你的每项任务都同样紧急吗？

你是否制定了一个简单的待办事项清单，并从头到尾地完成每一项任务？

如果你实际上没有对任务进行优先排序，那么这个项目会被拉长。当你不知道如何根据你或你的团队的效率进度来确定项目的优先次序时，会大大损害你的整体工作。

在你的任务中没有任何层次，你缺失了团队项目进度的抓手，长期不利于项目落地。我们需要学习确定任务优先次序的最佳方法。

如何通过 8 个必备技巧确定工作任务的优先级

知道哪些任务可以现在或以后处理将影响你的项目的成功。从团队成员的不参与和缺勤到低绩效和低生产力，低效的任务优先级影响到大型和复杂的项目。分清任务的轻重缓急对于高绩效的团队至关重要，但你能做些什么来解决这个问题？

1. 不分等级地列出你的任务

首先，写下你所有任务的清单。在这份待办事项清单中，包括所有项目正在进行和未来的任务。不要以任何理由把它们留在待办事项清单之外。

这可能听起来可有可无。然而，在我们的头脑中有效地确定优先次序和管理任务是一种幻觉。当然，这对小型的、一个人的项目来说是可行的，但对大多数项目来说，这将是一个传奇。

你必须把你所有正在进行的、已安排的和尚未开始的任务的全貌放在你头脑之外的一个地方。而且，对某些任务来说，需要没有顺序，这样你就不会只是顺着清单走，或者对所有任务都一视同仁。

相反，尝试对任务进行优先排序，并将优先事项传达给你的团队。而这就是你启用工作量管理的方式，并了解你的优先级列表，以便在需要时重新分配。

总是先从创建你的清单开始

不要试图跳过待办事项清单这一步骤来加快事情的进展！这是一个陷阱！这是个陷阱。而且你将无法避免我们已经讨论过的缺乏任务优先级的所有高成本。将较大的任务分解成子任务。这简化了接下来的步骤，在妙记多 Mojidoc 这样的任务管理软件中，你甚至可以重新安排或批量编辑子任务。

现在没有必要对清单中的任务进行排序。但这是按日、周、月、年进行分组的绝佳时机。为每个任务添加持续时间和到期日期也是如此。

请注意，任务并不只包括项目交付物的工作。它们还包括会议、电话和视频通话、演示、以及回复即时信息和电子邮件。但通常，这些都是任务中的步骤。

要编制你的任务清单，可以使用纸笔或妙记多 Mojidoc。 但让我们告诉你：使用工具可以简化在新任务出现时更新清单的无休止工作。而这种任务优先级的方法可以节省大量的时间。

2. 确定你应该先做哪些任务

区分重要和紧急任务

什么是重要任务？什么又是紧急任务？

毋庸置疑，一项不紧急的重要任务必须在你的任务清单上。你必须安排这项任务，但你不需要马上执行它。你实际上可以推迟这项任务。

另一方面，你必须在今天或未来几个小时内执行紧急和重要的任务。但它们不一定是重要的任务，所以你可能会把它们委托给别人执行。

然后，你可能还有其他既重要又紧急的任务。你必须立即去做，以避免严重的负面影响，如错过客户的最后期限，失去客户的合同，不推出产品，或不发布服务。

最后，你的一些日常任务既不重要也不紧急。这意味着你可能从任务列表中删除这些任务，而不会对团队、部门或整个公司造成任何负面影响。

按价值排列任务

你的哪些任务能给企业带来高收益？这些任务是优先事项，但不是所有的任务都是关键。

它们的优先级取决于它们的价值。关键任务是紧急和高价值的。高优先级的任务并不紧急，但它们给企业带来了高价值。中等优先级的任务是紧急的，但价值不高。最后，低优先级的任务是不紧急和低价值的。

下面是几个对任何企业都具有高价值的任务的例子：

做客户的项目工作（超过内部项目工作）

修复远程公司的企业视频会议平台的访问（在寻找更高质量的替代方案之前）。

回答客户支持票（而不是重新设计你的网站）

描述你的团队将建立的新产品的要求（而不是团队不依赖的任务）。

在妙记多 Mojidoc 中建立你的任务和你的团队之间的关系，以便在每个任务中导航，并轻松地检查状态。此外，你可以使用妙记多 Mojidoc为任务设置依赖关系，并最终确定其执行顺序。

按OKRs相关程度排列任务

如果你想把你的一天设定为生产力，那么就依靠OKRs相关程度估计。这意味着你每天在做其他事情之前必须先完成工作量最大的任务。

功效最高的任务往往是一天中比较复杂的任务，或者是那些与公司的OKRs密切相关的任务。每天第一件事就是处理这些任务，可以大大降低你的压力水平，同时创造动力，提高积极性。

在妙记多 Mojidoc 的帮助下，可以很容易地添加带有 "数字 "值的自定义字段，以数字为基础（即1-5，5是最难的）来评估和确定每个任务的估计工作量。这个过程用于Scrum项目管理，但它也可以为你的团队提供类似的服务!

确定每天的优先事项

你可能会对重要的任务进行长期规划，比如几周甚至几年。但这个方法可以帮助你逐日接近你本周的任务计划：

在你结束一天的工作之前，选择你后天必须做的最重要的任务（最多六个）。

根据这些任务的重要性来排序

第二天，专注于清单上的第一项任务，在完成该任务之前不要进入下一项任务，以此类推

在一天结束时，将未完成的工作移到第二天的清单上--不管是一个任务还是几个任务--然后重复整个过程。

3. 不断调整你的优先事项

如果你想学习一种围绕任务优先次序的方法，适应性强是你必须掌握的东西。因为你永远不知道什么时候会出现变更单或团队、业务或产品的意外问题。

但你可以为改变任务优先级的不可预知的事件做好准备。养成一个任务优先级审查的习惯，并建立一个系统，不要忘记相当频繁地做这件事。

每天在一天的开始或结束时审查任务的优先次序。但如果你愿意，可以在周五下午为下周做，在每天结束前审查优先事项。

每天在一天的开始或结束时审查任务的优先次序。但如果你愿意，可以在周五下午为下周做，在每天结束前审查优先事项。

避免持续的时间浪费

丢掉一个突然不再是优先事项的任务，即使你觉得要完成它并且已经投入了大量的时间和精力。如果继续做一个不是优先事项的任务，那将是浪费时间，而且可能会影响到最后期限，特别是当其他任务成为优先事项的时候。

4. 现实地估计你在完成任务方面的时间安排

你需要根据不同的标准来分配资源，而更有可能的是，其中一个方面是用于任务的时间。

你最不想做的事情是为你的团队做出不现实的努力和时间估计。你最终会急于执行项目，这将导致错误。

5. 认识到你的生产力极限

在一天或某种精神状态下，你能做的只有这么多。一个典型的工作日通常有八个小时。而且我们都会偶尔遇到创造性的障碍。此外，我们中的大多数人在感到压力的时候无法表现得很好。

有时，将一项任务推迟到第二天或干脆放弃它，会更有成效。但是，当然，这只有在它不是你不能委托或重新分配的关键或重要和紧急的任务时才有可能。

使用风险日志可以认真地帮助你了解你的团队的任务（或你的个人任务）如果没有完成的影响和概率。了解你的潜在风险可以帮助你更好地了解你的团队的整体生产力。

6. 安排你所有的任务

任务安排必须是你项目管理清单中的一个项目。它始于为你的优先任务列表中的每项任务定义一个开始和结束日期。并适合几个目的，从将任务添加到你的日历到管理工作量。

如果你已经为每项任务添加了到期日，没问题! 你实际上需要这些来作为定义开始和结束日期的参考。

你可能想在到期日之前完成一项任务，以考虑到意料之外的延误。但让我们考虑一下，你的目标是至少在到期日之前完成任务。

现在，在到期日之前完成每项任务取决于你的能力。它也取决于你是否有并发的优先事项。但你只有在日历中安排好任务后，才能对你的能力和优先事项得出可靠的结论。

通过将任务分布在各个日子里，你可以对照最后期限跟踪你的进展。所谓 "进度"，我们指的是距离结束日期所剩的时间（天数或百分比）。然而，如果你在每项任务中都记录工作，你也可以根据努力程度（以人时估算）来跟踪进度。

将你的日程表可视化，对于弄清你是否能承担更多的任务非常有效。如果你已经达到了你的最大工作量，你将需要额外的帮助（一天只有这么多小时）。

为了有效地管理任务和时间，要安排好一切，包括你的个人任务以及内部和外部项目任务。

如果你选择了妙记多 Mojidoc ，你就可以用循环任务安排每周的会议（和每天的提醒）。但你可以更进一步，使用妙记多 Mojidoc的日历视图来安排你的日常任务（或每周或每月）。如果你喜欢时间线或表格（或电子表格）视图，妙记多 Mojidoc也有这些。

最后，妙记多 Mojidoc包含一个工作量视图，以平衡你的工作量，就像一种魅力。发现你已经、即将或距离超负荷的日子。然后，采取相应的行动： 在后一种情况下安排更多的任务，在第一种情况下转移任务。

7. 封锁你的时间以完成更多的工作

安排一些时间块，不受干扰地完成你的任务。这可以防止你进行多任务处理，这是任务优先级策略的反面。

在每一个时间块内执行一个项目任务，甚至是一个不属于任何项目的任务。你也可以在一个时间块内从事多项任务，但必须是小的、不相关的任务。

在你的共享日历中标出一些时间块作为 "专注时间"，并在这段时间内关闭通知。这是一个让你的同事和经理在你专注于完成你的任务，特别是高优先级的任务时不打扰你的方法。

8. 根据需要与你的团队进行沟通

知道如何确定任务的优先次序是在团队中有效工作的基石之一。否则，当他们在等待你的工作开始或完成他们的工作时，你怎么能在团队中循环？

而如果你让他们无限期地等待你的任务完成，他们会有什么感受？每当你的任务进度出现延误时，你必须给你的队友提个醒。并告诉他们你计划何时完成这些任务。

你也必须告知你的经理你在执行任务时遇到的任何阻碍。他们的工作就是帮助你克服这些障碍。

我们设计了妙记多 Mojidoc 的优先级矩阵模板，可以根据你选择的任何两个标准对你的任务列表进行优先级排序。例如，将你的任务按照重要性和可实现性水平进行分类，从低到高。然后，你的高优先级任务将是那些具有高重要性和可实现性的任务。

另外，依靠颜色来对任务进行分类。例如，给不同项目的任务加上不同的颜色。这是一种将你来自多个项目的所有任务放在一个地方进行优先排序的方法。