我在使用三种工具时的使用场景和心得
之前写过几篇Notion 的文章，以为自己对任务管理很有思考和心得了，结果在实践中不停地推翻重构，愈加让我明白，好的任务管理是润物细无声的。用最合适的工具，配合最质朴的理念，才能解决自己的需求。其前提是真正搞明白了：任务管理的需求是什么？
先介绍一种最常见的思维误区，大多数人初次接触任务管理理念的时候，常常会犯这样的错误。他们以为学习了很多方法论，比如GTD方法论，Kano模型，印象笔记任务管理方法论，以及各种知识付费里xxx大师的任务管理经验，就能让自己很好地完成任务。一旦发现事与愿违，一部分人开始抛弃任务管理，张口闭口无用论，另一部分人重复看重复的理念，重复着三分钟热度，并未真正受益。究其本因，他们忽略了任务管理的本质，是要把一件件的事情做好。就像我要去公司，我只会在公交、地铁和打车三选一，我的目标是到公司上班，不是研究交通工具，毕竟迟到了就得扣工资。
我依然在使用Notion，因为在多种模式的联动上，只此一家。将日历和看板模式通过日期的方式关联，非常友好，让我能够记录任务的同时又能聚焦当下的任务。
除了对Notion做适当的改进，我对自己的任务管理期望也做了改进。就像我举的上班的例子，能够不迟到就算达成任务管理的标准，并不强调立刻复盘什么交通工具最合适，毕竟多坐几次地铁，多坐几次公交就明白什么时间什么工具最快最舒适了。所以我放弃了刻意地去复盘每天的任务，复盘一般都是阶段性的，实践出真知，从过去的经验来讲，这一点我一直做的很好。但我在盲目模仿GTD过程中刻意地增加了每天的复盘，为了复盘而复盘，毫无意义。
下面是我的管理看板的改进：
增加了周一到周五的工作card
说明一下，之前沿用的收集箱、处理中、处理完毕模块分组，看起来很管用，实际上太理想化了，我的很多任务要么是需要优先处理下，要么是时间跨度很长，需要分批处理，为此我增加了预处理模块。后面发现，处理中都又堆积了很多任务，一周的任务说多不都多说少不少，清一色的紧急让我看不明白究竟哪个任务是真正紧急的，究竟我要优先处理哪些任务。最后只能回到日历模式看，看板模式变得形同虚设。
看板有他独特的优势，视图应该更加明朗、聚焦和可操作。
因此，我减去重要紧急度的说明，将看板工作固定在本周。另外，我将处理中分块为周一到周五，这样我既能看到一周的任务情况，也能显而易见地知道哪些任务今天要处理。面对跨度很长的任务，我不再用二级菜单打开分任务流或者检查项的方式执行，项目的执行人只有我一个，页面永远是够用的。所以我会直接拆分任务描述，周一周二周三可能都有同一个任务A，但是周一的任务是A工作一阶段，周二是A工作二阶段，以此类推。
优先级用顺序来表明，即使是一天内，优先级也是有变化的
在大型的项目中，根本用不上Notion。在时效性非常强的工作中，简单的表格汇总和即时通讯工具的沟通，就能够满足所有需求，这时候工具就会选用最随手可得的纸笔，沟通工具变成了邮件微信，夹杂着各种txt、word、excel的任务总结或项目细项，每个人的任务都是被分配好的，只有项目经理会用甘特图拆分好工作进度。
而在面对个人的任务管理的时候，我愈加发现，简单好理解才是王道。我不需要臃肿的标签来标识我的任务优先级，仅仅通过card的拖拽，排列到顶部，我就能明白当下我应该最先做什么。即使是被领导突然安排临时任务，我也不用费劲地修改旧任务的优先级，增加新任务的高优先级，而是通过一个拖拽，清楚明白地展示我的任务线。一个动作总比两个动作来的方便，满眼的优先级标签，可能还不如我的一个列表排序。
不要频繁记录已经完成的小任务
回到上面我说的内容，任务管理的初心是完成任务，记录和复盘都是顺其自然的，不要去刻意地每天复盘，同样，也不要刻意地去记录无意义的小任务，尤其是那些你五分钟就做完的任务。
时刻记住：任务管理的初心是完成任务，如果能够自觉高效地完成任务，哪怕你的任务管理记录是空白也无所谓。
回归到任务管理的洪荒时代，我们是一群工作繁忙容易忘事儿的人儿，我们习惯用纸笔记录自己当天的任务，用备忘录来告知自己可能会忘记的行程，我们会在一件事情做完之后，去check自己的备忘，完成上一件事情，规划下一件事情。一段时间的任务完成后，我们就算是真正地受益了任务管理的良性循环。现在也不例外，我们只是替换了记录的工具和平台，但是要做的事情始终没有变，不是吗。
让备忘录只做好备忘就够了
备忘录没有退出历史的舞台，因为他始终关注人们最核心的需求：那就是备忘，只要坚持这一点初心，备忘录就永远不会从“热门”的APP中被剔除。
很多人有误解，认为任务管理工具只是颜值更高的备忘录，他们宁愿用备忘录。
其实不然，二者形态不一致，card更加科学，这是备忘录做不到的； 直观地知道任务总览，任务时间段和优先级也是备忘录做不到的；成熟的任务管理思路，都是建立在现代任务管理工具的形态上的。就像word虽然只是换到电脑上写文档，但是跟用纸笔写文档是完全不同的，用趁手的工具做趁手的工作。我就常常很想将我的琐事记载Notion中，后来发现怎么都不合适，card乱七八糟不说，还让我东忘西忘，根本不知道记到哪里去了。
前阵子和公司一个销售通电话，对方表示刚才我说的内容比他要用备忘录记一下。对当时的我来说非常诧异，但是出了一次长差后，我深感赞同。项目上不用任务管理管理工具，都是日报总结，但是琐事繁多，又大多是口头描述，长此以往，备忘录就派上了用场。备忘录从命名，工具形态上来说，就天生表明了他的工具属性和解决的需求：防止你忘事情！
我会忘记很多事情，比如晚上我要淘宝下单买个袜子，周末前我要订票和亲人看电影，明天记得写好自己的季度总结。备忘录不是提醒，如果每条任务都设置提醒，你只会更加烦躁。相反，使用备忘录的人，会下意识地在早晨、中午、晚上不定时check下自己的备忘记录，防止自己错过重要的事情和行程。当然有需要提醒的，也可以设置时间强提醒。
回到任务管理上来说，Notion能做的，备忘录也能做，但是备忘录做地不好。所以我用Notion 管理任务，用备忘录做生活备忘。一个工作，一个生活，这才是条理生活真正的法则，我不建议用一个工具解决一切，工作怎么都能凑合，解决问题就行，但生活需要仪式感。
Bear，我的写作小伴侣
最后再说Bear ，少数派的文章我都写在里面，原因是他的标签系统让我很清晰地看到我想看的。比如我用第几周来标示我的文章写作周，这样我看标签就知道我的写作频度，哪些周我没有输出内容，这一点虽然文件系统也能做到，但是通过标签来做，Bear 让我觉得更清爽。如果有篇文章我不合适，我可以直接更改标签来移动他的位置或删除，但是在文件系统中，我要反复删除、移动、创建。同样我可以通过链接打通文章间的壁垒，为标签设置icon ，这一点与Notion 有异曲同工之妙。即使他的md格式有些问题，我仍然愿意使用这一款视觉优秀，操作流畅，但仍有改进空间的文字编辑工具。
比如我这篇文章，就是在Bear写作完成的，我不会考虑我是不是建立了过多的文件夹，因为在我的脑海中，每一篇文章都有脉络可寻。他更像一个网状的全新系统，而不是单纯地替换文件夹管理的新方式。
找到一个适合的工具，不是为了践行自己的理念，而是为了把事情做好，结果要美好，过程也得美好才行。
附录：
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