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让财务开心起飞:维格表 x 腾讯千帆场景连接器,实现发票信息...
2021-12-02 · via 少数派

上次介绍了vika维格表 x 腾讯千帆场景连接器可解决人员考核结果自动收集的自动化案例,行政考核问题解决了一部分,那财务问题呢?

这次,vika维格表 x 腾讯千帆场景连接器带来了:发票信息录入的自动化解决方案——让你认识的财务,立刻笑出声、快乐到飞起的那种。(不信,你转发给他们看,中国人不骗不中国人)

发票信息自动录入解决方案

很多人对财务的印象就是:严肃、严谨、认真。还有,加班……

可以说,财务是整个公司内最「易燃易爆」的高压地带,试想一下:如果你每天加班就为了录入没完没了的发票,还不能出错,换谁都觉得压力山大。

发票录入繁琐、核对难

发票报销看似简单,但发票的类型有很多种,每种发票需要录入的信息也有差别。

再加上公司内通用的各类型报销系统,要求消费明细账单与发票一一对应,录入难、核对难。

图片
发票信息需手动录入,容易出错👆🏼

高频率的信息录入,审计压力大

公司财务每开出去一张增值税专用发票,或是每拿到一张专用发票都要去表格里做登记。

更琐碎的是,等到要按不同维度进行审计的时候,需要将发票号码、金额一张张填写上去。

某审计报表👆🏼

税金计算不能出错,归档量级大且难

审计完成了,一张电子发票的使命还没有结束:增值税专用发票上的信息,需要上报给税务局来做税金抵扣。

同时,还需要一个增值税发票登记账,往往需要和电子发票一同入档,这就增加了财务的工作量。

某真实财务的报表👆🏼

小小的发票却带来了巨大的工作量,但最可怕的是:潜移默化中,所有人都默认财务的工作就是这些枯燥的录入与审计工作。

但为什么会这样?财务就应该一辈子围绕 Excel 填表吗?

当然不是。试试用全新的多维表格:vika维格表,用自动化、数字化的方式解决「发票录入与归档」的问题!

vika维格表 x 腾讯千帆场景连接器,这次带来了新的「发票录入与归档」自动化解决方案,搭配财务管理场景模板,让财务人员再也不用手动录入发票信息了。
 

图片
发票提交后,信息自动识别、录入👆🏼

同时,vika维格表齐全的财务解决场景,让发票、税金一次自动录入后,其他表可直接引用,全方位的减少工作量。

图片
其他审计表、统计表、归档记录表可关联引用发票数据👆🏼

vika维格表 x 腾讯千帆场景连接器 x AI 增值税发票识别,轻松实现👉 发票信息智能识别,并自动整理归档。

实现效果

在vika维格表中,新建一个发票专用表,维格列按照需要的数据信息设定匹配(你也可以通过智能公式,设定你需要的数据,在发票信息提取后自动生成),预留一个「附件」维格列。

上传电子发票到附件列。

发票信息(发票号码、开票日期、开票金额等)自动录入。

如何实现?

每当维格表有发票文件上传时,会通过场景连接器的【AI 增值税发票识别】功能,对发票信息内容进行识别,同时将发票中的重要信息:发票号码、开票日期、开票金额等等信息自动更新到维格表。

更减负的是

不仅是发票识别,你可以在维格表中,任何需要发票信息的表格内,直接引用发票信息无需二次录入,轻松制表,不必再为审计头疼,数据与发票归档可随时溯源。

发票数据一次自动录入,多表灵活引用👆🏼

在使用该场景解决方案前,国内某企业财务人员需要:

  • 日常报销:辨别发票的真伪、是否重复使用
  • 纳税抵税:提取发票信息、制作增值税专用发票台账
  • 审计环节:校对发票信息、凭证归类
  • 每日都要对当天的发票进行归档和整理,发票数量繁多,且都需要相关人员(有时甚至需要多人协同)进行归档、信息录入和校对。

在使用该场景解决方案后,该企业财务人员只需:

  • 上传电子发票到vika维格表中
  • 在其他维格表中,引用数据,轻松完成报表

在人工校对中经常会出现的信息录入错误、效率低下、手工复制耗时耗力等情况,也得到有效解决。

vika维格表 x 腾讯千帆场景搭建的自动化工作流程,大幅减少人力成本并提高工作效率,同时 AI 智能识别的错误率更低。

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