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一日一技 | 我的自制 Numbers 账本表格分享:搭配快捷指令快速记账 - 少数派
2024-11-17 · via 少数派

我的账本构成

我的账本一共三类表格:第一类是每日消费记录表,第二类是日历统计表,第三类是年度统计表。因为我自己的记账需求是只想知道自己一年花多少钱,所以只做了支出部分,没有做收入。表格模版一直到 2030 年,未来六年记账不用愁!!

从左往右:表 1 每日消费记录,表 2 日历统计,表 3 年度统计
表 2 日历统计一年完整视图

表 1:每日消费记录

①当天日期

每日自动更新。

②今年剩余天数

每日自动更新。该单元格用到的公式是 DAYS360 函数,该函数一年按 360 天计算,所以会有 5 天误差,根据 Apple 官方给出的函数说明,误差值会逐月递减。

③今年包含房租/房贷的总支出

每日、每月自动更新。所用公式是「今年总支出+每月固定支出×已经过去的月份数」,目前是 11 月,所以该单元格就是 29599.5+1550*11。等到了 12 月会自动更改为 ×12。

默认每月固定支出为 1550 元(因为这是我的房租🤣),你可以将其修改成任意数字,房租、房贷、车贷等。

公式说明。划线部分 1550 请根据实际情况作修改

④今年不包含房租/房贷的总支出

每日自动更新。

⑤今年日平均支出

每日自动更新。

所用公式为「④÷已经过去的天数」,假设今天是今年的第 280 天,则该单元格就是 29599.5÷280,过零点后自动更新为 ÷281。因为同样用到 DAYS360 函数,所以会有一点点误差。

注意:每年 12 月 31 日需要把 Avg 对应单元格使用的函数红色划线部分的 DAYS360 函数删除,改为「365」。因为 DAYS360 函数没办法自动停留在每年最后一天,也就是说等到了下一年 1.1 会自动变为 ÷1,那么日平均支出金额就失去参考价值了。

⑥今日支出总和

自动更新。该单元格我设置了高亮显示的规则,当今天消费总和大于 100 元时,数字颜色会自动变成红色。

表 2:日历统计

当月和当天日期做了高亮显示。并且每日消费总额超过 100 时,也会有高亮显示

Total

月总支出,会自动更新。

Avg

本月日平均消费。所用公式「当月总支出÷本月已经过去的天数」。比如今天就是 1829÷14,明天会自动更新为 ÷15。

注意:每月最后一天同样需要把该单元格所用的「DAY 函数」删除,改为当月实际天数(28、29、30 或 31)。因为 DAY 函数和 DAYS360 函数一样,会根据日期自动更新,意味着等到了下月 1 日就会自动变为 ÷1,不改的话同样会失去参考价值。

11 月最后一天时把红色划线部分删除,改为 30

表 3:年度统计

从上往下依次:年度支出统计表;本年度各类别支出占比;每月支出折线图

年度支出统计表中当前月份会自动高亮显示。该工作表所有内容都会自动更新,无需修改任何内容。

账本说明部分结束。

我的记账方法

这里主要对用到快捷指令的几个方式进行说明。如果你愿意打开表格手动输入,该部分可以不看。

手动记账指令

该指令需要手动输入金额,只是帮助简化记账流程,可以快速将日期、金额和说明填入表格。

使用方法:先将以下指令添加到指令库,然后分享至主屏幕。

指令添加图示
手动记账指令动图演示
手动记账指令步骤图示

支付宝/微信付款界面截图指令

该指令分为自动截屏和手动截屏两种方式。注意,无论用哪一种都请先完成以下操作:

打开设置 App > 划到最下面找到 App > 找到快捷指令 > 高级 > 将「允许不确认直接删除」打开

自动截屏

将该指令添加到指令库,然后设置指令运行方式。可选轻点背面或者辅助触控:

轻点背面

设置路径:打开设置 App > 辅助功能 > 触控 > 轻点背面 > 轻点两下/轻点三下 > 选取快捷指令

轻点背面记账动图演示

辅助触控

设置路径:打开设置 App > 触控 > 辅助触控 > 打开

根据你的使用习惯,可以设置成轻点两下辅助触控运行指令,也可以把指令添加到辅助触控的顶层菜单。

轻点两下辅助触控记账动图演示

指令讲解

这部分可看可不看,只是帮助大家理解指令运行机制。

指令内部操作图示

该指令会自动截屏,然后获取截屏内容,接着识别内容,把需要的金额部分填入表格。因为支付宝支付界面的数额包含千位分隔符,而微信不包含,所以需要用到「如果、否则」操作来区分两种情况获取金额。

上:支付宝付款界面;下:微信付款界面

接着选取类别,输入备注(如果不需要备注则直接点完成),最后指令会将当天日期、消费金额、所选类别、输入的备注依次填入每日消费记录表,完成记账。

注意:该指令只能识别包含一个千位分隔符的情况。也就是说当你的消费金额大于等于七位数时,只能自己打开账本记账(不过说实话能花七位数的朋友,大概率不会有记账的习惯,也就用不到这个模板了)。

手动截屏

如果不喜欢自动截屏的运行方式(轻点背面有可能会误触,也不习惯将辅助触控放在屏幕上),那么就可以用手动截屏来记账。

将以下指令链接添加至指令库,然后分享至主屏幕。

记账步骤:支付完成后截屏支付界面 > 回到主屏幕运行快捷指令。

手动截屏记账动图演示

银行短信自动化记账

将以下指令添加至指令库,然后设置自动化。

自动化设置步骤图示
银行短信记账动图演示

记账方式:每次消费完成后,不要急着锁定屏幕,等待快捷指令自动化运行。因为写入数据到 Numbers 表格需要手机处于解锁状态下才能完成

这个方式相对来说是最快捷的,不过需要你的支付习惯是用银行卡余额付款,并开通银行余额变动短信提醒服务。大部分银行都可以用手机 App 开通该业务,费用一般为几块钱一个月,例如工商银行该业务收费为 ¥30/年。

注意:用到的指令需要自己做一点修改(修改步骤下文会详细说明)。

银行短信记账指令修改说明

银行短信指令说明

以上指令中第三步操作匹配文本的表达式为:(?<=\)).*?(?=\)。这个表达式的意思是把 )之间的部分保留下来。表达式中粗体部分是固定不变的,细体部分(即上图红色画圈部分)需要根据短信内容作修改。

工商银行短信内容

根据这两条短信可知,每一次消费金额都介于 )之间,所以得出表达式为(?<=\)).*?(?=\元)

再举一个建设银行的例子。

建设银行短信内容

根据短信内容可知消费金额介于人民币之间,所以匹配文本的表达式为 (?<=\人民币).*?(?=\元),将该表达式填入快捷指令的第三步即可。也就是把银行短信指令说明图中红色画圈部分改为「人民币」和「元」。

这里还有一点小技巧:使用银行短信指令记账时,可以在信息界面长按银行对话框,将银行联系人设置为隐藏提醒。因为每次指令运行时,快捷指令都会弹出运行通知,运行通知再加上短信通知,看起来会有点繁琐。

只是一个建议

注意事项

  1. 表 1 每日消费记录中「Today」对应单元格、表 2 日历统计每一天支出金额的单元格、表 3 年度统计单元格的数字格式遇到小数点的情况会自动四舍五入。因为这些单元格都用到了会计格式,该格式的优点是当数值为 0 时,会显示为 -,使表格看起来更清爽。
  2. 表 1 每日消费记录的「Date」列日期格式请不要修改!!如果修改可能会导致其他表格公式没办法运行。
  3. 表 3 年度统计折线图的Y轴坐标值会根据你这一年消费金额最大的月份随时变动。举个例子,当你今年花钱最多的一个月花了 5020 元时,Y 轴坐标最大值为 6000。如果花钱最多的一个月花了 3528 元,那么 Y 轴坐标最大值为 4000。
  4. 尽量不要修改工作表中各表格的标题,否则会导致指令运行时找不到表格。如果要修改,请打开使用的指令的操作界面,对最后一个操作中的名称进行相应修改(见图x)。
  5. 每一年的第一天请打开使用的指令,把最后一个步骤的表格名称改成相应的年份(见图 x)。
图 x

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