的窗口中按下设置的快捷键后，悬浮窗才会出现。我建议同时勾选「Place Palette under mouse」，这样，悬浮窗将会出现在你的指针下方，更方便你的点选。
这样，我们就通过对组的设置，完成了悬浮窗的自定义。接下来，我们要向悬浮窗中添加功能。在 Keyboard Maestro 中，这样的功能被称为 Macros ( 宏指令 ）。
点击「Macros」页面下方的「+」，创建并命名第一个宏指令，本文以较为简单的「剪切」为例。
点击「Triggered by any of the following：」下方的「+」来创建触发方式。在这里我们选择「The global macro palette entry is clicked」。这样，这一指令就会在我们点击悬浮窗的相应动作按钮后触发。
在宏指令的功能设置上，我的思路是通过 Keyboard Maestro 来模拟点按菜单按钮，从而实现功能区中的功能，完成对文本的编辑。因此，我们点击「New Action」前的「+」创建动作，在「All Actions」中搜索并选择「Select or Show a Menu Item」，然后双击它来添加该动作。
在「Select menu in」之后，选择「Microsoft Word」，点击后面的「Menu」，依次选择为「Microsoft Word-编辑-剪切」，这一个宏指令即创建完成。这样， Keyboard Maestro 就会在这一宏指令被执行时，模拟点按菜单栏中的「剪切」，实现相应的功能。而对于其余的功能，你也可以找到它们在菜单栏里的位置，然后依照上述流程添加。
这一系列工作完成后，你制作的悬浮窗应该类似下面的左图所示。不过，在进一步的调整后，我使用的悬浮窗则像右图那样。根据 Office 系列不同软件的主题色，悬浮窗的主题会变为相应的颜色，并且呈半透明的显示状态，宏指令的图标也会与应用匹配。我将在下文介绍如何实现这一效果。
在对组进行设置时，我选择了通过快捷键进行触发。你会注意到，这时编辑界面下方出现了名为「Palette Style」的模块。
点击打开后，你可以在这个界面对悬浮窗的外观做进一步的设定。对于 Word 中的悬浮窗，将主题改为「Signpost」，并在它的右侧滑动调节它的透明度，就可以让悬浮窗更符合 Word 的主题色，也更为美观。
对于 Excel 中的悬浮窗，可以设置主题为「Evergreen」。不过， Keyboard Maestro 并没有适合 PowerPoint 的默认主题。为了解决这一问题，我设置了一个自定义主题。在终端中输入：
defaults write com.stairways.keyboardmaestro.engine CustomPaletteTheme "12,80,77, 0,0,100, 12,70,87"
这一命令的作用是对 Keyboard Maestro 的「Custom」主题进行更改，其中最后三组参数，分别是背景色、文字颜色和被选中后的高亮色的 HSB 值。如果你希望进行更改，只需要将参数调整为所需的颜色的 HSB 值即可。
然后，在 Keyboard Maestro 中，将主题设置为「Custom」，就可以获得这个比较符合 PowerPoint 主题色的主题。
而在添加宏指令后，双击下图圈出的图标位置，即可打开图标选择界面。
在图标选择界面，选择「Application」，找到相应应用的图标，点击更改即可。
实际上，这一种方法不止适用于 Office。我们还可以将它推广到 Photoshop 等众多软件。只要你觉得它们的工具栏较为复杂，都可以用上文中的方法通过 Keyboard Maestro 来进行简化，从而获得自定义的、更方便好用的工具栏。
你可以在 这里 下载 Keyboard Maestro。
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