作为一个偏后端同时要前端支持多个上升期业务的产品经理，且要带团队几个小朋友，我的工作的最大特色是“杂”和“时间碎片化“。所以，如何保持高效（虽然还是经常加班），成为了我需要解决的最重要的问题。

其次，因为工作的特殊性，基本处于随时在工作的状态，很难与工作完全切割，所以将所有工作需要用到的资料完全云同步也成了基础核心需求。

五月之前，因为在一家巨头公司，有着严密的风控体系，基本没有任何使用第三方云同步的可能性。五月之后换到高速发展的创业阶段的公司，使得基于同步的协作方式有了可能性。实践了三个月之后，觉得最明显的变化是：不再担心自己忘记或者错过任何重要的工作安排，把碎片化的时间用起来之后，能有足够日常的锻炼和学习的时间，还能有完全不受打扰的娱乐时间。

以下这张图是我自己总结的工作中所需要用到的大概的工具及服务布局。后文会详述每个组成部分是如何作用到我的工作的。

先分享一下我每日大概的工作安排：

10:30 到公司  确认日历和邮件，明确大段空白时间的分布。

11:00 和研发、运营的站会，确认前一天和当日的工作完成情况。（如果是周一或周日，需要同步下个整周的工作计划）

11:00-12：00 解决和分发钉钉群里前一天下班后被@未读的消息。处理分发邮件里与我相关的问题。解决当日在10分钟内可以解决的工作安排。

13:30-14:00 接着解决上午没有完成的短时处理任务。

14:00-18:00 通常有1-2个会（周五下午是整个下午的各业务例会），除此之外在不同阶段的主要工作分别为：收集需求，完成系统PRD；分析数据，策略开发；产品测试，完成测试文档；协同跨部门算法资源，调研新特征维度。串联这几块工作的是项目和产品进度的跟进。最大的问题是不停有临时性任务进来，团队小朋友也可能随时有搞不定的工作需要帮助。

18:00-19:00 快速处理上午未完成或者下午新增的非项目性任务。

20:00-22:00 一周大概有2-3天需要加班2-3个小时，有时候是需要保证项目进展，有时候是处理临时性事务。

所以，我的工作管理核心需求是：保证高效完成工作，且留有个人的时间。拆解开来就是以下三点：

1. 保证前一日的紧急性工作能及时完成，可以空出早晨7:00-10:00的时间完成部分私人的阅读和非工作学习以及日常的锻炼，通常是游泳和跑步。

2. 尽量保证一周晚加班的时间不要超过3天，晚上可以有时间看书和娱乐。

3. 周末尽量不打开钉钉，不加班（除开公司要求的每两周的周日上班），保证个人的学习、社交时间。

从五月开始实践以来，目前已经基本能保证以上三点的实现。以下拆解我上图的各个部分，聊聊是怎么实现的。

从邮件开始，

我目前的公司使用的是Google企业邮箱, 所以基于Inbox Zero原则，我建立了一套庞大的过滤系统。这套过滤系统没有利用什么高大上的方法，核心就是只有和我相关且重要的事情才需要让我知道，否则就等我去定期查看相关邮件做基本了解。

我的过滤系统一共有60多条自动过滤规则，主要是基于发件人身份，收件人是否直接有我的邮箱，内容包含等做的自动过滤，主要规则是是否跳过收件箱，是否自动标记已读，应用什么标签，是否星标重要。在这套过滤系统下，也有多个分级的标签支持。

在这套过滤下，非重要相关的邮件都会直接被已读。重要邮件会有星标和提示。每天早晨的邮件check我会把所有标签都扫一眼。在下午进行到一半的时候，我通常也会再扫一遍整体邮件。但是其他时间段，邮件会基本保持不打扰状态。

在MAC上，我并没有直接使用网页版，还是使用了Airmail来管理邮件。最重要的是因为Airmail的快速动作功能。（iPad Pro上也是，这篇文章是用iPad Pro写的，因为懒，所以主要截图都是iPad Pro的界面）

举例，在Airmail里Send to Todoist后，在todoist里的页面：

另外，因为在Mac上使用的是外置Trackpad，所以在Airmail上的左滑，右滑快速操作的动作和在iPad 上体验比较接近，也是钟情于Airmail的原因。（文章写到一半发现spark也整合了第三方应用😇）

然后是日历，

日历就是为了日程服务，之前在iOS端使用过很多日历服务。Fantastical2，Timepage...各有各的优势，但是后来发现最能满足我的需求的还是系统自带的日历。主要原因是同步服务不复杂。

我的日程主要是三个来源：公司的Google企业账号日程，自己用的Gmail识别的日程，iOS上配套软件自己添加及自己平时添加的的相关日程。完成这三大块日程整个操作就是在设置里添加Google账号。

用原生系统倒不是因为其他第三方软件不好用。是因为现在需要自己手动添加的日程越来越少，大多是同步日程。所以核心需求从快捷的自然语言输入变成快速便捷的云同步。自带日历服务在整合同步上更胜一筹。

接下来是重头戏项目管理，

因为此前的工作都是执行者的角色，所以项目管理就是简单地个人任务管理。但是现在因为要带团队三个小朋友，项目管理的就变成个人主导的项目管理，团队进行的项目管理。

这里我拆分用两个工具。一个是最近的明星任务管理系统todoist，另一个是老牌的项目管理系统omniplan。

todoist的核心功能使用少数派有太多介绍，不赘述。我自己有几个比较常用的使用场景和对应的配置方式可以分享。

场景一：项目协同

因为是小团队的原因，所以协作起来相对比较简单。我们有单独的和研发的需求平台，但是组内的跟进任务和需求同步，都是在todoist上完成。建一个工作的大项，下分几个不同的小项。几个小项大多都是日常模块，但偶尔会有大的比较持久的项目模块，这种一般用完即可更改项目名称和组员。

todoist协作任务有几个讨巧之处和几个令人崩溃的地方：

协同项目，优点：

1. 哪怕团队里面有几个同学不是高级帐户也没关系，只要有人是高级帐户，就能设置标签。（尤其当高级帐户的拥有者是项目分派人的时候，基本解决很多问题），这能比较好的完成项目的初始启动。

2. 只要有人会写循环任务，就能立刻把日常事务的管理跑起来。（解决了一个团队大多数人是任务管理小白的问题）

3. 不是高级帐户也不影响任务指派。

几个令人崩溃的缺点：

1. 任务不能指派多个人。（这是目前遇到的最大问题，现有的解决方式是通过评论解决。相似的任务管理工具asana就能完成多个对象的指派）

2. 分配给别人的任务，不会出现在自己的已完成任务事项里。这对管理角色是比较痛苦的，因为除了定期check有什么没完成，还需要知道已完成的到底是哪些任务。这个时候管理者在自己的已完成任务里是没法看到的。（同样的asana能解决这个问题）

基于以上，目前我们团队和研发之间的项目管理使用asana完成，但是产品团队内部使用todoist完成，主要原因还是一个项目通常由一个产品主owner，但需要多个研发协同完成。

场景二：利用高级过滤的周计划排期

我们团队的产品和研发之间需要每周同步一份周计划，每天跟踪周计划的进展。周计划如果到周一再来制定，绝对是沮丧且长久不了的事。

所以利用高级过滤来梳理产出周计划简直就是todoist的神器。周计划需要包括几个事项：团队所有需要完成的任务，每一项任务的优先级，每一项任务的产品团队跟进人，每一项任务的预期完成时间。

而这些逻辑转换成我的高级过滤逻辑就是：

在A大项目里面的协同任务+我个人在管理的已经被分配P3以上优先级的工作。所以我的高级过滤的逻辑就是：(shared&project_A)|(P1&##Work)|(P2&##Work)|(P3&##Work) ，每个且逻辑之间都是或逻辑，可以继续添加多个或逻辑。

这其中蕴含的是，我是团队任务管理者，所以我个人在跟进的有优先级任务及我参与或者我团队里在协同的任务都会成为周计划组成部分。其余团队成员各自在进行的任务，不需要成为产品团队的周计划，而是各自兴趣或者辅助其他业务的角色。

通常这个周计划在周一就会自动生成，因为团队所有人都会把自己协同的任务在遇到的时候就添加进项目里。而我只需要周一花10分钟确认优先级和预期完成是否合理即可。

第二个项目管理工具是：omniplan

omniplan实际上是个特别复杂的项目管理系统。如果不是标准的项目经理，很难把omniplan用得娴熟且真的帮助提升效率。我自己在Omniplan上也停留非常初级的阶段。主要是为了细分到资源和排期。（因为iPad没有同步，就不配截图了）

第三个比较重要的部分是策略笔记及备忘，当然其中重要的部分是知识管理。

我的知识获得主要渠道还是Medium和邮件订阅这种古老的方式。因为现代社会信息获取的问题不是难获取信息而是怎么筛选信息。所以只订阅有用的邮件和看比较高质量的内容平台是为数不多的选择中反而显得比较高效的。

然而我是一个天生不信任链接的人，觉得任何链接都会在有一天变成404. 所以把内容收集整理下来就非常重要了。

除了知识管理外，工作中的笔记是比较重要的部分。这基本就是未来工作的经验源泉。

这两部分我用两个工具来完成：Bear 和系统自带备忘录。

Bear订阅了高级版，为了云同步，主要整理记录需要长期保存的笔记和重要的知识体系。通常Bear里的笔记都会经过二次整理，并时长拿出来翻一翻。

Notes里则是临时的记录，和日期强相关，重要的内容会转移到Bear，但是大部分都只是为了某一天要查找历史的记录。所以Notes里的每一篇记录都有日期和和主题。有些当时记了结果发现完全是废话的内容会删除。

至于最后一部分，产品经理天天打交道的PRD和数据，测试等，其实就没有什么特殊性。使用什么工具还是为了云同步。

公司是全局使用google 办公套件，所以基础数据肯定就是google sheets了，高级一点的基本在内网平台处理了。

PRD部分，omni graffle 其实同步并不方便，但是目前没有找到更好的画流程图的工具，所以还是用它，然后保存到iCloud Drive里。不用Axure用Sketch，一个是因为不用出带强交互的产品方案，所以Sketch也不用装动画插件。二是因为Sketch的云同步。iThoughts X 一直是最喜欢的脑图工具，出测试点和整理需求简直是神器。为了同步功能买了ios和Mac双版本。

最后聊聊为什么有个Google Photos。因为这真的是神器，在保证相片质量的前提下进行压缩保存就可以无限免费空间。这节约了我一大部分在iCloud Drive上的开销。我目前所有设备上的相片都开启了自动同步到Google Photos. 所以，在工作部分也是直接从Google Photos里拿照片。当然Google Photos在生活场景的使用更强大，完全需要单开一篇文章来写。

最近工作接了大项目，加班有点多了，这篇文章断续写了大半个月，最后部分截图和说明都比较精简。但核心在第一张图其实就比较明确了，在各种云同步的支持下，利用一些效率软件，是能支持在互联网强激进公司对高效工作流的需求的，不至于在碰到临时性大项目的时候变得手忙脚乱。