概述
这部分中将会介绍SharePoint 2007 Server中的新的以及以前就具备的技巧和功能。使用这些技巧你可以了解到如何使这个平台为你的团队提供可升级可扩展的团队解决方案。这里会介绍以下技术点：
- Windows SharePoint Service 3.0 和 Microsoft SharePoint 2007 Server的区别
- Windows SharePoint Service 3.0 和 Microsoft SharePoint 2007 Server分别适应的环境
- SharePoint Portal Server 2003 和 Microsoft Office SharePoint Server 2007的区别
- 一些重要的SharePoint概念和技巧，如：网站和工作区、列表、文档库、Web部件、内容类型、工作流以及搜索、业务数据报表、表单服务等企业级功能。
在开始系统的介绍SharePoint相关的管理和工作任务之前，更重要的是理解这项技术的通用场景和目的。
企业的决策者们经常受到所谓“信息超载”的困扰。由于计算机在任何一个企业中都是重要的组成部分而不再是稀罕的，所以越来越多的信息被创建、消耗并在这个组织内以数字的方式共享。你有越多的业务和更多的成功业绩，你就会有越多的信息需要管理。你的公司在一天接一天的日常运作中，几乎所有的过程和交易都会产生许多文档形式的表单数据。从建议到法律文件，从销售收入到人力资源政策文件，这些功能所需的信息量是惊人的。
要管理你的信息超载，SharePoint提供了一系列工具。利用这些工具你可以构建业务应用来更好的存储、共享和管理数字化信息。使用他们你还可以为你的各种企业团队创建列表、库和网站以帮助他们更高效的执行你的业务流程。
什么是门户技术？
一个公司的门户网站是一个网关。通过它企业成员可以访问商业信息。如果设置正确，员工应该可以在第一时间获得正确的东西。门户网站不同于普通的网站，他们可以围绕一个业务流程进行特殊的自定义。在SharePoint中，门户可能实际上包含了许多网站的信息，而这些信息可能直接存储在其他网站或其他系统，如文件共享、业务应用或者其他普通的互联网网站。由于做出正确的商业决策是取得成功的关键，所以重要的是你存放在门户的信息是安全的、及时更新的以及便于获取的。因为一个企业的市场可能遍布全球，所以一个组织也需要有信息来反映多个特定地区的员工的需求。
举个例子，假设一个新员工刚刚加入企业。除了要学习他新的工作职责，这个员工必须快速上手公司的各种流程和政策。一个好的门户网站应该提供员工需要浏览的公司参考，以及链接到该员工工作中需要的所有信息系统和网站地政策信息。信息应该存放在易于浏览的位置，而且根据主题分门别类。当文件或信息的位置并不明显的情况下，员工应该能够在搜索框中键入关键字来接收相匹配的建议的结果。员工也应该能够与他人共享信息。在许多方面，一个好的门户网站应作为所有发布组织或主题的信息和网站的目录。
为什么企业愿意在门户技术上进行投资
下面列表提供了8个原因说明为什么许多企业选择投资门户技术：
- 网络和网络相关技术的普遍应用，使门户技术成为明显的选择。因为门户技术是基于Web的，决策者可以通过互联网获取重要的信息，无论这些信息在什么位置。
- 门户技术可以使信息工作者从一个单独的起点开始处理日常的各种事务，而在以前这些日常事情可能分布在多个地方和应用程序上进行执行。
- 作为重要的管理措施，企业将会使用门户技术来确保准确的审批跟踪流程应用在重要的文件和业务流程上。
- 文件共享的办法以前用来存储许多信息，而它又高度依赖于个人人为的创建。门户技术存储和共享信息是基于企业的组织结构，使他们直观的对应企业中的每一个人。这种结构转换，因为工作人员能够更容易的查找和检索信息而极大的提高了生产力。
- 门户技术，如SharePoint，提供了一个随着你的企业的增长而增长的模型。
- 虽然典型的企业门户产品集成了许多共同的业务实践，但是你的组织可能仍然要求定制的过程。由于SharePoint提供了一个可扩展的基础架构，所以你可以构建可定制的解决方案。
- 虽然公司可能受到最新和最伟大的信息管理系统的诱惑，但是大多数组织仍然遗留有旧的系统和数据。你的消息门户技术必须能够与这些就的系统进行集成，方便了数据挖掘或迁移。
- 今天的数字化信息大部分是使用Microsoft Office 系统创建和管理的。因此，使用SharePoint作为门户技术是有意义的。SharePoint从一个单一的位置无缝集成了这些工具，允许你创建、存储、管理和协作信息。
什么是SharePoint？
SharePoint是一个可扩展的和可定制的基于Web的平台工具和技术，公共构成已知的SharePoint产品和技术。总的程序包是一个平台，在这个平台你可以搭建商业应用来帮助你更好的存储、共享和管理你企业内部的数字化信息。因为你可以使用或不需要使用代码，包授权一般企业用户创建、部署和管理团队的网站，而不依赖于技术资源，如你的系统管理人员或开发人员。使用列表、库和Web部件，你可以将团队网站转化为商业应用以搭建特定的环境使你的组织的商业流程更有效。
SharePoint产品和技术有两个主要的版本：
- Windows SharePoint Services 3.0 是一个免费的针对Windows Server 2003 和Small Business Server 2003。它包含文档管理和协作所需的核心功能，如文档库和列表。
- Microsoft Office SharePoint Server 2007是一个SharePoint Portal Server 2003的更新版本。它除了提供WSS相同的功能外，还提供了企业需要的企业内容管理、Excel服务、表单服务、业务数据目录以及商务职能。SharePoint还具有更强大的和可定制得搜索引擎，以及特殊功能实现以多种个性化和综合性的格式展示存储在SharePoint环境中的信息。
WSS和SharePoint的比较
许多企业都想了解那个版本的SharePoint产品更适合他们的需要。如下各节区分不同的产品和使用常见之间的不同。前面概述了一些SharePoint特定版本的不同，如下部分将会讨论一些WSS和SharePoint的比较。在开始之前，首先你应该记住如下几点：
- Windows SharePoint Service 3.0，通常称为WSS，具有核心的文档管理和协作平台的功能。使用WSS，信息的分发人员可以不需要太多的技术资源就能搭建基于Web的商业应用。因为WSS针对Windows Server 2003系统来说是免费可用的，所以部署基于Web的应用从未如此简单。这是因为现在的网站模板和模块在很大程度上，让用户能够通过一个简单的表单而不是使用代码来添加文档、图片和信息。你可以基于已有的模板在几秒钟之内创建一个新的站点。Windows SharePoint Service也能够与Microsoft Office Word、Excel以及Outlook紧密集成，从而用户可以使用一个熟悉的舒适的环境创建和共享内容。
- Microsoft Office SharePoint Server 2007，通常称为MOSS2007，是微软Office系统的联系。它提供SharePoint产品和技术的强大功能以加速整个内网/外网/互联网间的业务流程。SharePoint提供了工具用来从一个集中的环境下，创建、发布和管理基于Web的环境。SharePoint还提供了工具用来从Windows SharePoint Services团队网站自动聚合内容，汇总从多个来源收集的内容到一个中心位置，使信息管理更加容易。
WSS主要好处
WSS的主要功能都是围绕着文件和信息管理以及协作。如下几点概述了该平台已为整个企业广泛应用的主要特点。
- 更有效的文档管理和任务协作：团队网站提供一个统一的位置来获取信息，从而具有以下功能：
- 一个团队的外网可扩展的单独工作区来共享文档和信息，协调小组时间表和任务，以及参加到论坛的讨论中。
- 库提供更好的文档创建和管理环境。库确保一个文档被签出后才可编辑，跟踪一个文档的审批历史，或者允许用户会滚以前版本的修改。
- 文档安全级别的设置确保敏感信息的安全性，只对那些特定的人可用。
- 高级任务列表和跟踪预警系统，保持用户不断更新当前的和未来任务。
- 使用模板创建Wiki和blog以快速方便的共享整个组织的信息。
- 降低实施和部署资源：因为WSS对于Windows Server 2003是可以免费下载使用的，客户执行的时间和成本大大降低，如下所述：
- 部署团队协作站点更容易，因此组织可以释放技术资源和精力放在更重要的任务。
- 用户可立即应用专业的网站主题。
- 自定义工作区有针对最常见的业务流程预设应用程序模板，如工作流。
- 因为WSS提供与微软Office系统的无缝集成，员工可以使用常见应用诸如Outlook电子邮件等，创建和管理文档而不需要自定义的实现。
- 更好的控制组织的重要业务数据：Windows SharePoint Services中提供数据和信息管理以及安全相关的增强功能：
- 增强的浏览器和基于命令行的管理操作允许你进行网站配置、内容管理、支持以及备份。随后，企业可以变得更有效并降低成本。
- 你对自己的企业基础架构有更多的权限。它可以将安全和策略配置应用到最低层的项目上，来增加管理服务水平。WSS的更高的安全和更简单得部署意味着你的组织可以降低它对IT资源熟练使用程度的依赖。
- 采用先进的管理功能，IT部门可以设置的参数来控制网站和允许访问的权限，确保所有单位都在一个可接受的安全策略中。
- 回收站项目检索和文档版本控制功能，提供了一个更安全的存储环境。
- Web间的协作：通过扩展和定制WSS，你可以：
- 创建一个完整的协作站点，站点中包含文档库可以作为中央信息库，并且与你的团队共享文档。
- 创建，连接和定制具体的业务应用来扩大您的组织需要的策略。
- 利用先进的SharePoint Designer来定制和品牌化你的团队站点和应用程序。
为什么选择Windows SharePoint Services
这部分有一个虚构但现实的情况来说明一个组织如何使用Windows SharePoint Service，以应付由各个团队的项目产生的大量应接不暇的信息。虚构的组织，ChinaSoftI，提供专业服务和技术指导给创业公司。下面的情形概括了ChinaSoftI的关于SharePoint产品和技术的经验。开始使用WSS，后来扩大到SharePoint。由于很多ChinaSoftI的业务流程都会产生大量文档，所以拥有一个中央存储库以及管理周边项目是必要的。由于ChinaSoftI是使用Windows Server 2003，Windows SharePoint Services就成为明显的最具成本效益的基础架构以构建解决方案来管理他们的项目。
规划
为了确定它们需要什么改善来提高效率，公司询问团队领导们关于他们在各自团队间共享信息时都遇到了哪些问题。有了这些结果，公司确定了每个团队共同的问题并创建一个最能体现该组织企业文化和业务流程的站点层次结构。因为该组织只由三个部门（财务、营销和运作），他们选择了一个单独站点集合：一个企业整体上的主站点以及三个子站点，分属每个部门。
因为每个部门在大多数项目上都会遵循相似的流程，公司可以利用SharePoint的模板系统来创建一个单独的项目站点模板，让所有的团队都可以使用它来创建一个协作项目区域。届时以此模板创建的所有站点都应该具有以下功能：
- 一个文档库，用来创建、存储、组织项目相关的任何文件。
- 一个联系人列表，用来存储和组织与项目相关的重要联系人信息。
- 一个任务列表，用来协调团队成员参与到项目中的重要任务。
- 一个跟踪问题清单，突出显示任何潜在的项目问题。
这个模板被创建出来，然后保存在一个中央网站模板库中，每个部门可以使用它来生成每个项目的新网站。
由于ChinaSoftI已投资到它的企业形象的创建上，因此必须将这一品牌体现在内网和外部网站。使用内置的站点主题，自定义样式表，母版页以及免费下载的应用程序模板，ChinaSoftI改变了默认的SharePoint环境成为一个熟悉的，企业品牌的用户接口。
从规划到实践
确定了组织内部每个团队在内网中的组织结构，现在是时候为ChinaSoftI搭建他们的硬件网络并在真实环境下进行设计了。对于团队刚开始要了解他们现在可用的工具，如下几点是更有效的选择：
- 很快每个项目就确定了要使用项目网站模板。这样使团队可以安装一个中心环境用来在几秒钟内创建、存储并共享关于各个项目的信息。
- 创建任务划分和重要的里程碑并从一个项目网站中统一共享的日历进行跟踪。这个日历可以被团队内的每个人轻松访问到。
- 联系人信息被添加到一个中心位置，使团队成员可以很容易的相互联系，甚至可以与其他关键的合作伙伴或项目决策者进行联系。
- 重要的项目文档都转移到各自项目网站的文档工作区，这样使变更更容易跟踪，安全性也变得可控。
- 用户开始在任务和问题清单上建立电子邮件警报，以确保任务和问题都能够得到及时的处理。
每个部门已经开始确定自己在一些重要项目中的角色，管理者认识到，他们现在也有了一个组织内各个行动的鸟瞰图——一个可以实现极大热情地发现。
SharePoint的主要功能
SharePoint在一个中央位置提供了一系列企业工具用来连接人员、流程和信息。以下各节概述了在SharePoint中企业更常用的功能。
- 网站内容管理：你使用熟悉的应用程序，如电子邮件或浏览器，来创建和发布Web内容。内置的工具可以更容易的：
- 通过权限管理和可扩展的策略管理管理文档。
- 使用内置的文档库配置工作流从而保留配置，或者可以添加新的内容类型，从而达到集中创建、存储和管理文档。
- 使用页面布局和母版页创建可重用的模板来管理Web内容以及来控制多种语言的内容。
- 使用自动化的基于Web的手段或InfoPath客户端表单工具减少人工数据输入。
- 使用工作流工具来自动化内容审批以及发布流程。
- 监控关键的业务活动：利用企业工具，你可以有效地管理和监控整个组织的商业活动：
- 使用仪表盘的功能通过商业智能门户来管理关键业务数据、关键性能指标和一个完善的报表中心。
- 使用企业检索快速连接人与信息。使用搜索中心来查找你的SharePoint环境中的以及外部系统的人和信息。
- 使用如商业数据中心和Excel服务等功能，以实时权限访问重要的商业信息。
- 汇总SharePoint网站的各种信息到一个网页，以提供对于相关信息基于可定制标准的个性化的汇总。
- 简化协作：SharePoint的协作工具允许你可以：
- 通过内网、外网以及面向互联网的门户将客户和他们的合作伙伴的重要数据相连接。
- 使用Outlook实现SharePoint列表和库的脱机工作，使其可以在没有企业网络情况下更方便的使用信息。
- 人们使用网络连接来联系你的组织内部和外部的人员，确保你的组织可以轻松的访问相关主题的专家。
- 使用我的网站进行个性化操作。显示个人信息，如同事、管理者以及团队的等
为什么选择SharePoint？
当你在企业及组织中需要跟踪和维护一个主要底层架构上的多个小的门户网站以及商业应用时，通常需要使用SharePoint。然后，你可以收集来自各个单位的重要数据到一个中央位置。有些时候，你可能会将SharePoint看作是一家软件支持公司。本节会再次介绍这个虚构的公司，ChinaSoftI，来展示SharePoint的执行。ChinaSoftI已经扩大业务到支持一个大型的软件制造商。这就意味着要提供支持英语、法语以及德语的客户互联网门户，从而这些客户可以访问软件制造商的各种软件产品的最新消息。
规划
虽然做需求分析，当ChinaSoftI决定使用SharePoint作为搭建它的客户支持平时，以下因素起到主要的作用：
- 门户网站必须在一个中心用户接口支持多个产品。
- 门户网站必须支持多语言内容，但是原始内容必须是英语，然后其它语言经过翻译生成。
- 处于法律原因，支持文档必须通过严格审核流程才可发布。这种审核会涉及组织内的多个人。
- 门户网站必须适应能够将新产品的更新迅速发布。
- 对于SharePoint网站之外存储的附加文档内容必须加入索引，并能够通过SharePoint搜索界面获得。
- 具体的报表需求以仪表的形式存在并与具体的需求相关联，并且能够汇总多个来源的信息到一个网页上来。
从规划到实践
由于考虑到规划的需要，ChinaSoftI着手规划和实施SharePoint解决方案。下面内容概述了公司的经验。
- SharePoint中的面向Internet的网站：因为用户将通过互联网访问门户网站的主要部分，所以他们创建了一个只能在SharePoint2007中可用的特殊的发布功能的网站集。（此功能原来属于微软内容管理服务器，现在即使众所周知的Web内容管理服务或WCM）。这就使使用自动化的和定期的机制从互联网以及安全的本地网络发布内容到一个外部的匿名互联网网站成为可能。
- 多语言设计：由于门户网站需要服务三种语言，公司使用Variations，一个SharePoint 2007中的独特技能。它可以帮助你创建一个网站层次结构来服务每种语言。Variations通过创建一个源网站以及针对每个语言分别会有一个网站，来简化多语言情况下的内容管理。
- 内容制作：创建主要子网站之后，产品团队就可以创建直观命名的列表和库（后面会详细介绍）并且添加重要的文档和信息。利用内置功能如内容类型、站点列和试图，他们可以更有效的常见和展示数据。为了确保门户符合企业的品牌文化，门户网站可以自定义。使用母版页技术可以创建自定义的样式表、页面布局以及内容类型来改造门户网站的外观和感觉。这样就将具有通用SharePoint外观的网站改变成了一个易于使用的用户接口。使用页面布局，他们可以授权关键的业务人员不需要任何编程的知识就可以创建并发布Web内容，如新闻消息和产品更新。
- 自动化操作：利用SHarePoint的工作流功能，ChinaSoftI创建一个严格的内容审批流程来辨别文档的一个又一个审批者，直到文档最终发布到基于互联网的门户网站上。
- 内容聚合：使用内建的Web部件，如内容查询Web部件，ChinaSoftI可以收集更多它的子网站中抢手的重要信息，并将这些信息导向到面向互联网的门户上。这样用户就可以一目了然的快速方便的访问多种产品支持信息。
