在学校和日常生活中，我通过手机上的 App 和网络上的服务来帮助我提高效率、管理日程。然而，所在公司对于第三方软件和服务的限制越来越多，能够使用的软件也仅限于 Windows 10 系统自带的基本软件以及 Office 全家桶。这使得我不得不将目光投向了我「最熟悉的陌生人」—— Outlook。
在设计方案之前，必须先要明确我最重要的目的，以及手头可以使用的资源。
作为一名金融前线人员，我日常工作大部分的时间都用在以下几个方面：
在公司 IT 系统这样「艰苦」的条件下，工作六年的我也逐渐摸索出了一套仅仅使用 Outlook，且适合自己工作需求的效率方案。
下图即是我日常工作的界面截图，能让我高效地发挥几个功能区的全部用途。
以下我就以几种常见的任务场景详细介绍一下我的工作流程。
作为公司内部主要的联络方式，每天我会收到两百封以上的邮件，安排的任务、分享的最新信息一般都通过 Outlook 这个窗口送达。几年下来，20G 的邮箱空间早已捉襟见肘。如何不被邮件淹没，并从其中快速甄别出需要紧急处理的内容，成为了我第一个考虑的问题。
根据自身的经验，我先给每天的邮件进行了分类。收到的两百多封邮件中，约10% 的邮件都是群发的通知、公告和系统生成的邮件，这类邮件占空间小，但是数量多；无须我注意也无须我采取任何动作。我专门在 Outlook 中新建了一些以「zz」开头的文件夹（使其在文件夹列表中沉底），并设置规则将他们直接已读、归档。我一般会在有空的时候去看看，当作娱乐活动，或者索性等待系统过了几个月后自动删除。
另外，还有约 10% 的邮件是我一定要停下手头工作立即查看的，比如来自我老板的邮件。这时我需要及时地得到强提醒。我司使用的 Blackberry Work 手机软件就有这个功能。我将我的老板设为我的 VIP 联系人，并设置通知规则。这样，每次有老板发送的邮件时，我的手机就会用一种不一样的铃声提醒，在通知中也会加上星号以示提醒。
剩下的 80% 基本都是和客户相关的事务性邮件，他们是否也需要分类呢？
刚进公司的时候，有前辈分享经验时特别强调，应该做好文件夹分类，收到一封邮件的时候就应该把它归类到相应的文件夹去。我也曾经试过为每个客户或着每个项目建立一个文件夹，将收件箱里的邮件逐一归档到各个文件夹。刚进公司的我视其为最佳实践，但实验了几个月后之后发现了一些问题：
事实证明，并没有放诸四海而皆准的最佳实践（Best Pratice），必须基于自己的需求进行一定的取舍。于是，几个月后，我放弃了「分包到户」并「清空收件箱」的念想。
当然，不进行文件夹分类并不意味着不进行整理，毕竟每天收发几十 MB 的邮件不过多久就会收到如下提示：
而且，公司设置了一定时间之后自动删除存储在服务器上的邮件，如果有重要邮件需要存档，就必须保存本地。对于本地存档的邮件，我有一个自己的定期整理流程。
在我工作中需要本地保存的邮件，一般是以下几类：
而在我工作中，需要清理的，一般是以下几类：
通过这些定期的筛选和整理，邮箱才能保持健康。而这些步骤，则是通过运用搜索框中的三个简单的语法实现的。
平时如果我要找一封邮件，一般收到的指令都是「找一下张三发的，和甲公司有关的邮件」或者是「我昨天发给李四的一封邮件」，所以我在 Outlook 搜索框的提醒下，慢慢学会了以下几个搜索语法：
针对我的业务情况，使用这三个搜索语法可以比文件夹分类更快地找到需要的邮件。这三个语法可以叠加使用，比如 from:(Zhang, San) subject:(甲公司) ，就可以筛选出上文需要的邮件了；又或者，通过 from:(sspai) 就可以迅速筛选出所有发件人地址中带有 sspai 的邮件。
此外，筛选去大范围的邮件后，可以再点击各个栏位标签进行排序，进行第二次筛选。
在处理上述 80% 的事务性邮件时，我会按照「先进先出」的规则去阅读，然后决定是不是需要「立 flag」，也就是把这封邮件加入到我右下角的待办事项里面。这是每天在Outlook 中仅次于邮件列表的常用功能。这个 To-do List，不仅仅是我的待办事项列表，更是我的常用信息收纳盒。
尽管 Outlook 给我提供了很多截止日期的选项，但我一般性只会把任务分为两类，以免过于复杂的分类反而降低了可操作性：
除了这两类真的「待办」的事项，我会把我的常用信息（比如会议接入信息、Zoom 号码、常用同事员工号等）写在一个或多个任务里，并设置为没有截止日期的任务。这样一来，它就会在任务窗格置顶显示。相比之前需要回到桌面打开相应的文本文件，在一个程序中找到需要的资料显然要方便得多。当然，置顶的条目也需要严格控制数量，不然真正的待办事项就无法出现在屏幕之中了。
提高工作效率的另一方面在于：提高日程安排效率。这一方面，我的要求是：精简、直观、简洁。
由于我司对于邮箱的限制，邮箱软件亦无法与手机的日历打通，因此，我做出了一个艰难的选择：将个人的一些安排也放在公司的日历当中。比如和朋友约了饭局，或者预约了看病等，我都将它记录在了公司的 Outlook 中。这样一来，不仅自己能够从一个程序中直观地看到自己所有的安排，而且其他同事在约我开会的时候，也能够知道我这段时间已经有安排了，减少了会议冲突的概率。但这样安排的坏处就在于，自己的私人生活和工作紧密地捆绑在了一起，就算是私人的活动也需要打开公司邮箱。
在手机上的负一屏，邮箱可提供了小程序可以现实接下来的日程安排，一目了然。
其次，我利用 Outlook 自带的颜色分类功能，给自己的日历设计了一套 Colour code：比如，内部会议是默认的淡蓝色，与客人的会议是深紫色，私人事件是橙色。自己在查看日历的时候也会一目了然，对接下来的安排有个直观的概念。这也从根本上避免了自己忘了这是一个和客户的会议，而贸贸然没有任何准备就拨入电话的情况发生。
第三个方法是我从日本同事那边借鉴而来的。以前有过几次，把会议安排得密密麻麻后突然发现，虽然会议和会议之间并没有冲突，但其实下一个会需要横跨二十公里前往客户的办公室。情急之下，只能请上一个会的组织者临时改期，造成不小的麻烦。
后来我发现，日本同事发送的会议邀请中，在邮件主题的开头都会带上（来）、（访）或者是 (Call)。「来」即是客户过来，而「访」就是我们前去访问。如果安排了车辆的话，也会在日历上预留好交通的时间。这样可以彻底避免之前我遇到的尴尬发生。于是我迅速地学习了这种方法，并运用到了我的日历当中。
用邮件进行日程管理对比各种 Todo App 固然非常朴素，但它和我的日常工作流程结合紧密，避免了在多个应用之间「反复横跳」的情况，也克服了公司 IT 限制的难题。
如果你在工作中也遇到了同样的困难，不妨试试用这些方法让日程管理更轻松~
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