资源管理是规划、获取和使用高效完成项目所需的资源。组织经常使用“资源”来代替“人员”，但这种说法并不友好。该术语还可以指设备、服务、软件、硬件、供应品、原材料以及高效完成项目所需的任何其他东西。
当您管理多个项目时，最大的资源挑战通常是人员。您可能需要订购耗材或预订设备，但这比管理人员的时间更容易。为了确保您以最有效和最高效的方式利用个人时间，您首先需要知道谁将与您一起从事该项目。这些人是您项目团队的一部分，通常是主题专家或其他可以为工作做出贡献的人。
通常，这些人会以兼职形式参与您的项目。他们可能参与您的多个项目，或协助其他项目经理开展工作。也许他们在运营方面有“日常工作”职责。
人们很忙，除了完成你的项目之外，还有其他事情要做。这就是为什么给团队领导和个人足够的通知以了解所需工作很重要。尽早让他们承诺投入时间，这样他们就知道接下来的工作，他们就可以为此做好计划。
使用多项目、综合时间表进行规划，确定四五个月后可能需要哪些支持或技能（如果目前没有预订资源）。如果您已从个人那里获得时间，请查看所有项目，看看如何最好地利用这些时间，尤其是当即将到来的工作出现停滞时。他们可以利用项目时间来培训同事，培养新技能，以便他们能够支持项目的其他领域或提前完成未来的任务。
容量规划软件可让您查看多个项目和团队的资源分配情况。然而，许多组织没有提供这种级别数据的工具，也没有能够进行精细预测和规划的文化。
您可能会发现自己不得不仅使用电子表格来规划人们的时间安排，并使用侦探工作与团队负责人讨论谁可以在什么时间从事什么工作。这本身就很耗时。
在某些情况下（例如，您的组织尚未制定成熟的项目管理方法），您有责任确保获得工作支持。您可以采取一些措施，以便更轻松地确保您的团队成员有足够的时间专注于您需要他们做的工作。
首先要了解谁影响着个人如何花费时间的决策——守门人。
与守门人建立关系——守门人负责管理项目相关专家和资源的优先级和时间。这些守门人可能是团队领导或部门主管。他们通常是您希望其花时间参与项目的人的直线经理。
理想情况下，在你需要要求团队成员支持你的项目之前，你已经建立了关系。你的内部网络是你项目的重要支持来源。试着定期抽出一些时间来改善和深化你与同事的专业关系，为他们腾出时间，与他们分享有用的信息，并对他们所做的事情感兴趣。
当你需要向团队成员寻求支持时，首先要解释该个人在项目中扮演的角色，以便守门人了解该人被要求做什么。如果可以，请展示项目工作如何与组织或部门的战略目标相关联。这有助于展示工作的价值，并将请求从简单的任务提升为对组织的贡献。
与项目团队成员的直线经理保持沟通渠道畅通非常重要。抽出时间定期与团队领导进行沟通。如果该人自己没有通知您，这是您了解即将缺勤、计划休假和其他个人无法参与项目工作的时间的主要方式之一。
某些项目团队成员和利益相关者在组织中资历足够高，因此您无需与他们的经理讨论他们的空闲时间以及他们正在从事的其他工作。直接与他们交谈。您可以询问以下问题：
这个问题并不是要邀请他们为他们最优先的项目承担更多工作。它是一种发现如何以不干扰他们优先目标的方式管理项目工作的方法。例如，您可以通过只在周二安排与他们的项目会议来解决他们的其他承诺。
了解缺勤情况有助于您的项目规划。了解他们的繁忙时间也很有用。例如，如果您与财务部门合作，那么在财政年度的某些特定时期他们会非常忙碌。尝试找出项目团队中人员的繁忙时间。
未来可能会发生一些您不知道的活动或事件。提出开放式问题，以发现可能给您的项目计划带来问题或机遇的事情。
无论您从直线经理或资源本身听到什么，都假设情况在不久的将来会发生变化。您今天获得的信息仅适用于今天——谁知道三个月后他们的优先事项是什么。监控计划的进展情况很重要，为此，您需要准确、最新的信息，了解人们正在做什么以及他们还有多少时间继续从事您的项目。
继续交谈和回顾，进行有关可用性和即将到来的工作的相同对话，以提醒人们他们的承诺，并向自己保证，当您需要他们时，他们确实有空。根据该信息更改时间表，以确保它反映现实。
项目资源管理的核心在于确保资源的可用性和安全性。通过制定详细的资源需求计划、合理分配资源、严格成本控制和加强团队的资源安全意识，项目经理能够为项目的顺利开展提供可靠保障。在资源管理上投入精力不仅能提高项目的成功率，还能为企业节省成本并带来长期收益。
很多挑战都来自于你周围的组织无法或不愿意理解同时运行多个项目的后勤和要求。没有灵丹妙药可以解决这个问题，但要保持沟通，并使用你的文档和数据来证明资源冲突对你的工作的影响。
此内容由惯性聚合(RSS阅读器)自动聚合整理，仅供阅读参考。 原文来自 — 版权归原作者所有。