📖工作流概览

5月23号在「少数派」阅读了也谈钱写的《软技能——一本写给程序员的生存指南》。文中提到了作者John Z.Sonmez利用看板对一周工作进行规划，也谈钱则结合「Notion」的看板功能对作者的方法进行了一定修改，形成自己的工作流。

于是，有感而发，又捡起了许久未动的GTD，根据二位的方法，结合以往踩过的坑，重新梳理了一套适合自己的工作流。一周执行下来，不像以往的尝试半途而废，反而减轻了焦虑，顺利地完成本周工作。

💪过往的尝试

第一次接触到GTD时，像玩游戏王抽到了青眼白龙卡一样，仿佛掌握了神兵利器。于是，迫不及待地上知乎、上少数派、上豆瓣，搜集各路大神打造的「Omnifocus」工作流，随之改造了一套庞大不失条理的体系。似乎人生巅峰就在眼前，可迎来地却是耗费大量时间在维护体系上，标红的事项越来越多。一个本应帮我提高效率的软件却消耗了我大量时间。于是，弃之。

大道至简，工具只是辅助手段。最重要的是互通，及时提醒。偶然间，阅读了「知乎」的一个答案，了解了苹果生态下如何高效地工作。没有了青眼白龙卡，还有混沌战士！既然因为耗费在体系上的时间过多，这回打造一个极简的体系总该高效了吧？

• 将具有固定时间的事件填入「日历」，如会议、需求上线
• 将「提醒事项」分成3个列表，『在公司』、『在外面』、『在家里』，将每件事只做一个场景分类，剩下的依据判断去执行

最后，事项无法细分，任务越积越多，放弃。

尝试过的软件、方法很多，最后因为诸如“任务无法细分”、“体系庞大导致的维护时间长”、“剩余任务堆积过多导致的焦虑感”、“软件界面丑”等放弃，又重新回到了『无序工作状态』。

像往常一样，每日刷新「少数派」网站。《软技能——一本写给程序员的生存指南》，一篇似乎跟自己无关的文章映入眼帘，犹豫再三，还是点击了，居然抽到了黑暗大法师。

🌈新工作流

正如文章头图，我的新工作流是：记录（提醒事项 / 日历） ➡️ 看板（Notion） ➡️ 执行（全屏 / JustFocus）

1. 手机、电脑随时打开「提醒事项」，记录任务。
2. 在「Notion」内，每周日规划一周任务，每晚新增、调整当周任务。
3. 每天执行时，将App全屏工作，并打开「JustFocus」记录时间。

工作流详解

下面将结合时间点，详细讲讲具体的执行过程。

⏰每周日晚

1. 根据罗列在「备忘录」的所有工作，规划本周工作的大方向。
2. 根据方向，将「提醒事项」中符合的详细工作内容填入『Working Tasks』，并补充完整信息，如事项的重要紧急程度、责任人、预估耗时等。

⏰每天10点

1. 打开「Notion」，将今日工作内容拉入『今天』看板。

⏰每天10 - 18点

1. 按照『今天』看板的任务顺序严格执行。工作时，进入全屏幕并打开「JustFocus」记录时间，采用的是『55/12』的模式。
2. 完成任务后，修改任务实际耗时，移入『已完成』看板。
3. 若有突发任务，先判断截止日是否今天，不是则记录到「提醒事项」；是今天，则修改『今天』看板的任务。
4. 在18点前完成当天任务。

⏰每晚22点

1. 从「提醒事项」挑选符合当周方向的任务，添加到『Working Tasks』中。
2. 写日记，记录今日成果。目前采用的模板是记录『今日成果』和『今日不足』。

⏰每周日20点前

1. 输出本周成果。

看板详解

我的个人看板与也谈钱和John Z.Sonmez一致，由『周一到周日』、『今天』、『已完成』三大块组成，下面讲下不同之处。

1. 如名称『Working Tasks』，只有工作任务。工作已经很累，何必让生活来增添烦恼。
2. 周六和周日合并成『周末』。周末就让自己活得放肆点。
3. 规划时，每天只安排3件事。因为在当日工作时必定会有突发任务。
4. 元素详解：
   

   

   * 任务标题：填入具体可执行『动作』，若为一个项目，则拆分成多个子任务，再在任务中细分动作，如任务『完成《主播内容优化指导手册》』
   * Optional Due Date：根据实际情况，选择添加任务截止日期和提醒时间。如一项任务（需要与他人协作）需要在周二做，周五截止，我会将任务拖到『周二』看板，将截止日期设为周五。完成自己的部分后，将任务拖到后面的看板待提醒他人
   * Tags：按照重要紧急程度划分为四类『重要且紧急』、『精力充沛长时间』、『️️️紧急』、『️️最后做』。因为在规划任务时已经考虑了任务场景、近期安排，且只有工作任务，所以按照紧急重要程度划分，只需按照任务顺序执行即可
       * 🔥🔥🔥重要且紧急：当日最重要的任务，只有一项
       * 🔥🔥精力充沛长时间：能够有大块时间去完成的任务
       * ⚡️⚡️紧急：突发任务
       * ⚡️最后做：可以被滞后的任务
   * Assignee：该任务相关负责人。此举例任务之所以没有我所在组别，是因为我把该任务视为工作外任务。对于工作任务，均会添加『Team』，即负责人所在部门
   * Time Consuming：任务预估耗时，以番茄钟记录，1个=25分钟
   

为何成功

跟以往半途而废不同，这套新工作流让我坚持了下来，并且很好地完成了本周工作。那么，具体又是如何做到的呢？

• 消除焦虑感

以往使用「Omnifocus」时，很容易就陷入其中，往往沉浸在其『项目』和『上下文』的Tab切换上，不断地去判断该任务的场景、负责人，导致未完成任务越来越多，于是产生焦虑。
而「Notion」的看板用颜色和字体做区分，打开之后能够清楚明了地得知该任务的全部信息，仅消耗极少时间，只需严格执行当前任务。

• 专注地执行

文中数次提及，“进入全屏幕工作，打开「JustFocus」记录时间”，为的就是能够专注地执行当前任务。仔细回忆，你就会发现，很多时间是耗费在被同事或者自己的一次讲话上。
Mac进入全屏幕工作后，消息通知会被隐藏，于是你能够专注地执行当前工作。跟传统25分钟的番茄钟模式不同，我采用的是『55/12』的模式，避免在刚进入状态的时候就被打断，在55分钟后必须强行打断，避免精力的过度消耗。最后，你需要一个耳机，就算是只戴着都好，这样别人就会尽可能地少打扰你。
采用这样的模式，也许会有人想，“万一有什么紧急消息没有回复怎么办”，相信我，如果真的很急，他们会来你座位的。

• 细分任务

「Omnifocus」对于我来说有个缺点是，将一个任务细化后，首先得判断是平行还是顺序，然后执行过程中，还会被母任务吸引注意力。「提醒事项」则无法细化任务。而「Notion」的看板则很好地解决了这两个问题，我可以在『任务详细信息页』再细分任务。这样，在我知道子任务时，只需看看板的任务标题；在我忘记子任务时，打开『任务详细信息页』查看即可，减少了在规划和执行任务过程中的精力和查看时间的消耗。

• 整合零散任务

这个很多大神都有提过了：避免将时间切成零碎时间。比如可以把查看邮件和回信息放在一起。

其他补充

• 日历的使用

在工作流的开头部分，提到了用「日历」记录。对于日历的使用，我是这么处理的：如果某项任务具有明确的截止时间的属性，那么我会将它放到日历中，而非看板中。
「日历」专设了一个『公司日历』，只用来填写工作内容相关的事件。事件会补充责任人信息、截止时间（如果是一天则默认全天）以及其他信息。
于是，每天早上9点钟收到推送后，在上班路上就能对今天有个大致了解。去到公司后，再打开「日历」，追踪事件确保完成。

• 计时的思考

对于是否要严格用软件去执行番茄钟，我个人的看法是依据工种。

• 对于可以全天坐在电脑前，无需与他人有太多交流的工种，可严格执行
• 对于全天需要不断地跟人交流的工种，没办法执行
• 对于有一定块时间数量的工种，可视具体情况执行

我的工作是运营，所以在执行过程中，没有过于强烈的愿望一定要开启每个番茄钟（这也是以前带来焦虑的原因之一），因为有的时候会被一些特别重要的事情打断，或者忘记开启番茄钟，番茄钟就会失效。所以，真正要做的是，在开始前看一眼时间，然后根据上文『专注地执行』部分去工作，对时间有个把握就足够了，不用刻意地去强求。慢慢地，你对时间的把握会越来越准，也能全身心地投入当前任务。不过前期还是要尽量多开启番茄钟，有助于对时间的把握。

🌞阳光如此明媚

为了逼迫自己更加专注地执行当天任务，该工作流还有2个小设定是：

1. 18点前完成当日工作。
2. 未完成，罚10块。

在新增重要且紧急的任务的情况下，一星期的实际成果是4天超时，1天在17点半的时候完成，全周工作完成。（亏了整整40块呐！）

虽然并没有完美地完成所有设定，但是这套工作流让我找到了一个乐意执行的新方法，并且也对自己的实际工作精力、时间块的数量、时间段的选择有个准确的把控（看「JustFocus」的番茄钟记录分析），这样就能对未来的工作进行更准确的资源分配，以达到“高效”状态。

🤔两个小疑惑

看完文章后，我去看了《软技能》这本书，在执行过程中有两个小疑惑：

1. 采用定额工作法的过程中，任务冲突时如何解决，比如12点前睡觉和每天读一小时书都没完成，而现在已经11点半了。我会判断哪个任务更重要，择其一。最终的解决方案是避免这种情况发生。你们呢？
2. 在番茄钟未结束时，突然想起来一件事要不要记录？会出现这种情况，说明还不够投入。我的解决方案是立刻记录到「提醒事项」里，避免遗忘或者回忆时间较长。你们呢？

最后，以上任何软件都有其优劣处。工作流生效的前提是符合个人需求，因此万不可照搬。最重要的是：

动起来，去做！

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📝后记

新的一周开始了，继续按着流程走，改进了一个地方：

• 完成任务后，保留预估番茄钟，在后方补上实际番茄钟，以便下次安排任务时能够更准确地预估时间