经过两周的试点，我和两个设计妹子用飞书组成了所向披靡的外挂设计小分队。
我是一个 5 年工作经验的高级产品经理，主要做保险科技的 B 端业务，具体点说，就是做一些平台类产品，来支撑保险业务的发展。作为一个 B 端产品经理，我每天的工作简单总结来说：不是在简化流程，就是在简化工具。当然这句话不是玩笑，只是说明 B 端产品经理通常是以业务为导向进行优化，除了业务层面的商业化分析，还要思考的就是如何系统地降本增效，而工具和流程，恰恰是降本增效的关键部分。
日常都在围绕降本增效做思考，于是降本增效思维慢慢成了我的职业病，我对自身的降本增效、工具和流程的优化，也几乎一刻不停地在思考、折腾。
但现实是残酷的，工作流程是复杂的，甚至工作环境都是封闭或不自由的。我服务的公司是一家极其注重数据安全的公司，具体表现就是：不允许用外部的软件和网络进行办公，只能用集团内部的软件。而集团内部的软件，只能用惨淡来形容。这就导致我的工作流程极其繁琐，工具十分落后。
在 2020 年，我们居然更新周报要用邮件接龙的形式，居然写文档没有版本管理只能邮件挖坟，居然即时通讯软件没有 macOS 版本前端开发无法跟我们协同。
但反过来想，好处就是，在这种环境的刺激下，我越发对更佳的工作流产生了极致的追求，也对更好的工具产生了极大的渴望。甚至，在小米加机枪的环境中，在没有好工具帮助的情况下，慢慢去伪存真，看透了工作流的一些本质，即「思路大于工具」，比如因为没有需求管理软件和专业待办软件让我依赖，我就只能在 Outlook 插小旗子来进行任务管理，再把一些 deadline 加入日程来做提醒，我可以通过现有的工具来自定义搭建自己需要的工作流。
但这样依然是存在瓶颈的，比如美中不足就是没有统计分析功能。所以，即便可以想出千万种替代方案，也很渴求一个好工具、好产品。毕竟每天要处理 400 封邮件，真的让我精疲力尽。
飞书作为近两年崛起的效率工具，慢慢进入了我的视线。我一直好奇它是如何把工作流简化到极致，来支撑字节跳动公司见缝插针的工作模式的。于是我尝试使用飞书，建了一个项目空间后，把交互设计师和视觉设计师拉了进来。
因为设计师是在我司，是可以在管控体系之外的，原因是：集团并没有设计方面的费用购买软件，所以设计师会作为特例在体系之外外网办公。在他们的工作流中，最麻烦的就是每次要切到内网电脑去看需求文档，再切到自己电脑来做图，做完图反复修改后再发到内网邮箱，再用内网邮箱发给产品经理。这样的流程会多不敏捷呢？不管你信不信：我们改一句文案，能拖两个小时。
这件事对于产品经理来说，是严重无法接受的。
所以切入点其实是，体系之内和体系之外隔阂很深无法打破，同时，主要的办公流程推进部分在体系之内，生产力部分在体系之外。如果产品经理能在体系之外组建一个小团队，就可以和设计师一起完成生产力输出这部分设计闭环。至少在一定程度上，我们是能够提高这个环节节点的效率的。
接下来说说飞书是怎么帮助我们这个小 team 的。
需求来了之后，之前的工作流程是：记录在产品经理独自维护的 Excel 内，然后拉微信群大家讨论，再回头更新到 Excel 中。这样的问题是：
而飞书近乎完美地解决了这些问题：
第一，相比于单点对单点的群聊体验，飞书的群聊体验是依据回复关系串成线的，逻辑更加清晰。
在飞书，所有的线上聊天都是多线程、可追溯的，无论是用聊天的方式、语音的方式，还是云文档写作，还是富文本图片评论，一切的一切，只要是依据某个话题进行回复，都可以被串起来，其它人也可以依照对话逻辑，点击对话中任意一句话，第一时间加入对话，这样大家都可以专注于某个事项的讨论里，而不是混乱地互相 at。讨论完毕的时候，只要进入某个对话，复制下来删删改改，一份声情并茂的、带变更历史记录的需求文档就写完了。
第二，对于项目管理软件、流程图软件、文档等第三方插件，飞书有很强大的开放平台做支撑。
我们管理需求池的时候，就使用 Trello bot 来流转。所有的需求，都会被列在 Trello 里面作为卡片，然后在 Trello 卡片状态变动时，通过 Trello 的机器人在飞书进行进度同步，这样记录、协作、变更，一步到位。产品经理新建一个需求，写文档附上后，流转给交互设计师。此时交互设计师就可以收到 Trello bot 的提示，拉群和产品经理讨论，进一步流转下去直到需求设计完毕。同时，在新建需求，拉群沟通的同时，我们还会在飞书群日程里面标好时间节点，给大家设好提醒，这样大家也不必每个人给自己设提醒了。
第三，对于聊天冗余历史数据的处理，飞书引入了 GTD 的 Inbox、已完成等机制。
飞书最优秀的机制就是把群聊定义为了任务，兼容了类似邮件和待办的概念，即，如果一个项目已经完成，就可以把这个项目的群聊置为已完成。这样自己的聊天列表就变成了一个待办列表，只要全部聊天变成已完成状态，那么就代表着事项做完了，全部的任务也完成了。
这种感觉是很清爽的，飞书的群不会像微信群一样累积很多。同时，很久不用的群要回去找人、挖坟、找资料的情况也不会出现，只要在已完成里面检索即可查到。更不会导致每次新建群的时候很有压力，怕打扰别人：生怕又给别人新增了一个未来的僵尸群。
即使是并行 10 几个需求的时候，飞书也提供了很好的方案，即置顶。我作为产品经理，统筹 10 个需求的进展，但某些需求我近期暂时不需要跟进，某些需求我需要重点跟进，那么群组单纯按照时间线的排列方式，就对我来说不是最高效的。于是我直接把当天最要紧的几个需求群置顶起来，在列表更高的层级，自定义快捷群聊入口，一切又清晰了许多。
PS：最好的一点是，我把划水群放在了置顶第一位，无论信息如何更新滚动，我只要去第一个群划水即可，我再也没有发错群过了。
项目管理方面，飞书解决的是一个信息同步和进展追踪的问题。
以我为例，因为所有的项目管理流程都在内网，如果让所有流程都迁到飞书，一个是不合规，另一个迁移成本太大，涉及的关联方太多，也不现实。所以，我使用飞书解决的主要是项目管理的一部分：协作进展更新的问题。
在需求文档提交后，项目管理开始时，我会直接使用飞书文档的项目管理模板，把产品设计阶段的事项和截止日都列清楚，再根据关键节点提前给群组内的大家设置好日历，这样可以避免自己人肉手工追踪、接龙更新进度。
最关键的是，我可以通过云文档协作，迅速更新好Excel的进展，同时也迅速写好周报。此时我只需要发送一封邮件到内网的电脑，即可发送给内网项目组的全部成员。这个效率比我在内网邮件接龙，可快多了。
同时，项目进展的过程中，很多的文档、设计源文件会更新，很多的需求会改来改去。这时候，我会使用飞书的 Pin 功能，每次把最新的文档 Pin 在群里，这样大家无需确认文档版本，直接下载群里 Pin 的那个文档即可。给团队成员减少了很多信息同步压力。
就这样，我用着免费版的飞书，和设计师一起愉快玩耍了两周，完成了近 10 个产品设计 case。
最直观的感受除了飞书非一般的效率体验外，其实是：我的微信变得好清爽，微信群不再爆炸了，更不用担心在微信聊工作被其它好玩的群抓走注意力了。工作和生活都会占用我们的精力，如果在工作方面获得更多愉悦和高效，在生活方面也能收获更多。
回到一开始的降本增效目标，飞书这套流程确实是把产品设计过程中邮件沟通简化了不少，都是在飞书解决。同时，源文件、产出物也及时共享，并保持最新的 Pin 在群里，再也没有因为版本问题出错过。最重要的是，后期我把 leader 也拉近了我们的小群，这样产品进度的汇报成本极低，从原来不敢写周报，到现在日报都快速协作完成信手拈来，让 leader 的体验也非常好。
从量化的角度来说，我个人评估，节省了 15% 左右的时间，同时在产品设计流程中的工具和流程问题都被解决掉了，效率方面提升了很多，也带来了愉悦的办公体验。
祝大家都能因地制宜，找到最合适自己的工作流和工具，共勉。
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