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少数派

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除却巫山不是云,记账就使用 HomeBank 吧 - 少数派
2021-02-05 · via 少数派

「本文参与少数派 2020 年度征文 + 生活多面手」

少数派上关于记账的分享,主要有三类,分别是从自己记账目的出发的理念分享,从工具出发的介绍与推荐、从方法出发的各类记账问题解决与完善方法。本文内容涵盖后两者,分别是介绍HomeBank以及记账过程中的一些解决方案。

图1 HomeBank网站题图

记账目的

无论是正在记账的派友们,还是想要开始记账的派友,确认自己的“目的”(或者说“目标”)都是一件非常重要的事情。而在之前的文章中,大家基本上分享这么几种:

对于我个人来说,主要是为了掌握自己的财务信息,对个人预算进行规划。HomeBank对于用户来说,是一个完善易用的财务管理工具。坦白说,看着HomeBank中余额曲线不断向上是一件让人身心愉悦的事情。

本文是想要介绍HomeBank给大家,而在少数派上此类主题的文章大概是最多的,尤其是像MoneyWiz这样的软件,大版本更新都有派友给大家介绍新功能的使用体验等。如果要分类的话,小生盲分成了如下几种:

当然也有人讨论过如何选择APP,例如多人AA记账的选择,或是安卓应用里有什么好选择等。

少数派上的内容丰富多彩,而我为什么还要再“画蛇添足”呢?正如福山发文章鼓励大家自己装机而不是买苹果,我们的生活总是需要一个可以选择的自由。

推荐HomeBank的理由

基于GNU General Public许可的跨平台自由且免费软件

HomeBank是免费的自由软件,不需要每年为它付订阅费用。虽然没有移动版本,但可以在Windows、Mac OS,甚至诸多Linux发行版中使用。在Mac OS上,你可以方便地用Homebrew完成安装($brew install homebank)。当然Windows上的chocolatey一样可以。如果掌握足够的软件工程知识,你甚至可以自己编译一个版本使用。

问题一:手机还是电脑? 

确实,无论是安卓还是苹果的应用商店里都有丰富的记账软件。我用过其中一部分,但我没有长期用过其中任何一款,也从来没有将其中一款当作是核心。手机上的应用也许用起来很方便,一如“随手记”这样的名字,但是手机也具有极大的局限性。无论是操作空间还是内容的显示空间都不如桌面系统有利。正如你的工作环境一样,记账也是一件要认真对待的工作。贵如MoneyWiz同时提供了手机和电脑上的版本。我推荐在一个固定的时间,坐在桌前完成这样的工作。此外,不要各种事情都依赖于自己的手机,对于账本你不需要时时刻刻“掌握”着它。也不需要一完成交易行为就在账本中记录下来,反而割裂了自己的时间。

可交换的数据格式

基本上所有的数据都可以与外部软件进行互通。我对QIF、OFX、QFX不是很熟悉,但我发现有些软件的导入导出菜单中有他们的身影。最重要的是对CSV的支持,当你在对账目分类进行管理的时候,你可以将分类导出进行编辑,然后再导入回去。于是,刚开始使用的时候,你可以把自己习惯的分类快速在CSV文件中写好,或是基于软件默认的示例文件修改。预算数据同样可以如此编辑。

而当你对HomeBank自身的报表结果不满意的时候,也可以将报表结果导出在EXCEL里进行更龟毛的调整。开心的话,你可以基于统计结果给自己做一个个人财务年报哈哈哈。

云端同步与自动备份

你可以在设置中启用(我不记得是否默认启用了)HomeBank的自动备份功能(每日备份),同时可以自己指定保留的备份数量(例如我设置为5)。同时在设置中,你可以设置数据文件与备份文件的默认位置,以及导入导出的交换文件的默认位置。

图2 设置文件夹位置

如图所示,我将这些文件都放在了OneDrive上面。如果你使用Mac,当然也可以使用iCloud来进行同步。因为就是普通的文件,所以本质上任何同步与网络位置都可以直接读写。

分析工具:动态的仪表盘与丰富的报表

图3 HomeBank主界面

主界面呈现为三个部分:你的帐户、资金流动情况、交易日程。

账户部分会用图标提示该账户添加了交易或是修改了交易。账户可以根据不同方式分类排序。因为有些交易可以未来才会生效,所以有”将来“这一列;有些交易可今天生效了,但是账户的钱款还没有进行划转,所以会有”今天“这一列;而”银行“这一列则是指目前账户的可用资金。

资金流动情况与左边账户部份一样,只要记录了相应交易,就会实时更新数据,而且可以自定义呈现的时间段。

交易日程的部份则是提醒将来要进行的交易。有些交易是每个月都会进行的,有些是固定时间进行固定次数的,而有些则是计划在将来某天交易的内容。计划交易可以设定为到时间自动进行,也可以在这里编辑后提交。

主要有四种类型的报表:统计报表(Statistic)、走势报表(Trend Time)、余额报表(Balance)、预算报表(Budget)。在此不一一赘述。

丰富实用的功能

HomeBank的主页上展示了它的一些特色功能。除了上面提到应对重复进行的交易而设定的计划交易等功能,我还想在这里提几个自己经常使用,或是觉得很棒的地方。

  • 多种类型:账户有类型和组两个独立的维度;每笔交易的类型除了有二级分类,还有与之独立的标签
  • 交易拆分:让你在超市购物的单笔交易可以按照购买的物品设定不同的类别
  • 交易模板:设定模板,让不同的账户自动套用相对应的信息,减少重复劳动;也可以给重复但不固定的交易设定模板
  • 自动任务:设定模板,可以只填写一部分信息后,按照设定自动填充剩下的信息,进一步减少重复劳动
  • 自动填充:在交易人、类别、备注信息里只需要输入首字母就会自动跳出以前输入过的信息,快速补全
  • 多窗口:可以同时打开多个账户添加交易

在功能上,其实我说再多也没用,更重要的还是自己体验一下。

记账方法

大家关于记账分享的技巧也非常丰富,例如“信封预算法”、“记账体系”、自动化的各类技巧(写程序TASKER),乃至“审计思维”“复式记账法”,总之是让我觉得大家都“各显神通”,分享了各式各样的独门秘籍,受益良多。

需要每天记吗?

如上。在一个固定的时间,可以是每天,但也可以是每周。这取决于你自身的记录。有些人可能只是记录账户的金额变动,那一周或是一月都没问题;有些人可能是记录每笔收入支出,那每天或是每周进行都可以。我是每周进行一次,因为一周的账单也不多,即便是详细记录,也花不了多久。

从今天开始,还是从昨天开始?

我赞同毛利小张的说法。“往者不可谏,来者犹可追。”我在跟周围的人安利“记账”的时候,都会建议他们从现在开始。先理清现在账户与资金,然后开始记录。

投资理财类的账目如何记录?

对于投资理财类,我一般不会去定期核算金额,因为投资理财账户里的金额都是浮盈浮亏,尤其是股票和基金,只有赎回、卖出之后才进行核算。只有当资金在我的银行卡与证券存管银行进行相互转移时,才记录一笔。大家可以参考ElijahLee的做法。

忘记了支出内容怎么办?

节哀。有小票的要收好小票,同时养成拿小票的习惯。支付宝或微信支付的时候写一笔备注,以备回顾。

多币种消费如何记录与报告?

记录的时候可以分不同币种的账户进行记录,但最终报告的时候请统一换算成主要使用的货币。或者说,在记账的时候就以主要使用的货币进行记录。

信用账户如何记账?

信用卡、花呗一类的信用账户,按照支出记录即可。在账户中所呈现出来就是负值,然后还款时就记录为账户之间的内部转账。例如你用A卡还了信用卡的钱,则记录为A卡转账给信用卡账户。而分期付款,则直接使用计划交易处理,避免重复劳动。

借还款、报销、押金等如何处理?

创建一个单独的账户Z。如果是借别人的钱,则记录为账户Z转账给账户A一笔金额;此时你的账户Z是负值,类似信用账户,而你的账户A增加了。如果是把钱借给别人,则反向操作。我们可以用同样的方式来处理报销和押金问题,因为这两者本质上是我们把自己的钱借给了别人,资金并没有灭失,还是自己的财务。

最后想说的话

节俭的生活,记账并不是最重要的事情。不过,记账确实给了你跟踪自己消费的途径。不断回顾,重点反思。记下来的时候,并不是结束。要想让自己满意,应该在回顾与反思地过程中调整自己的消费习惯,约束自己,改善自己。良好的消费习惯才能减少你不必要的支出。否则,即便你记录下来自己的支出,又如何呢?预算软约束,不过是聊以慰藉罢了。

从2013年到现在,使用HomeBank这么多年,虽然中间重新开过多次账本,也使用过其他的软件,但我发现还是HomeBank最让人喜欢。记得,当年搜索记账软件的时候,我还误入过GnuCash的坑(完全是因为会计课教复式记账法,但我后来发现对于个人来说,多少过于麻烦了,当然也有可能是我没掌握使用方法)。多年前开始使用的时候,它的网站甚至还没有中文版本,但是现在它对中文用户已经很友好了。经历了许多的版本更新,中间经历过一次文件格式的升级,不过并没有出现问题。过了这么多年,在互联网搜索HomeBank的中文教程,好像并没有什么改观,当然换成英语搜索也好不了多少。这么看起来,软件的使用人数也许一直不多。HomeBank缺乏本地化的自动化的整合,不过看毛力小张的说法以及我自己早年使用的体验,其实都不太能用。软件的一些细节也体现它所诞生的欧洲环境,例如支票,但并不妨碍我们使用这款优秀的软件。

HomeBank对用户非常友好,即便没有使用记账软件的经验也没有关系。如果你对HomeBank有了兴趣,打算使用这个软件,那么非常推荐你阅读官方文档(英语),可以从中了解到许多细节。