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让事情在对的时间、对的地点发生 - 少数派
2023-04-15 · via 少数派

入职不久我所在的团队接了3个众筹项目,都在本周上线,加班也变得格外多,原本的生活节奏和计划也被打乱。这两周的工作中涉及到进度管理、信息对齐的事情特别多,所以今天聊聊项目管理。

曾经有位前辈对项目管理的理解总结为3句话:

  • 从结果/目标倒推前期的准备工作。所有动作都为了目标服务,与目标不相干的事情不要做。
  • 尽可能让事情在你想要的时间、想要的地点发生。执行时有很多风险不可控,只要前期的准备做足,意外来临时你就有预度去解决问题。
  • 不知道什么手段是最有效的?那就把你能想到的有利于达成目标的手段都试一遍。

我们也可以从这几句还原项目管理的过程以及核心要素。

1、目标明确

一个成功的项目管理的前提是知道自己的目标是什么。很多时候我们在做项目的时候看起来有一个明确的目标,在实际操作过程中总会被不同的人带跑偏,或许是leader、或许是其他团队的同事。一个项目在执行过程中总会有一些额外的指标或者是想要搭顺风车的指标出现,在一团乱麻的初期焦点也很容易被分散。对于一个项目管理来讲,最重要的是我们要知道去往何方,目标是什么,终点在哪里?它长什么样子。确定目标后在后续的执行过程中,我们也可以对一些不相干的指标/看起来很好短期内对项目没有帮助的合作 say no。

这里也提醒各位,目标不要贪多,“既要也要”注定最后的结果都很平庸,确定好主要目标,所有的资源投入、时间划分优先主要目标,次要目标属于锦上添花,完成更好,完不成也不影响核心。

目标要在项目启动前确定且要和关键人物公司汇报领导达成一致,同时也要将目标与团队成员、协同配合的部门/同事达成一致,在所有人都知道目标的情况下再来协作,大家就会避免很多不必要的扯皮,项目推进也会更顺利。

2、想清楚为了完成目标要做哪些事

目标确定好,也和大家达成一致了,接下来就是根据目标倒推做哪些事情。我们可以想象一下项目完成的理想状态是什么样,每个部分需要提前做哪些准备?哪些事情?把这些都列出来,团队一起来讨论优先级和分工。

要做的事情、截止时间、谁来做、交付标准是什么?把这些列在一张表格里,梳理表格的过程能让我们对项目如何推进更有把握,对于项目的关键节点会有个轮廓,你知道在什么节点需要完成哪些事情。

就拿我的众筹项目来讲,核心目标是项目上线完成销售额目标,那么我们核心的节点有2部分:

a、项目上线:其中包含定价、物流、详情页的制作、宣传物料的制作;这些事情做下去就会延伸出来平台方的选择、价格、预算等事项;

b、项目推广:其中包含kol合作、广告投放、社媒运营;这些事情做下去就会延伸出来kol的寻找、合作沟通物料、预算、视频审核;广告投放渠道、内容;社媒发布内容、时间、素材等事项;

每一个事项继续倒推,就会发现我们要做的事情非常多,一直拆分下去,直到具体明细和时间节点清晰地呈现,确保每一个细节都有执行到位,最后的结果未必能到100分,但是60分是可以保底的。

3、确保交付

在交付阶段涉及到团队/跨部门的协同配合,确保交付就很重要了。在这个阶段,作为项目经理一定要多操心、多和团队成员沟通项目进度,确保在出现问题的第一时间可以进行解决。团队中不同的人做事风格、职业习惯都不同,我们不能寄希望于每个人都非常清楚自己要做什么事情,知道自己需要在什么时间交付什么东西。作为项目经理也有义务去提醒和检查校对每个任务的交付。

4、预演

做完上述工作,项目进度条就完成70%了,距离上线还有一步之遥。在这个阶段我们需要做个预演,在脑海中让项目完整地跑一遍,看看有没有哪些遗漏/风险点没有考虑到,及时补救/提前准备应急预案。

前期准备越充分,项目上线时遇到突发状况才会越少,即使遇到突发状况,你也有余力去处理。

总结起来,我们做的所有准备最终目标都是为了让期望的事情在正确的时间、正确的地点正确地发生。现实不会完全按照我们的预期发展,但我们可以尽力让它不偏离轨道太远。

每次接到大项目为是否能完成目标感到焦虑时,我就会告诉自己,与其为结果焦虑,不如先重点关注当下可以做的事情,我能力范围内该做的事情有没有做好?有没有什么事情遗漏?如果我把所能想到的所有事情都做了、也做好了,结果是一个自然而然的事情。即使结果不好,那我也可以从结果的反馈中矫正自己的动作,下一次一定会更好,这样一来也不会太焦虑了。

PS:以上项目管理的经验仅限于市场/运营一类的项目,偏向研发的PMP项目管理我涉及到的不多也不敢说完全适用。


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