本文作者为艾伦，来自倍受欢迎的青年学习型自媒体「一周进步」。

无论你在什么样的岗位，制作 PPT 肯定是绝大多数职场人所必须的。然而，多数人使用 PPT 的设置，都是不假思索地用了默认的软件设置。这不但会让你做 PPT 效率低下，往往也在花费大把时间之后，却产出不堪入目的丑 PPT。

因此，在开始做 PPT 之前，我们必须根据自己的需求，调整好软件设置，让 PPT 更符合我们的使用习惯。

幻灯片大小

打开 PPT，最重要的区块肯定是放置内容的幻灯片本身。所以第一步，我们得先知道「如何调整幻灯片大小？」。

由「设计─幻灯片大小」，我们可以看到最常见的两种大小「标准（4:3）」和「宽屏（16:9）」。其中，「标准（4:3）」主要用于老式 CRT 显示设备，而「宽屏（16:9）」则用于当下液晶显示设备的规格。也因此，在 PPT 2010 及其以前的版本，默认的幻灯片大小是「标准（4:3）」，而 PPT 2013 及其以后的版本，默认的幻灯片大小是「宽屏（16:9）」。你可以根据显示设备的需求，选择你制作 PPT 时的幻灯片大小。

此外，如果你的 PPT 有其他需求，也可以选择「自定义幻灯片大小」。里面除了可以设置「信纸」、「A4 纸张」或「横幅」等特别的格式大小以外，也可以自定义幻灯片的宽度和高度，以及调整幻灯片或备注的方向（纵向、横向）等。

主题字体

在制作 PPT 时，最常见的肯定是插入文字内容。如果你直接在文字占位符（注：默认版面中可供输入文字内容的虚框）输入文字，或者直接插入文本框，那默认的字体就会是分辨效果较差的宋体（因其笔划粗细不一的特性，在分辨率较低的屏幕上很容易误读，显示效果也不佳），还得多费一番功夫来修改字体。因此，选择好合适的字体（例如微软雅黑，黑体字更易读），并自定义为主题字体，就能让你省却这些琐碎的修改时间。

在「设计 - 变体 - 字体」中，有很多 Office 自动帮你配置好的主题字体可以选择。你可以在此挑选合适的字体组合，也可以直接拉到选单下方的「自定义字体」来新建主题字体。

在「自定义字体」中，分别设置好西文和中文的「标题字体」和「正文字体」（注：西文和中文字体建议分别设置，因为很多西文字体并不包含中文，而中文字体在设计考虑上也不太看重西文），并从示例中及时看到设置后的字体样式。最后，为这组「主题字体」命名后即可保存。

依循上述的步骤，你可以为不同用途、不同场合分别先设置好各自的「主题字体」，待你需要使用时，就可以直接由「设计─变体─字体」来切换。使用上会方便许多。

主题颜色

讲完了字体，我们来谈谈「主题颜色」。

在 PPT 中，修改文字或者形状、线条的颜色，也是比较常见的操作。然而，不当地使用颜色，往往是造成我们做出视觉上较为杂乱的 PPT 的原因之一。

和修改「主题字体」一样，你可以在「设计 - 变体 - 颜色」找到由 Office 帮你配置好的主题颜色。当然，也可以点击选单下方的「自定义颜色」来新建主题颜色。

在「自定义颜色」的界面中，前四者是「文字/背景」的颜色，默认背景是浅色 1 的白色，默认文字是深色 1 的黑色；接下来的六种颜色（着色 1-6）是对应形状与图表的配色，插入形状时往往默认是着色 1，而插入图表时，则根据数据的不同序列，则依照着色 1 至着色 6 的顺序显示颜色。以上「主题颜色」与其对应的显示方式，都可以在「自定义颜色」界面中的示例看到。

 那该怎么修改「主题颜色」呢？

先点击你要修改的颜色选项（例如：着色 1），拉开主题颜色色盘找到「其他颜色」。接着你可以在「标准」栏挑选一种颜色来替代原本的着色 1，也可以在「自定义」栏的色盘中输入 RGB 或 HSL 数值来取得精确的颜色。这些替代颜色后的变化，都可以在右下角的「当前/新增」看到。

如果你已将「主题颜色」设置完毕，那就为这组配色命名之后保存即可。

同样地，你也可以为不同用途、不同场合分别设置各自的「主题颜色」，需要使用时，直接由「设计 - 变体 - 颜色」来切换。

快速访问工具栏

在调整了幻灯片大小、也设置好主题字体与颜色之后，还有什么是我们可以提前设置好的呢？这就得提到我们使用 PPT 时的一大问题了。

平常我们制作 PPT，真正会用到、且是频繁用到的功能，往往就是那么几个，例如：插入文本框、修改文字的大小颜色、插入形状或将对象对齐等。然而，这些频繁使用的功能，往往是在不同选项卡中，你必须经过甚至 3~4 次的点击才能找到。有没有办法将这些最常用的功能，集中在一起呢？有的，就是接下来要介绍的「快速访问工具栏」。

什么是「快速访问工具栏」？你可以在 PPT 界面的最上方，看到一列默认设置是「保存」、「撤销」等两三个功能的工具栏，这就是初始的「快速访问工具栏」。

那该如何添加常用的功能到「快速访问工具栏」呢？很简单，你只需要将鼠标移动到该功能后点击「右键─添加到快速访问工具栏」，就可以将这个功能加入到「快速访问工具栏」了。

当你添加的功能稍微多了点，就会发现窗口上方挤着一整列工具，且使用时还得将鼠标移到窗口上方，颇不方便。此时，你可以拉开「快速访问工具栏」最右边的选单「自定义快速访问工具栏 - 在功能区下方显示」，就可以将这一列工具移到功能区的下方了。

此外，在「自定义快速访问工具栏」中，你还可以点击「其他命令」，进一步调整或者导出这个工具栏。在这个界面中，你可以调整工具栏中每个功能的顺序，也可以与左边的功能区作添加或删除。这边建议你在排列每个功能顺序时，尽量将同一类的功能集中在一起，例如：文本框与修改文本格式的一类、对齐与分布的功能放同一类……等。

在设置好「快速访问工具栏」之后，你可以在「其他命令 - 导入/导出」，把专属于你的「快速访问工具栏」导出自定义文件。这可以让你在另一台计算机使用 PPT 时，能够直接导入文件，而不用再重新设置「快速访问工具栏」。

小结一下设置「快速访问工具栏」的三个原则：

1. 添加最频繁使用的功能
   
2. 在功能区下方显示
   
3. 同类的功能放在邻近的位置

所谓「工欲善其事，必先利其器」，建议每个常使用 PPT 的职场人，花个 10 分钟调整你的 PPT 软件设置。之后使用 PPT 就能更省时省力，事半功倍。