500 强公司里常能见到一种称之为「业务记录」的文件。不少企业会运用这些文件，持续地记录/反省/修正自己的业务。
对于大型企业来说，「业务记录」几乎是（制度下的）必须项。值得借鉴的是，如果我们个人或者自己的小团队，抑或是新兴的创业公司，也能掌握「业务记录」管理方法的精髓，那么持续迭代自己的业务就会变得更加顺畅，「业务效率翻番」也就不是梦想。
我们的「业务」，更像是一个「生命体」。无论是：销售、财务、行政、采购、研发、项目管理、生产，都有其自身发生发展的过程。但在激烈的竞争和演化中，并不是每个「生命体」，都能成功生存下去。
我们手上的业务或工作，是不是可以变得更有价值、变得更高级，还是像低等生物一样被淘汰或者灭绝，很大程度上取决于我们的业务有多久的「记忆」。
而「业务记录」，就是「业务生命体」的宝贵记忆。
「业务记录」分很多种，可以是：
这些都可以是业务记录。
看似种类繁多，数量庞大，但是我们并不需要事无巨细地保留或记下所有记录，因为大家的精力都有限，我们要做的是「抓大放小」，仅仅保留最核心的那些记忆。我们人类的大脑，虽然容量庞大，不过其实也是相当懂得「取舍」的艺术。我们一般只会记住一些关键事情，大脑自动会放过了很多无关的细节。也许没人记得三天前晚饭吃了什么，但是如果那天是某个重要的纪念日，和重要的人一起共进晚餐，那么这些印象就很可能会深深地留在我们记忆里，成为一种「核心记忆」伴随我们成长，甚至是形成「人格」的一个因素。
因此，优秀的「业务记录」更像是我们的「核心记忆」，而且，不同业务有不同关注的「核心」。
总的来说，现代化的工作基本上都是围绕着这些「核心业务记录」展开的。更进一步，一般这些记录都是「电子文件」，例如 PDF、Excel 表格、Word、图片或者邮件文本等等，也不排除一些领域是完全纸质的。
我们看一个业务到底是处在高效运作（不断自我成长） 的状态、还是处在低效混乱（混吃等死）的状态，其实最直接的，就是看看这个业务中，到底是有一套合理的体系在积累「核心业务记录」，还是零散随意地处理这些记录。
如上文所说，这些记录就是宝贵的「记忆」，而这些「记忆」决定了我们的业务是「低等浮游生物」还是「高等智慧生命」。
万一我们觉得，手上的业务好像没什么价值，那么不妨先看看能不能通过改善「业务记录」管理，寻求业务升级的机会。
如果有一套体系可以积累「核心业务记录」，我们就会直接看到：
我们要参考或回顾业务信息时，如果每次都要从一堆邮件、无数随意分类的文件夹里、甚至一堆纸质合同里去查找翻阅，无疑是对时间的极大浪费。 更糟糕的是，这种「耗时感」反过来会阻碍我们回顾业务，久而久之我们就不太愿意参考信息，或者回顾业务，因为「好麻烦」。
这就像是：起始于「记性不好」，转变成「懒得思考」，最后逐渐下沉到「无脑状态」。
而有核心记录积累的话，工作就会越来越顺利，我们工作的价值才会逐渐上升。例如：
仅仅是「快速查阅」还不能体现出积累记录的好处。
如果「业务记录」可以带一些特别的标记，那么我们就能更好地设计自己的业务。
例如，如果我们的案件记录可以带一个「超预算」的标签，那么不久之后，我们就可以根据「超预算」标记发现哪类案件总是有问题，需要注意改善或规避陷阱。 同理，我们还可以通过这种记录上标签（或备注）的积累，发现哪个商品是「最人气的」、哪类客户是「最有价值的」、哪个团队是「最有效率的」、哪些调研报告是「垃圾的」……
这一切的前提是我们要有积累，而这种积累反过来会帮助我们业务持续成长。为记录添加一个或几个「标记」就是举手之劳的事，但对整个业务的成长来说，是长期受益的。
业务发展的过程中，很残酷的一点是，一个业务不仅要和其它公司竞争，很多时候也要和自己内部的其它部门竞争。
比较常见的是：预算上会有竞争。 比如：我们的部门业务是否有价值、我们业务对整个组织的贡献多大、是不是应该获得更多预算？
更现实一点的是：会有责任摊派上的争论， 当有一些不好事情发生时，其它业务部门如果推卸责任，让我们的业务单位背锅，我们能否自保？
如果没有业务记录的支持，几乎肯定可以说，好事都轮不到，坏事背锅一个逃不了。
所以很多存活下来并且成熟的业务体系里，积累「业务记录」都是一个必要项，而不是可选项。这方面，最典型的可能就是已经积累了几百上千年业务经验的财务工作了，业务记录的积累已经成为一门完整的学科和法律强制要求。任何公司可以没有任何其它业务记录，但都必须有财务方面的凭证记录。
先说利益相关，我们是 tagLyst Next 这款软件（以下简称 tagLyst）的创始团队。tagLyst 是我们自己开发的一款基于「标签」理念的文件管理器。
下面很多例子，会在我们自己这款软件上说明，我们日常就是在使用 tagLyst 管理自己的「业务记录」，其中包括：
我们根据自己的实践经验，推荐大家用 tagLyst 管理「文件型」业务记录。
我们知道，虽然在一些特定领域，已经有专门的「业务系统」强制我们进行积累记录，例如：
不过，在更多更灵活的业务中，尤其是一些新兴行业中，并没有很好的「专门系统」来支持我们。大家通过传统的电子文件管理「业务记录」是常态，常见的「记录」有：
毕竟，很多管理者都知道，不少所谓「业务系统」有这样那样的问题。例如：
对于很多管理者来说，采用传统的电子文件管理「业务记录」，是一个很现实、也很灵活的选择。
我们推荐使用 tagLyst 管理「业务记录」 ，就是因为这个软件就是以 「文件资料管理器」形式出现的，和大家默认的电子文件管理机制几乎一样，学习成本非常低。
另外，tagLyst 采用了「标签式」文件管理机制，使得我们可以对业务记录进行更多维度的分类整理、以及标记和备注。
下面是我们从无数现有公司的「业务记录」体系中，归纳出来的方案，既有一些大公司的实践经验，又兼顾了操作性上的简化。
我们建议用 tagLyst 搭配如下用法，对「核心业务记录」进行管理：
首先，我们要有「库」的概念，不要所有文件记录都丢在电脑桌面或者一个叫做「临时文件」的目录里。「库」就像是实体的文件柜或者至少是一个抽屉。
我们用 tagLyst 上手就可以添加一个「资料库」。将来可以把相同的业务记录收纳进一个「库」里。
我们可以做出这样的「业务记录」库，例如：项目 Issue 清单库 / 2020 销售记录库 / 收集简历资料库 / 2020Q2 会议记录库……
每个资料库就是一种业务记录的入口，可以自由切换，但最好同一时刻保持「聚焦」在同一类记录上，一面分散注意力。
在 tagLyst 里， 一个「资料库」就是我们电脑里的一个目录，里面的内容，完全可以通过外部的「资源管理器」访问，也可以被第三方工具处理（例如后面会说到的云同步）。
tagLyst 的宗旨是以「电脑文件」为中心，最大程度保留常规文件的处理逻辑，不对用户的记录内容进行额外封装，用户可以自己看到信息如何被存储在电脑上，完全透明、让人放心。
退一步，即使我们卸载了 tagLyst， 那些归档的文件信息，仍旧在整整齐齐列在我们的电脑里，可以自行打开访问、毫无顾虑。
有了「库」之后，每当我们要做业务记录时，首先打开相应的资料库，然后创建一个「文件夹」。
重点是：一件业务记录对应一个文件夹，而不是一个文件。
「文件夹」是天然汇聚信息的容器，就和实体的纸质文件夹一样。这一点，几乎任何使用电脑文件的人都已经理解了。
为什么要为每个记录开设一个「文件夹」，而不是一个空白Word文件，或者在Excel里新开一行，或者是一条「云笔记」？
「文件夹记录」是经过实践检验的方法，考虑到：
下面就是一段时间积累后的业务记录「文件夹」（内容为虚构）：
值得注意的是：作为「业务记录」容器的文件夹，其命名还是挺有讲究的，不同公司和业务都有自己的套路，这里有两个比较通用的特点
tagLyst 可以为新建「空白文件夹」默认带一个「时间戳」，可以活用其中部分：
例如：「20200201.调查 XXX」「201912 上海 A 产品销售记录」「202002.X 部门采购 ABC 产品项目」。
这使得每个文件夹都能让人一目了然知道其中精髓，也能为将来分类归纳信息留下很好的伏笔，在后文会讲到，tagLyst其实可以从文件或文件夹名称里，通过「关键字」和「标签」对资料进行分类整理，方便我们归纳回顾。
当我们通过 tagLyst 新建文件时，可以直接选择一个预设的模板，套用之前曾用过的文件。
特别适合我们创建：
我们可以添加常用的 Word、Excel、文本等任意格式的文件为「预设模板」，然后通过 tagLyst 直接套用模板新建文件。
有了一排业务记录的「文件夹」，我们的记录体系已经初见效果，不过离「有生命的记录」还有一点距离。
我们知道，业务过程一般都在「工作流」下运转，业务当前处于什么状态、是否有人在跟进、还需要哪些材料等等这些都是我们关心的事项。
传统方式下，我们需要在一个业务系统上管理这些状态，或者另外开一张 Excel 表格进行管理，或者干脆凭自己记忆管理；无论哪种方式，我们都会这些业务记录文件割裂开来，管理归管理，实际的材料却在另外一个地方。
我们推荐的做法是，运用 tagLyst 直接给业务记录文件夹贴上预设的「标签」，就像这样：
这些标签就是状态的高度概括，我们可以在标签库里根据需要进行设置。好处是：「状态信息」和业务记录文件（或文件夹）高度绑定，没有信息割裂。我们完全可以根据工作流程自行设计一些任意的「状态标签」，不用受制于某某 ERP系统 的规矩。
而且，比起传统的管理，标签式的状态管理，让我们可以事后补充标签的分组维度。这样一来，业务即使发生变化我们也能应对。而且，随着时间推移，这套自我迭代的体系会变得逐步完善。事实上，我们非常推崇渐进迭代式业务体系改良，而不是那种一次性全部规定好难以改动的方式。
「标签」就是这样一个有弹性 & 可迭代的管理方式。
这里有一些可以参考的，预设「状态标签」，也许能给大家带来启发：
根据「业务记录」状态：
根据「业务记录」负责人：
根据「业务记录」内部文件的类型：
根据「业务记录」的评价状态：
这些标签并无定势，而且不必上手就设计很复杂的标签，因为完全可以事后来归纳，有需要时再来增设标签，某一类的标签多了以后，再进行标签分组的管理。
另外，「标签」的进阶用法在于成为一种自动分类规则，让各类记录的含义或重点自然突现出来。
例如：我们可以把「上海」「SH」「沪」「Shanghai」这些同义词，设置在一个名为「上海」的「标签」内部。
这样一旦我们选择查看「上海」这个标签下的文件，就会把文件名中含有上海同义词的文件或文件夹都显示出来。
这种做法，我们称之为「事后归纳法」，我们不用刻意为每条记录贴上标签，只需要在事后创建一个「标签」，就能查询到所有相关的文件。
通过这种方法，我们可以不时按需审视现有的记录库，完善这类标签的规则。
例如：通过创建下面的「标签」，可以一下子把所有「上海」相关的文件筛选出来。即使这些文件没有人为贴过「上海」标签，也没有关系，只要文件名包含「上海」定义的同义词即可，tagLyst 会将其智能匹配出来。
基于「文件」的云同步/云存储 已经很成熟，如果我们的「业务记录」采用「文件/文件夹」形式存放，那么天然地可以利用「云同布」进行文件的团队协作。如果采用 tagLyst，我们也可以支持多人「共享协作」，协同进行标签管理。实现文件共享同步后，文件上标注的「标签」信息以及「资料库」设置，都可以被多人共享使用。
常见的文件同步方案有：Windows 局域网共享、OneDrive、iCloud、Dropbox、XX 云、Resilio Sync……
基于「文件」的第三方备份工具也已经有很多，而且很成熟，这些也是文件型「业务记录」的理想备份手段。我们建议为「业务记录」实行定期自动备份，例如：每日/每 备份。 其中 macOS 的 Time Machine 就是一个理想的方案。我们自己采用一个简短的「定期脚本」执行文件备份。 而tagLyst 软件自身也可以对「预设标签」信息实行「导出/导入」操作，我们也可以为其多一重备份。
除了支持通过「标签」管理我们的「业务记录」，tagLyst 还有这些才艺：
tagLyst 目前支持如下格式的轻量预览，帮助我们将「业务记录」文件夹中的精髓 一眼望穿：
不同时间段的/不同类型的「业务记录」完全没有必要混合放在一起，tagLyst 支持挂接多个「资料库」，每次打开的资料库可以有一套自己的「预设标签」。而每套「预设标签」下又能对标签进行「分组」管理。 例如：我们完全可以把「A 公司」「B 公司」归类为「采购商」分组里的标签；同时把「预付款」「对账中」之类的标签放到「财务状态」的分组下去。
除了上述和「业务记录」直接相关的功能以外，tagLyst 还能：
我们在用户反馈中发现，有用户提示我们 tagLyst 对用户的信息化素养有门槛要求。 对于跨过门槛的用户也许是如鱼得水，但是如果对完全没有「信息化」概念的用户而言，就显得很难理解。例如：为什么要「分库」？为什么要「标签」？这也正是我们撰写此文的重要原因之一。我们希望将多年积累的「业务记录」管理经验，结合 tagLyst 使用场景，分享出来。
虽然我们自己也用 tagLyst 管理一些宣传素材，不过这只是轻量使用，我们不是设计公司，不是广告公司，没有重度的图片素材管理需求。我们真心觉得，如果要重度管理某一特定类型的资源，市面上一般都有较成熟的专业系统，比如 Eagle。
相应的，用途限定之后，灵活性可能会有所缺失，这是一个「取舍」的过程。不过如果已经明确了管理对象，选择特定的专业系统才是更好的选择。
tagLyst 的核心理念是「结构化」管理，无论是「分库」也好、「标签」也好，都是「结构化」的基础。如果我们任意存放文件、任意起名，然后通过计算机进行「大力搜索」，这是截然不同的另一种套路。对于「大力搜索」我们不做好坏的主观评价，我们自己也用 Everything之类的软件，不过频度很低，临时起意也会搜一下，但绝不会依赖这个机制。「业务记录」之类的重要文件我们还是会采用「结构化」的管理机制。
我们注意到的是，不少专业领域最后都会依赖「结构化」信息整理。可能是， 结构化的过程中，我们会思考诸如：为什么按照这个维度「分类」、按照什么标准「定性」（标签化）更好，目前这个「有意识」的过程暂时无法被计算机替代。我们觉得所谓「格物致知」也就是这样一个「有意识」分类的过程。遗憾的是，这个做法会引起很多不同习惯用户的微词，不过让人欣慰的是，我们也收获了很多专业领域用户的好评。
「业务记录」是许多大型公司的标配，「业务记录」能形成业务记忆，帮助我们持续迭代业务，在竞争中脱颖而出。因此，采用高效的方式管理「业务记录」是越早越好。
「业务记录」管理在很多成熟企业和单位内已经采用了几十年，早期是「纸质记录」，后来逐渐发生了演化：
这几种方式各有利弊，甚至在某些场合下，「纸管理质」也有其一定的「必要性」。 而我们现在讨论的一切都是基于轻量的「电子文件」型「业务记录」。我们推荐的运用 tagLyst 管理 「业务记录」，其本质也是围绕我们业务上的「电子文件」，进行「标签化」管理。
最后，关于「电子文件」的管理，少数派上还有不少精彩的专栏课程，其中对我们的文件管理理念影响较深的有《每个人都应该学会正确管理文件》 和《高效信息管理术 2.0》 。
另外，文中提到的 tagLyst Next 软件也在「少数派商城」进行 618 促销活动，欢迎大家免费试用。如果结合本文觉得有帮助的话，不妨慷慨支持一下我们，如果觉得有问题，也欢迎私信联系我，谢谢。
此内容由惯性聚合(RSS阅读器)自动聚合整理，仅供阅读参考。 原文来自 — 版权归原作者所有。